| „Zweck des Dokuments |
| Die Unterlage dient der Information des KBR im Rahmen der Thematik ‚Nutzung, Verarbeitung und Auswertung von Daten im Rahmen der Mitarbeiterbefragung ,Employee Opinion Survey (EOS)‘‘. Das Dokument beinhaltet die Abbildung der IT-relevanten Vorgehensweise bei der Datenerhebung und der Auswertung sowohl bei der elektronischen Befragung (Online Survey) als auch bei der Papier-und-Bleistift-Befragung. Die Durchführung erfolgt durch … im Auftrag des Konzerns … |
| 2 | Angabe der Ziele und Aufgaben des IT-Systems |
| Die Aufgabe des IT-Systems besteht darin, die Mitarbeiterbefragung, die online oder papiergestützt erfolgen kann, zu unterstützen. Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung ist freiwillig. |
| Jede Konzerngesellschaft kann die Befragung online, per Papier-und-Bleistift-Verfahren oder aus einem Mix aus beiden Verfahren durchführen ... |
| 4 | Softwareergonomische Beurteilung |
| Das System wird rein konzernextern betrieben, die Beschäftigten des Konzerns D arbeiten nicht am System, sondern füllen im Falle der Online-Befragung nur den Fragebogen am PC aus. |
| … |
| 6 | Angabe des IT-Konzeptes |
| 6.1 | Rechnersysteme |
| Verwendet wird ein Befragungsserver, der den Fragebogen via Internet zur Verfügung steht. Ein Datenbanksystem wird für die Speicherung der Befragungsergebnisse verwendet. Die Daten werden primär gespeichert und verarbeitet auf den I…-eigenen Servern … Transferierte Daten sind Antworten auf Fragen, statistische Fragen und Zugangscodes. |
| 6.2 | Programme und technische Verfahren |
| Die verwendete Client-Software ist ein üblicher Internetbrowser (z. B. Microsoft Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Zusätzliche Programme werden nicht benötigt. Der Aufruf des Fragebogens erfolgt über einen einheitlichen Link (URL), z. B. durch Anklicken aus einem Dokument heraus oder durch Eingabe in die Adresszeile des Browsers. |
| … |
| Nachdem der Fragebogen ausgefüllt ist, wird dieser per Mausklick durch den/die Teilnehmerin an … abgesendet. Danach können die Antworten im Fragebogen nicht mehr verändert werden. |
| … |
| 7 | Datenmodell/Datenflussbeschreibung |
| 7.1 | Teilnehmerliste |
| Zur Qualitätssicherung der Befragung wird eine Teilnehmerliste erstellt. Durch die Teilnehmerliste wird sichergestellt, dass keine Beschäftigte vergessen werden und keiner doppelt befragt wird. |
| Über ein Logbuch wird für die Qualitätssicherung festgehalten, wer wann welche Änderungen zur Erstellung der Teilnehmerliste vornimmt. |
| Die Liste enthält in einem weiteren Teil alle notwendigen Informationen, um die Befragungsteilnehmer anzuschreiben, d.h. Name, Vorname, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Diese Daten werden dazu verwendet, individualisierte Anschreiben / E-Mails an die Teilnehmer zu versenden. Dieses ist Teil 1. |
| In Teil 2 der Liste sind alle notwendigen statistischen Informationen enthalten, um die Ergebnisse nach Zielgruppen auszuwerten. Für die Mitarbeiterbefragung bei der DP… sind dafür z.B. Division, Sub-Division, Land, Hierarchieebene, Funktion, Organisationseinheit vorgesehen. |
| Die dazu benötigten Stammdaten werden aus den Personaladministrationssystemen … E-Mailadressen werden aus dem EDS generiert. |
| Weiterhin enthält die Liste den Zugangscode für jede Person (Teil 3). |
| … |
| 7.2 | Antworten und Ergebnisse |
| Die Antworten und der Zugangscode werden beim Ausfüllen durch den/die Teilnehmer/in auf den … Befragungsserver übertragen. … Die nach Abschluss der Befragung übertragenen Daten bilden die so genannte Datenmatrix. Die Datenmatrix enthält die Antworten der Teilnehmer, die statistischen Daten (aus Teil 2 der Teilnehmerliste) sowie die …-ID. |
| Auf Basis der Datenmatrix werden durch … die Ergebnisberichte erstellt. Die Ergebnisse werden nach allgemeinen wissenschaftlichen Standards ausgewertet. Ergebnisberichte sind aggregierte Zusammenfassungen von Antworten von Personengruppen, die mindestens #7 Teilnehmer umfassen. Basis für die Aggregierung von Antworten zu Ergebnisberichten sind die statistischen Informationen. So können Ergebnisberichte für Organisationseinheiten oder Hierarchie-Ebenen erstellt werden, sofern die Auswertungsuntergrenze von #7 Teilnehmern nicht unterschritten wird. (…) |
| … |
| Ergebnisberichte werden dem Konzern … durch … zur Verfügung gestellt. Um den Anonymitätsschutz zu wahren, verbleibt die Datenmatrix bei … |
| 9.1.1 | Angabe der personenbezogenen Daten, die zu Leistungs- und Verhaltenskontrollen genutzt werden |
| Es werden keine personenbezogenen/ - beziehbaren Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt. … nutzt personalisierte Daten ausschließlich, um die Papierfragebögen zu versenden und personalisierte Zugangscodes zu erstellen und diese via E-Mail an die Teilnehmer zu versenden. |
| Die Ergebnisse, die … an DP… liefert, enthalten keine personenbezogenen Daten. Diese Ergebnisse sind Zusammenfassungen von Antworten von mindestens 7 Teilnehmern. |
| 9.1.2 | Angabe der Auswertungen/Reports gemäß Programmierung bzw. Herstellerangabe nebst ergänzender Erläuterung des Arbeitgebers zur konkreten Nutzung |
| Das Projekt Corporate EOS & Employee Engagement erhält nach Ende der Befragung aggregierte Berichte von der Konzernebene bis hin zur Teamebene. …“ |