Die eigene Zeit gut planen
Zeit so zu planen, dass alles geschafft und der digitale Stress beherrschbar wird, aber trotzdem Platz für Erholung bleibt, ist eine Herausforderung für fast alle Berufstätigen. Neben der Life-Balance geht es vor allem darum, die anstehende Arbeit im Unternehmen zu bewältigen.
Einerseits erleichtern die digitalen Medien den betrieblichen Alltag. Andererseits werden durch die Digitalisierung Aufgaben immer komplexer, Zeitfenster schmaler und Abläufe schneller. Da hilft ein gutes Zeitmanagement – wir stellen exemplarisch drei Methoden vor:
Beispiel: die ABC-Analyse
Anstehende Aufgaben werden nach drei Kategorien sortiert:
A-Aufgaben sind
- sofort zu erledigen,
nicht delegierbar, - leisten einen maximalen Beitrag zur Erreichung der selbst gesteckten oder vorgegebenen Ziele,
- bringen lang- oder kurzfristig den größten Nutzen,
- führen zur leichteren Erledigung weiterer Aufgaben,
- würden bei Nichterfüllung negative Konsequenzen zur Folge haben.
B-Aufgaben sind
- eher zweitrangig und
- können – zumindest teilweise – delegiert werden.
C-Aufgaben sind
- nachrangig und
- eher Routinearbeiten.
Ziel ist es, alle anstehenden Aufgaben durch Prioritätensetzung in eine ausgewogene Relation sowie in eine angemessene Rang- und Reihenfolge zu bringen.
A-Aufgaben sollten pro Tag im Durchschnitt nur etwa 15 bis 20 Prozent der anstehenden Dinge ausmachen, aber rund 60 bis 65 Prozent der verfügbaren Zeit für ihre Erledigung erfordern.
Bei den C-Aufgaben ist die prozentuale Verteilung genau andersherum.
Bei den B-Aufgaben sind es in puncto Aufkommen und optimaler Zeiteinsatz jeweils etwa 20 Prozent.
Beispiel: das Pareto-Prinzip
Nach dem Pareto-Prinzip kommt es darauf an,
- genau die rund 20 Prozent der anstehenden Aufgaben zu identifizieren, die so wichtig sind,
- dass sie zu 80 Prozent zum angestrebten Ergebnis oder Ziel beitragen (können),
- und diese dann auch vorrangig und konzentriert zu erledigen.
Mit allen anderen Dingen kann man sich später beschäftigen. Das Pareto-Prinzip kann auch gut mit der ABC-Analyse kombiniert werden, um die Priorisierung von Aufgaben und Aktivitäten zu erleichtern.
Der italienische Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto hatte Anfang des 20. Jahrhunderts festgestellt, dass in Italien rund 80 Prozent des Einkommens von nur 20 Prozent der Bürger erwirtschaftet wurden. Der sich daraus ableitende Grundsatz lautet: Das Verhältnis von Aufwand und Ertrag ist keineswegs auch nur annähernd ausgewogen, sondern ganz im Gegenteil: 20 Prozent des Aufwands tragen bereits zu 80 Prozent zum Ergebnis bei, wobei es sich hierbei natürlich nicht um absolut fixe, sondern nur um Richtwerte handelt.
Beispiel: die ALPEN-Methode
Wer mit schriftlichen Zeitplänen arbeiten möchte, dem kann die sogenannte ALPEN-Methode wertvolle Dienste leisten. Sie wurde nach den wichtigsten Komponenten für effektives Arbeiten benannt:
- A = Aufgaben aufschreiben: Sämtliche Aktivitäten, Tätigkeiten und Termine des folgenden Tages werden in Form einer To-do-Liste gesammelt. Nicht zu vergessen auch solche Aufgaben, die eigentlich am Vortag hätten erledigt werden sollen, aber dann doch nicht geschafft wurden.
- L = Länge/Dauer abschätzen: Für jede in der To-do-Liste gesammelte Aufgabe wird der erforderliche Zeitbedarf erfasst. Dabei ist eine realistische Einschätzung wichtig. Das jeweilige Zeitfenster sollte also nicht zu knapp bemessen sein, um sich nicht zu viel für einen Tag vorzunehmen. Aber es sollte auch nicht zu üppig ausfallen mit der Folge, dass man einzelne Tätigkeiten unnötig in die Länge zieht.
Die Erfahrung zeigt: Hat man sich selbst ein realistisches Zeitlimit für eine Aufgabe gesetzt, arbeitet man konzentrierter und lässt sich auch nicht so leicht ablenken.
- P = Pufferzeiten reservieren: Keinesfalls sollte man einen Tag bis auf die letzte Minute verplanen. Vielmehr braucht es auch ausreichende Zeitpuffer für unvorhergesehene Dinge – etwa unerwartete Aufgaben, spontane Aktivitäten, Störungen oder eine kleine Plauderei zwischendurch.
Daher gilt die Faustregel, maximal 60 Prozent der verfügbaren Zeit zu verplanen, nicht zuletzt, um unnötigen Stress zu vermeiden.
- E = Entscheidungen treffen: Hier geht es vor allem darum, Prioritäten zu setzen und jene Tagesaufgaben festzulegen, die auf jeden Fall erledigt werden sollen oder müssen. Den Rest des Aufgabenkatalogs gilt es dahin gehend zu überdenken, ob er tatsächlich zu schaffen ist oder aber einzelne Aktivitäten verschoben oder sogar ganz gestrichen oder aber delegiert werden können.
- N = Nachkontrolle: Am Ende eines Tages heißt es Bilanz zu ziehen: Gibt es Aufgaben, die zwar fest eingeplant waren und auch tatsächlich notwendig sind, aber dann doch nicht erledigt werden konnten? Falls ja, werden sie in die To-do-Liste des nächsten Tages übertragen.
Hat man sich mit der ALPEN-Methode ein wenig vertraut gemacht hat, erfordert sie Fachleuten zufolge durchschnittlich etwa acht Minuten tägliche Planungszeit.
