eAU: neue Rückmeldegründe 2025
Rückmeldung durch die Krankenkasse
Erfolgt eine berechtigte Anfrage durch den Arbeitgeber, prüft die Krankenkasse diese und nimmt eine Rückmeldung entsprechend der vorgegebenen Schlüsselwerte vor. Diese sind:
- „1“ = Unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person
- „2“ = AU (neu)
- „3“ = Krankenhaus (neu)
- „4“ = Nachweis liegt nicht vor
- „5“ = Reha/Vorsorge (neu)
- „6“ = Teilstationäre Krankenhausbehandlung (neu)
- „7“ = In Prüfung (neu)
- „8“ = Anderer Nachweis liegt vor (neu)
- „9“ = Weiterleitungsverfahren (neu)
Bei den Rückmeldegründen „4“, „7“ und „9“ handelt es sich um Zwischennachrichten.
Rückmeldegründe im Überblick
Kennzeichen „1“: Unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person
Eine Rückmeldung „1“ erfolgt nur dann an den Arbeitgeber, wenn der Krankenkasse diese Person nicht bekannt ist, für den angefragten Zeitpunkt (Abwesenheit_ab_AG) keine Mitgliedschaft oder Versicherung bestand oder besteht und bereits eine Information über den Krankenkassenwechsel oder einer Beendigung (zum Beispiel wegen einer privaten Versicherung) oder wegen eines Umzugs ins Ausland vorliegt.
Neu: Kennzeichen „2“ – AU
Ist die angefragte Krankenkasse zuständig, prüft sie, ob der vom Arbeitgeber gemeldete Beginn der AU mit dem Beginn der im Bestand vorliegenden AU einer ärztlichen Praxis übereinstimmt. Der Beginn der vom Arbeitgeber abgefragten Abwesenheit entspricht dann dem Beginn bei der Krankenkasse oder liegt maximal fünf Tage vor dem Beginn bei der Krankenkasse. Der Arbeitgeber erhält dann die AU-Daten mit dem Rückmeldegrund „2“.
Neu: Kennzeichen „3“ – Krankenhaus
Krankenhäuser melden stationäre Aufenthalte mit dem Rückmeldegrund „3“. Sofern die stationäre Behandlung zum Zeitpunkt der eAU-Abfrage durch den Arbeitgeber noch läuft, erhält dieser das voraussichtliche Entlassungsdatum mitgeteilt.
Was zu stationären Aufenthalten zählt
- Vollstationäre Krankenhausaufenthalte
- Stationsäquivalente Behandlungen (stationäre Behandlung im häuslichen Umfeld)
- Zeiten der Übergangspflege im Krankenhaus
- Tagesstationäre Behandlungen (keine Übernachtung im Krankenhaus)
- Stationäre Aufenthalte wegen Organ- oder Gewebespende
Ab 2025 erfolgt die Übermittlung des tatsächlichen Entlassungsdatums proaktiv durch die Krankenkasse – ohne erneute Anfrage. Bis Ende 2024 muss der Arbeitgeber das tatsächliche Entlassungsdatum selbst anfragen.
Dabei kommt es vielfach vor, dass Entlassungsmitteilungen der Krankenhäuser erst mit Verzögerung der Krankenkasse zugehen. Daher kann auch die proaktive Übermittlung des tatsächlichen Entlassungsdatums an den Arbeitgeber entsprechend erst zeitlich versetzt erfolgen.
Beispiel Krankenhaus
Die Arbeitnehmerin wird am 15.8. stationär im Krankenhaus aufgenommen (voraussichtliche Dauer bis 23.8.) und meldet sich bei ihrem Arbeitgeber ab 15.8. krank. Sie wird früher als gedacht entlassen (18.8.) und der Hausarzt stellt am 19.8. AU fest.
In dem Beispiel erfolgt die Anfrage des Arbeitgebers am 16.8. und wird von der Krankenkasse mit dem Rückmeldegrund „3“ und den Daten 15.8. bis 23.8. (voraussichtliches Ende der stationären Behandlung) beantwortet.
Nach der Mitteilung der Beschäftigten an den Arbeitgeber hinsichtlich der weiteren AU durch den Hausarzt erfolgt eine erneute Anfrage des Arbeitgebers.
Auf diese Anfrage vom 20.8. erfolgt die Rückmeldung an den Arbeitgeber mit dem AU-Zeitraum vom 19.8. bis 30.8.
