Entgeltfortzahlungsversicherung

Zu Beginn eines jeden Kalenderjahres ist festzustellen, ob ein Betrieb in diesem Kalenderjahr, dem sogenannten Ausgleichsjahr, am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt. Wird der Betrieb im Ausgleichsjahr neu gegründet, erfolgt diese Feststellung bei Firmengründung.

Ob der Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte hat und somit am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teilnimmt, ist danach zu unterscheiden, ob er während

• des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestand,
• des vorangegangenen Kalenderjahres errichtet wurde oder
• des Ausgleichsjahres errichtet wird.

Die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) wird von den gesetzlichen Krankenkassen durchgeführt. Zuständig ist die Krankenkasse, bei der die oder der Beschäftigte gesetzlich oder freiwillig krankenversichert ist. Sind also Beschäftigte bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, führen alle diese Krankenkassen die Entgeltfortzahlungsversicherung für die dort versicherten Beschäftigten durch.

Für privat versicherte Beschäftigte führt diejenige gesetzliche Krankenkasse die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) durch, die für die Entgegennahme der Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge zuständig ist (zuständige Einzugsstelle).

Für geringfügig Beschäftigte wird die Entgeltfortzahlungsversicherung von der Minijob-Zentrale durchgeführt. Das gilt unabhängig davon, wo die geringfügig Beschäftigten krankenversichert sind.

Bei Beschäftigten mit einem Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs werden die Umlagebeiträge U1 aus der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme berechnet. Ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich liegt dann vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt einer oder eines Beschäftigten (nicht einer oder eines Auszubildenden) in der Spanne von 538,01 bis 2.000 Euro liegt.

Die Umlagebeiträge U1 sind zusammen mit den Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen und gegebenenfalls weiteren zu zahlenden Umlagen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats an die zuständige Krankenkasse zu zahlen. Sie sind im Beitragsnachweis in der dafür vorgesehenen Beitragsgruppe zu übermitteln.

Von den Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung, die der Arbeitgeber nach gesetzlicher Regelung an arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte zahlt, erhält er einen prozentualen Anteil auf Antrag erstattet. Die Erstattungshöhe wird durch die Satzung der jeweiligen Krankenkasse bestimmt. Sie darf nicht mehr als 80 Prozent und nicht weniger als 40 Prozent betragen.

In der Praxis werden zumeist Erstattungssätze von 50 bis 70 Prozent angeboten. Die Unternehmen können den für ihre betrieblichen Interessen günstigsten Erstattungssatz wählen. Hiervon abhängig ist dann auch der zu zahlende Umlagebeitrag.

Der Arbeitgeber ist an die Wahl des Erstattungssatzes für das gesamte Ausgleichsjahr gebunden. Mit Beginn eines neuen Ausgleichsjahres kann er den Erstattungssatz gegebenenfalls neu festlegen.

Die Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgelts bei Arbeitsunfähigkeit der Beschäftigten ist der Höhe nach grundsätzlich unbegrenzt. Hier kann die Satzung der Krankenkasse allerdings das erstattungsfähige fortgezahlte Arbeitsentgelt auf die Höhe der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung begrenzen. In der Praxis wird hiervon vielfach Gebrauch gemacht.

Zu den Arbeitgeberaufwendungen, die erstattungsfähig sind, gehören grundsätzlich auch die auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallenden und vom Arbeitgeber zu tragenden Beitragsanteile zur Sozialversicherung. Aber auch hier kann die Satzung der Krankenkasse eine Beschränkung vornehmen. Dies kann in der Form geschehen, dass die Beitragsanteile zur Sozialversicherung mit dem vom Arbeitgeber gewählten Erstattungssatz bereits vollständig abgegolten sind. Auch von dieser Möglichkeit machen viele Krankenkassen in der Praxis Gebrauch.

Das bei einer Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber auf Antrag.

Die Anträge sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Die Erstattungsanträge werden an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt, die diese Dateien an die jeweils zuständige Krankenkasse weiterleitet.

Identifizierungsmerkmale für die maschinelle Zuordnung der Erstattungsanträge sind die Betriebsnummer des Arbeitgebers und die Versicherungsnummer der oder des Beschäftigten. Als gültige Versicherungsnummer muss die Sozialversicherungsnummer der oder des Beschäftigten angegeben werden.

Im maschinellen Erstattungsverfahren sind Endabrechnungen oder auch Zwischenabrechnungen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann hierbei wählen, ob die Erstattung mittels Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung mit dem Beitragsnachweis erfolgen soll.

Im Datensatz ist bei einem Antrag auf Erstattung von Krankheitsaufwendungen der Abgabegrund 01 zu übermitteln.

Der Arbeitgeber erhält in jedem Fall eine maschinelle Rückmeldung zum übermittelten Erstattungsantrag. Dies gilt insbesondere, wenn dem Antrag der Höhe nach nicht oder nicht vollständig entsprochen wird. In diesem Fall wird zusätzlich der Grund für die Abweichung angegeben.

Aus Datenschutzgründen dürfen personenbezogene Daten der Beschäftigten wie Name, Versicherungsnummer oder Personalnummer nicht im Feld Verwendungszweck übermittelt werden. Für die Arbeitgeber und die Mitarbeitenden im Personal- und Lohnbüro bedeutet das: Die manuelle oder maschinelle Eingabe personenbezogener Daten im Verwendungszweck ist unzulässig und darf nicht mehr vorgenommen werden. Verwendet der Arbeitgeber doch einen personenbezogenen Verwendungszweck, kann die Krankenkasse diesen nicht in der Erstattung angeben. Als Hinweistext wird stattdessen „Erstattung AAG“ ausgegeben.