§ 8 BVV, Entgeltunterlagen

(1) 1 Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:

• 1. den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• 2. das Geburtsdatum,
• 3. bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
• 4. die Anschrift,
• 5. den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
• 6. den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,
• 7. das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,

Nummer 7 geändert durch G vom 21. 12. 2008 (BGBl. I S. 2940) und G vom 15. 7. 2009 (BGBl. I S. 1939).

• 8. die Beschäftigungsart,
• 9. die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,
• 10. das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem EStG nicht besteht,
• 11. das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
• 11a. das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,

Nummer 11a eingefügt durch G vom 15. 4. 2015 (BGBl. I S. 583).

• 12. den Betrag nach § 3 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b AltTZG,
• 13. den Beitragsgruppenschlüssel,
• 14. die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
• 15. den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt,
• 16. die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den Nummern 1 bis 14 nicht enthalten sind,
• 17. bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• 18. gezahltes Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,

Nummer 18 geändert durch G vom 11. 11. 2016 (BGBl. I S. 2500).

• 19. Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31. 12. 2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind.

Nummer 19 angefügt durch G vom 11. 11. 2016 (BGBl. I S. 2500).

2 Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden. 3 Die Angaben nach Satz 1 Nummer 10 bis 15 und 18 sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. 4 Die Beträge nach Satz 1 Nummer 11 und 12 sind für die Meldungen zu summieren. 5 Berichtigungen zu den Angaben nach Satz 1 Nummer 10 bis 15 und 18 oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. 6 Die Angaben nach Satz 1 Nummer 8, 9 und 14 können verschlüsselt werden.

(2) 1 Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

• 1. Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind,
• 2. die Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 15d BeschV oder der nach § 19c Absatz 1 AufenthG in Verb. mit § 15d BeschV erteilte Aufenthaltstitel,

Nummer 2 eingefügt durch V vom 30. 8. 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 233).

• 3. die Daten der erstatteten Meldungen,
• 3a. die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,

Nummer 3a eingefügt durch G vom 22. 12. 2010 (BGBl. I S. 2309).

• 4. die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird,
• 4a. der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,

Nummer 4a eingefügt durch G vom 5. 12. 2012 (BGBl. I S. 2474).

• 5. (weggefallen)

Nummern 5 und 5a gestrichen durch G vom 28. 11. 2018 (BGBl. I S. 2016).

• 6. eine Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG sowie für Seefahrtbetriebe eine Kopie des Heuervertrages nach § 28 SeeArbG,

Nummer 6 geändert durch G vom 15. 4. 2015 (BGBl. I S. 583) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025).

• 7. die Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind,

Nummer 7 neugefasst durch G vom 5. 8. 2010 (BGBl. I S. 1127).

• 7a. der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes nach § 28a Absatz 9a SGB IV,

Nummer 7a eingefügt durch G vom 26. 5. 2021 (BGBl. I S. 1170).

• 8. eine Kopie des Antrags nach § 7a Absatz 1 SGB IV mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen, deren Bescheid nach § 7a Absatz 2 SGB IV, gutachterliche Äußerungen nach § 7a Absatz 4b SGB IV sowie eine Dokumentation, welchen Auftragnehmern er eine Kopie der gutachterlichen Äußerung nach § 7a Absatz 4b Satz 4 SGB IV ausgehändigt hat,

Nummer 8 neugefasst durch G vom 20. 12. 2022 (BGBl. I S. 2759).

• 9. den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Absatz 2 SGB IV,

Nummer 10 gestrichen durch G vom 21. 12. 2008 (BGBl. I S. 2940), bisherige Nummern 11 bis 13 wurden Nummern 10 bis 12.

• 10. die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind,

Nummer 10 neugefasst durch G vom 15. 7. 2009 (BGBl. I S. 1939).

• 11. den Nachweis der Elterneigenschaft sowie den Nachweis über die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder nach § 55 Absatz 3 SGB XI,

Nummer 11 geändert durch G vom 19. 6. 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 155).

• 12. eine Kopie der Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,

Nummer 12 geändert durch G vom 22. 12. 2011 (BGBl. I S. 3057) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025).

• 13. die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 AEntG und nach § 17 Absatz 1 MiLoG,

Nummer 13 angefügt durch G vom 22. 12. 2011 (BGBl. I S. 3057), geändert durch G vom 11. 8. 2014 (BGBl. I S. 1348) und G vom 23. 12. 2014 (BGBl. I S. 2462).

• 14. die Bescheinigung nach § 44a Absatz 5 SGB XI, wenn die Beschäftigung wegen Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird,

Nummer 14 angefügt durch G vom 23. 12. 2014 (BGBl. I S. 2462).

• 15. eine Kopie der Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 PflegeZG,

Nummer 15 angefügt durch G vom 23. 12. 2014 (BGBl. I S. 2462), geändert durch G vom 15. 4. 2015 (BGBl. I S. 583) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025).

• 16. für Seefahrtbetriebe die Besatzungslisten sowie Seetagebücher nach § 22 SeeArbG, für Binnenschiffe die Schiffsatteste und für Schiffe der Rheinschifffahrt die Rheinschifffahrtszugehörigkeitsurkunde in Kopie,

Nummer 16 angefügt durch G vom 15. 4. 2015 (BGBl. I S. 583), geändert durch G vom 11. 11. 2016 (BGBl. I S. 2500) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025).

• 17. (weggefallen)

Nummer 17 gestrichen durch G vom 20. 12. 2022 (BGBl. I S. 2759).

• 18. die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach den §§ 106 bis 106c SGB IV,

Nummer 18 angefügt durch G vom 11. 11. 2016 (BGBl. I S. 2500), geändert durch G vom 8. 12. 2016 (BGBl. I S. 2838) und G vom 20. 12. 2022 (BGBl. I S. 2759).

• 18a. bei einem Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung eine Erklärung, in welcher der Beschäftigte bestätigt, dass der Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zur Geltung der deutschen Rechtsvorschriften nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. 4. 2004 in seinem Interesse liegt,

Nummer 18a eingefügt durch G vom 12. 6. 2020 (BGBl. I S. 1248).

• 19. die Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Absatz 4 Satz 2 oder § 230 Absatz 9 Satz 2 SGB VI, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,

Nummer 19 angefügt durch G vom 8. 12. 2016 (BGBl. I S. 2838), geändert durch G vom 17. 7. 2017 (BGBl. I S. 2509), G vom 20. 12. 2022 (BGBl. I S. 2759) und G vom 25. 2. 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 63) (1. 3. 2025).

• 20. die Zustimmung des Beschäftigten zum Zeitpunkt des Eintritts der Versicherungspflicht aufgrund Beschäftigung nach § 127 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 SGB IV.

Nummer 20 angefügt durch G vom 25. 2. 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 63) (1. 3. 2025).

2 In den Fällen des § 126 SGB IV kann weiterhin eine Prüfung von schriftlichen Unterlagen erfolgen.

Satz 1 geändert durch G vom 12. 6. 2020 (BGBl. I S. 1248) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025). Satz 2 angefügt durch G vom 12. 6. 2020 (BGBl. I S. 1248).

(3) 1 Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. 2 Bis zum 31. 12. 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV befreien lassen.

Absatz 3 angefügt durch G vom 12. 6. 2020 (BGBl. I S. 1248). Satz 1 geändert durch G vom 20. 12. 2022 (BGBl. I S. 2759) und V vom 1. 10. 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 297) (1. 1. 2025).

Zu § 8 siehe RS 2009/01.