Mit Eingang der Entlassungsmitteilung am 26.8. übermittelt die Krankenkasse ohne weitere Anforderung durch den Arbeitgeber eine Meldung mit dem tatsächlichen Entlassungsdatum 18.8. an den Arbeitgeber.
Kennzeichen „4“ – Nachweis liegt nicht vor
Eine Rückmeldung der Krankenkasse mit „4“ ist eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Rückmeldung. Sofern den Krankenkassen nach Versand der Zwischennachricht innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine entsprechende AU zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut die Zuständigkeit.
Liegt die Zuständigkeit vor, übermittelt die Krankenkasse die aktualisierten Daten ohne erneute Anfrage des Arbeitgebers in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.
Erhalten die Krankenkassen innerhalb des Zeitraums von 14 Tagen keine Meldung einer AU, erfolgt keine weitere Meldung an den Arbeitgeber.
Praxistipp: Bitten Sie Ihre Beschäftigten um Hilfe
Wenn Arbeitgeber über das eAU-Verfahren noch keine Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen können, obwohl diese vorliegen müssten, können sie ihre Beschäftigten fragen, ob sie nachschauen könnten, dass zum Beispiel die Praxis die eAU-Daten übermittelt hat.
AOK-Versicherte zum Beispiel können nämlich ganz leicht in der App „Meine AOK“ nachschauen, ob die eAU von der ärztlichen Praxis, dem Krankenhaus oder der Reha-Einrichtung bei der AOK eingegangen ist. Die gespeicherten Arbeitsunfähigkeitszeiten können unter der Funktion „Krankmeldung einreichen“ angezeigt werden.
Sollte die AU-Zeit fehlen und es liegt bei den Beschäftigen die AU-Bescheinigung in Papierform vor, dann kann diese einfach und schnell in der App hochgeladen werden. Dazu einfach die AU mit der Kamera des Smartphones abfotografieren und hochladen. Gleiches geht auch mit der Bescheinigung für das Kinderkrankengeld.
Neu: Kennzeichen „5“ – Reha/Vorsorge
Neben ärztlichen Praxen sowie Krankenhäusern können ab 1. Januar 2025 auch Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen die eAU digital ausstellen. Arbeitgeber erhalten in einem solchen Fall die Rückmeldung mit dem Kennzeichen „5“ (Reha/Vorsorge). Allerdings gilt das nur, wenn eine gesetzliche Krankenkasse oder die deutsche Rentenversicherung (für krankengeldberechtigte Mitglieder) Leistungsträger sind. Beim Leistungsträger Unfallversicherung muss weiterhin eine Liegebescheinigung vorgelegt werden.
Liegt für den angefragten Zeitraum ein stationärer Aufenthalt in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung vor, wird eine Rückmeldung mit dem Kennzeichen „5 - Reha/Vorsorge“ an den Arbeitgeber übermittelt.
Ist der stationäre Aufenthalt in der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung zum Zeitpunkt der Anfrage bereits beendet, ist im Feld „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ das tatsächliche Entlassungsdatum angegeben.
Wurde dem Arbeitgeber hingegen ein voraussichtliches Entlassungsdatum („Voraussichtlich_Nachweis_bis“) übermittelt, weil der stationäre Aufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet war (Aufnahme und Verlängerung), erfolgt – anders als bei stationären Krankenhausaufenthalten – keine automatische Übermittlung des tatsächlichen Entlassungsdatums. Der Arbeitgeber stellt in diesem Fall eine neue Anfrage.
Verlegung einer Patienten oder eines Patienten im Krankenhaus
Eine Verlegung stellt eine Entlassung aus der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung verbunden mit einer Neuaufnahme in einer weiteren Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung dar.
Eine Verlegung innerhalb einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung ist hingegen als durchgängiger stationärer Aufenthalt in der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung zu melden.
Beurlaubungen während des stationären Aufenthalts in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung gelten nicht als Unterbrechung.
Neu: Kennzeichen „6“ – Teilstationäre Krankenhausbehandlung
Teilstationäre Behandlungen, etwa in einer Tagesklinik, werden mit dem Kennzeichen „6“ (Teilstationäre Krankenhausbehandlung) übermittelt. Weitere Angaben, etwa das voraussichtliche oder tatsächliche Datum des Behandlungsendes, enthält die Rückmeldung nicht. Konkrete Daten erfragen Arbeitgeber bei den betroffenen Beschäftigten, da diese aus abrechnungstechnischen Gründen bei den Krankenkassen nicht zeitnah vorliegen.
