Arbeitsunfähigkeit und Datenaustausch Krankengeld
Bis zu sechs Wochen zahlen Arbeitgeber in der Regel das Entgelt weiter, wenn Beschäftigte arbeitsunfähig erkrankt sind. Vorerkrankungen werden auf diesen Zeitraum gegebenenfalls angerechnet. Besteht die Arbeitsunfähigkeit über die sechs Wochen hinaus, zahlt die Krankenkasse der oder des Beschäftigten Krankengeld. Als Berechnungsgrundlage übermitteln Arbeitgeber über den elektronischen Datenaustausch Informationen zum Entgelt an die Krankenkassen. Was für Arbeitgeber dabei wichtig ist.
Sechs Wochen Entgeltfortzahlung
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig, zahlen Arbeitgeber das Entgelt in der Regel sechs Wochen (42 Kalendertage) lang weiter. Kommt es wiederholt zur Arbeitsunfähigkeit, kann es sein, dass Beschäftigte diesen sechswöchigen Zeitraum überschreiten. Dabei gibt es zwei Konstellationen:
1. Unterschiedliche Krankheiten: Die oder der Beschäftigte wird mehrmals wegen verschiedener Krankheiten arbeitsunfähig, zum Beispiel wegen einer Grippe und eines Bänderrisses. Der Arbeitgeber zahlt das Entgelt bei jeder Arbeitsunfähigkeit jeweils für maximal sechs Wochen.
2. Gleiche Krankheit: Die oder der Beschäftigte wird mehrmals wegen derselben Krankheitsursache arbeitsunfähig, zum Beispiel wegen Rückenbeschwerden im Lumbalbereich. Die Zeiträume werden addiert und der Arbeitgeber zahlt das Entgelt insgesamt maximal sechs Wochen weiter. Ein neuer Sechs-Wochen-Zeitraum beginnt bei derselben Krankheit nur dann,
- wenn zwischen dem Ende der ersten und dem Beginn der zweiten Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate liegen
- oder wenn seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit bereits zwölf Monate vergangen sind.
Beispiel: Anrechnung von Vorerkrankungen und Entgeltfortzahlung
Arbeitsunfähigkeit wegen Rückenbeschwerden im Lumbalbereich:
| 4.1. bis 1.2.2024 | 29 Tage |
| 28.6. bis 27.7.2024 | 30 Tage |
| 20.12.2024 bis 11.1.2025 | 23 Tage |
| 1.6. bis 8.7.2025 | 38 Tage |
Die Frage: Besteht für die Erkrankung ab 1.6.2025 ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung?
Die Lösung:
| 6-Monats-Frist vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit (rückwärtslaufend) | 31.5.2025 bis 1.12.2024 |
| 12-Monats-Frist seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit | 4.1.2024 bis 3.1.2025 |
Für die aktuelle Erkrankung ab dem 1.6.2025 besteht ein neuer Anspruch auf volle Entgeltfortzahlung, weil zu diesem Zeitpunkt eine neue 12-Monats-Frist beginnt.
Das Entgelt wird in den weiteren oben genannten AU-Zeiträumen wie folgt weitergezahlt:
| 4.1. bis 1.2.2024 | 29 Tage (keine Vorerkrankungen, voller Anspruch) |
| 28.6. bis 27.7.2024 | 13 Tage (Innerhalb der letzten 6 Monate vor der Arbeitsunfähigkeit wurde bereits Entgeltfortzahlung geleistet. Es sind keine 12 Monate seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit vergangen. Damit besteht nur noch ein Restanspruch von 13 Tagen. → vom 11.7. bis 27.7. kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung) |
| 20.12.2024 bis 11.1.2025 | 0 Tage (Innerhalb der letzten 6 Monate vor der Arbeitsunfähigkeit bestand bereits Arbeitsunfähigkeit wegen Rückenbeschwerden im Lumbalbereich. Für diese Krankheit wurde bereits für 42 Tage Entgeltfortzahlung geleistet. Es sind keine 12 Monate seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit vergangen. Damit besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.) |
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Die Vorerkrankungsanfrage
Arbeitgebern liegen keine Diagnosen vor. Daher prüft die Krankenkasse anrechenbare Vorerkrankungen. Diese Anfrage gibt es nur für gesetzlich versicherte Beschäftigte, die mehr als geringfügig tätig sind.