Abgrenzung zu vollstationärer Behandlung
Eine teilstationäre Behandlung unterscheidet sich im Wesentlichen von einer vollstationären Behandlung durch eine regelmäßige, aber nicht zeitlich durchgehende Anwesenheit der Patientin oder des Patienten im Krankenhaus.
Zeiten teilstationärer Aufenthalte im Krankenhaus stellen zwar grundsätzlich eine AU dar, können jedoch erst nach Abrechnung durch das Krankenhaus korrekt im Datensatz an die Krankenkassen abgebildet werden.
Da die Abrechnung regelmäßig zeitlich sehr versetzt zur Aufnahmeanzeige erfolgt, werden teilstationäre Aufenthalte im Krankenhaus nur dahingehend im Verfahren abgebildet, dass der Arbeitgeber unter Angabe „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den Meldegrund „6 – Teilstationäre Krankenhausbehandlung“ übermittelt bekommt.
Die weiteren Felder „Nachweis_seit“, „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ und „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ sind hingegen leer.
Ambulante sowie vorstationäre und nachstationäre Behandlungen werden nicht übermittelt. In diesen Fällen wird bei Vorliegen von AU eine eAU oder eine Liegebescheinigung von der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt ausgestellt.
Neu: Kennzeichen „7“ – in Prüfung
Erhält die Krankenkasse eAU-Datendurchlaufen diese eine Kernprüfung, bevor sie die Daten für den Arbeitgeber zum Abruf bereitstellt. Wenn die Krankenkasse noch Angaben der Klinik oder Praxis beziehungsweise der Vorsorge- oder Rehaeinrichtung prüft, erhalten Arbeitgeber auf Anforderung hin im Feld „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den Meldegrund „7“. Gleiches gilt auch, wenn den Krankenkassen Daten im Ersatzverfahren übermittelt werden, die nicht vollständig digitalisiert werden können.
Eine Rückmeldung mit dem Meldegrund „7“ ist eine Zwischennachricht: Klärt die Krankenkasse den Sachverhalt innerhalb von 28 Tagen, schickt sie proaktiv eine abschließende Rückmeldung.
Gelingt die Klärung innerhalb dieses Zeitraums nicht, erhält der Arbeitgeber keine neue Rückmeldung. Um den Sachverhalt zu bearbeiten, wendet sich der Arbeitgeber am besten an den oder die Beschäftigte oder direkt an die Krankenkasse. Sofern innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Erstanfrage des Arbeitgebers keine abschließende Klärung durch die Krankenkasse erfolgreich erfolgen konnte, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhalts notwendig ist, kann der Zeitraum durch den Arbeitgeber auch neu angefordert werden.
Liegen mehrere eAU-Zeiten für den abgefragten Zeitraum vor, weil etwa mehrere Vertragsärztinnen oder -ärzte eine AU attestiert haben oder eine AU mit einem stationären Aufenthalt zusammenfällt, werden auf eine Anfrage des Arbeitgebers alle für diese Anfrage relevanten eAU-Datensätze durch die Krankenkassen übermittelt.
Neu: Kennzeichen „8“ – anderer Nachweis
Mit dem Kennzeichen „8“ (anderer Nachweis liegt vor) meldet die Krankenkasse, dass ein privatärztlicher oder ausländischer AU-Nachweis vorliegt. Weitere Daten dazu können nicht rückgemeldet werden. Die weiteren Felder „Nachweis_seit“, „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ und „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ bleiben leer.
Wurden ausgestellte privatärztliche oder ausländische AU-Nachweise nicht durch die Versicherten der Krankenkasse vorgelegt, wird eine Anfrage des Arbeitgebers mit „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ „4“ beantwortet, weil die Krankenkasse keine Kenntnis hiervon hat.
Sofern der Krankenkasse nach Versand der Zwischennachricht mit Rückmeldegrund „4“ innerhalb des Zeitraums von 14 Kalendertagen ein entsprechender AU-Nachweis zugeht, prüft sie erneut ihre Zuständigkeit und übermittelt gegebenenfalls einen aktualisierten Datensatz mit dem Meldegrund „8“.
Mehr Informationen zu dieser Arbeitsunfähigkeit erhalten Arbeitgeber von dem oder der Beschäftigten.