Voraussetzungen, um eine Vorerkrankungsanfrage zu stellen:
- Es besteht ein AU-Nachweis für eine aktuelle Erkrankung.
- In den vergangenen sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Erkrankung liegt mindestens ein weiterer AU-Nachweis vor.
- Die Summe aller Erkrankungen in den vergangenen zwölf Monaten beträgt (zusammen mit der aktuellen Erkrankung) mindestens 30 Tage.
Anfrage und Rückmeldung
Arbeitgeber stellen die Vorerkrankungsanfrage entweder über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Dort wählen sie „Abgabegrund 41 – Anforderung Vorerkrankungsmitteilung“, der sich im Bereich „Formulare – Entgeltbescheinigung – Anforderung Vorerkrankungsmitteilungen“ befindet. Krankenkassen geben keine telefonische Auskunft über Vorerkrankungen. Die Abfrage läuft ausschließlich über das DTA-EEL-Verfahren.
Auf die Vorerkrankungsanfrage des Arbeitgebers antwortet die Krankenkasse unter dem Abgabegrund „61“ mit allen für die Entgeltfortzahlung „anrechenbaren“ und „nicht anrechenbaren“ Arbeitsunfähigkeitszeiten. Dabei teilt sie auch den Beginn der Zwölf-Monats-Frist mit.
Kennzeichen bei der Rückmeldung der Krankenkasse
Im Feld „KZ-Nachweis-NN“ informiert die Krankenkasse, ob die betreffende AU vorliegt, mit folgenden Kennzeichen:
- 1: liegt vollständig vor
- 2: liegt teilweise vor
- 4: liegt nicht vor
Das Feld „KZ-AU-NN“ gibt Auskunft über die Anrechenbarkeit einer Vorerkrankung:
- 1: Der betreffende AU-Zeitraum ist anrechenbar.
- 2: Der betreffende AU-Zeitraum ist nicht anrechenbar.
- 3: Die Krankenkasse prüft die AU.
- 5: Der AU-Zeitraum ist teilweise anrechenbar.
Elektronische Entgeltbescheinigung ausstellen
Kann der Arbeitgeber absehen, dass die sechswöchige Zeit der Entgeltfortzahlung endet und die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht, sendet er unverzüglich über das DTA-EEL-Verfahren eine elektronische Entgeltbescheinigung an die Krankenkasse der oder des Beschäftigten.
Die Entgeltbescheinigung ist nicht nur beim Krankengeld erforderlich, sondern auch bei Kinderkrankengeld, Krankengeld bei Mitaufnahme ins Krankenhaus und Mutterschaftsgeld sowie beim Verletzten- und Kinderverletztengeld.
Hinweis: Beim Verletztengeld erfolgt die Entgeltbescheinigung grundsätzlich an die Krankenkasse. Nur in absoluten Ausnahmefällen wird sie an die Unfallversicherung adressiert, wenn diese dem Arbeitgeber ein Hinweisschreiben sendet.
Inhalte der Entgeltbescheinigung
Über die Meldung (zum Beispiel Abgabegrund „01“= Krankengeld) sendet der Arbeitgeber Angaben wie den Abrechnungszeitraum und das regelmäßige Brutto- und Netto-Entgelt an die Krankenkasse. Sie berechnet daraus die Höhe des Krankengelds. Zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme ermitteln diese Daten aus den erfolgten Entgeltabrechnungen. Wer das SV-Meldeportal nutzt, trägt die Angaben wie Brutto- und Netto-Entgelt, beitragspflichtige Einmalzahlungen, eventuelle Zuschüsse zum Krankengeld, Unternehmensdaten, Betriebsnummer und Meldegrund manuell ein. Nutzen Sie hier unbedingt die Ausfüllhinweise.