Neu: Kennzeichen „9“ – Weiterleitungsverfahren
Das Kennzeichen „9“ (Weiterleitungsverfahren) zeigt Arbeitgebern, dass in Einzelfällen die neue Krankenkasse nach einem Krankenkassenwechsel noch keine Informationen zu einer eAU hat. Grundsätzlich leitet die bisherige Kasse eAU-Daten für Zeiträume nach Ende einer Mitgliedschaft proaktiv an die neue Kasse weiter.
Fragt der Arbeitgeber dort eAU-Zeiträume ab, die noch nicht vorliegen, etwa weil der Kassenwechsel noch nicht abgeschlossen ist, erhält er die Zwischenmeldung „9“. Ausnahme: Wechsel zur PKV oder ins Ausland.
Zwischennachricht
Sofern der neuen Krankenkasse nach Versand der Zwischennachricht mit Rückmeldegrund „9“ innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen eine entsprechende AU vorliegt oder diese Daten im Weiterleitungsverfahren der bisher zuständigen Krankenkasse beziehungsweise durch gesonderten Nachweis der oder des Versicherten zugehen, übermittelt die neue Krankenkasse die aktualisierten Daten in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.
Wenn der angefragten Krankenkasse noch keine eAU-Daten vor Abschluss des Kassenwechsels vorliegen, übermittelt sie die Anfrage des Arbeitgebers an die bisher zuständige Krankenkasse, die dem Arbeitgeber antwortet. Damit ist auch für die Dauer bis zum Abschluss des Kassenwechsels der zeitnahe Abruf der eAU-Daten sichergestellt.
Arbeitgeber müssen im Zusammenhang mit einer Rückmeldung mit Meldegrund „9“ (Weiterleitungsverfahren) darauf achten, dass Daten beim KOM-Server nicht ausschließlich für die von ihm angefragte Krankenkasse abgeholt werden. Durch eine Weiterleitung zwischen den Krankenkassen können auf die Anfrage des Arbeitgebers auch Rückmeldungen einer bisher nicht angefragten Krankenkasse übermittelt werden.
Passend zum Thema
Abruf über das SV-Meldeportal
Arbeitgeber können die eAU-Daten ihrer Beschäftigten auch im SV-Meldeportal abrufen. Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) erklärt in einem Video, wie der Abruf der eAU funktioniert.
Versicherungsnummer nicht vergessen
Wichtig beim Abruf von eAU-Daten ist, dass unbedingt die Rentenversicherungsnummer im Anforderungsdatensatz enthalten sein sollte. Damit gelingt die maschinelle Zuordnung bei der Krankenkasse.
Bei eAU-Abruf Namenszusätze weglassen
Beim Abruf von eAU-Daten sind Vorsatzworte oder Titel in den Feldern „Vorname“ und „Familienname“ unzulässig.
Elektronische Patientenakte und eAU
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein persönlicher und sicherer Speicherort für die Gesundheitsdaten der Versicherten – auch als ePA-App verfügbar. Mithilfe der ePA können Versicherte und berechtigte Personenkreise, wie etwa behandelnde Ärztinnen und Ärzte, persönliche Gesundheits- und Krankheitsdaten sicher digital verwalten. Das gilt auch für die eAU-Bescheinigungen.
Ab dem 15. Januar 2025 erhalten in Anlehnung an das Digital-Gesetz (DigiG) alle gesetzlich krankenversicherten Personen eine ePA von ihrer Krankenkasse zur Verfügung gestellt.
Ob die Versicherten die ePA nutzen möchten oder nicht, ist eine freiwillige Entscheidung. Wer keine ePA nutzen möchte, muss gegenüber der Krankenkasse widersprechen. Ein einmal getätigter Widerspruch gegen die ePA ist widerrufbar.
Medizinische Informationsobjekte (MIOs): Damit medizinische Daten interoperabel von jedem System im Gesundheitswesen verstanden werden können, werden sie in einem festgelegten Format auf Basis internationaler Standards und Terminologien dokumentiert. In der Fachsprache ist von sogenannten Medizinischen Informationsobjekten, kurz MIOs, die Rede. Dadurch werden der Austausch und die Verarbeitung der Daten zwischen einzelnen Akteuren innerhalb des Gesundheitswesens, unabhängig vom genutzten Softwaresystem, ermöglicht – etwa für eAUs.
Stand
Erstellt am: 13.11.2023
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