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Häufige Fehlerquellen bei der Übermittlung der Entgeltbescheinigung für die Berechnung des Krankengelds
- Zeitnah ausstellen: Der Meldesatz ist durch den Arbeitgeber auszulösen, sobald für ihn ersichtlich ist, dass der Entgeltfortzahlungsanspruch endet. Wird die elektronische Entgeltbescheinigung nicht rechtzeitig, sondern etwa erst mit der nächsten Gehaltsabrechnung übermittelt, kann die Krankenkasse das Krankengeld erst verzögert berechnen und auszahlen. Die Beschäftigten warten in diesen Fällen auf ihr Krankengeld.
- Richtigen Abrechnungsmonat berücksichtigen: Es ist wichtig, dass der korrekte Beginn der Arbeitsunfähigkeit hinterlegt ist – und nicht etwa das Datum einer Folgebescheinigung oder das Ende der Entgeltfortzahlung für die Ermittlung des Abrechnungsmonats herangezogen wird. Das letzte, vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit abgerechnete Entgelt ist maßgeblich.
- Stundenlöhner korrekt abrechnen: Die Krankenkasse kann das Krankengeld nicht berechnen, wenn bei Stundenlöhnern monatliches Entgelt, Gesamtstunden und wöchentliche Arbeitszeit nicht zusammenpassen. Auch bezahlte Urlaubszeiten sowie Zeiten der Entgeltfortzahlung sind in den Gesamtstunden zu berücksichtigen.
- Bei geänderten Verträgen richtig korrigieren: Steigt durch einen neuen Tarif- oder Arbeitsvertrag das Entgelt, kommt es nur zu einer rückwirkenden Korrektur, wenn der Vertrag vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit geschlossen wurde und es einen Rechtsanspruch auf das höhere Arbeitsentgelt gibt. Damit das Abrechnungsprogramm dies korrekt umsetzen kann, sollte das Abschlussdatum des Tarifvertrags darin unbedingt hinterlegt werden.
Unterbrechungsmeldung und Rückkehr
Sobald die oder der Beschäftigte einen vollen Kalendermonat lang Krankengeld bezieht, erstellen Arbeitgeber eine Unterbrechungsmeldung mit dem Meldegrund „51“. Das Enddatum der Meldung ist der letzte Tag vor Beginn des Krankengeldbezugs. Kehrt die oder der Beschäftigte an den Arbeitsplatz zurück, hat der Arbeitgeber keine Anmeldung vorzunehmen.
Das ändert sich 2026 im DTA EEL
Die Mitteilung über das Ende des Krankengeldbezugs erfolgt ab 2026 automatisch durch den Sozialversicherungsträger. Aktuell fragen Arbeitgeber das Ende der Entgeltersatzleistung mit dem Abgabegrund „42“ an, die Krankenkasse antwortet mit Abgabegrund „62“.
Ab dem kommenden Jahr werden außerdem die Abgabegründe zum Kinderkrankengeld erweitert. Wenn die Betreuung eines Kindes zu Hause nahtlos auf eine stationäre Betreuung erfolgt, fragt die Krankenkasse zukünftig an (Abgabegrund „72“), wie viele Tage der oder die Beschäftigte zur Betreuung zu Hause freigestellt war. Der Arbeitgeber meldet dann die freigestellten Arbeitstage zurück (Abgabegrund „73“). Da die Anzahl der Tage mit Kinderkrankengeldbezug für die Betreuung zu Hause begrenzt ist, muss die Krankenkasse dazu informiert sein, um das Kinderkrankengeld richtig abrechnen zu können.
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Stand
Erstellt am: 13.03.2025
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