Personalprozesse der betrieblichen Altersversorgung
Zur Definition der Personalprozesse der bAV sollten zunächst alle Personalereignisse definiert werden und deren Auswirkungen auf die bAV bekannt sein. Um beides zu ermitteln, können sich Unternehmen Unterstützung bei Unternehmensberatenden, die auf bAV spezialisiert sind, holen.
Danach kann, gegebenenfalls mit professionellen Beratenden, ein klarer Prozessablauf für die Bearbeitung jedes Personalereignisses definiert werden. Dabei hilft es, folgende Fragen zu klären:
- Was muss wann an wen gemeldet oder zur Unterschrift vorgelegt werden?
- Was muss von wem dokumentiert werden?
- Wo muss was wie archiviert werden?
- Welche Wiedervorlagen müssen von wem angelegt werden?
- Wie erfolgt eine prozessbezogene Kontrolle beziehungsweise Plausibilitätsprüfung?
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Inhalt eines standardisierten Prozesses
Ein standardisierter Prozess beschreibt und definiert anhand der gesetzlichen Grundlagen im Betriebsrentengesetz die exakten Handlungsanleitungen, die bei bestimmten wiederkehrenden Personalereignissen zu berücksichtigen sind.
Ziel der Implementierung dieser standardisierten Prozesse muss sein, die Haftung des Arbeitgebers auf ein Minimum zu reduzieren und unnötige Kosten für ihn zu vermeiden. Damit werden der Personalaufwand für bAV-Vorgänge deutlich verringert und die Bearbeitungszeiten erheblich reduziert.
Betriebliche Altersvorsorge nach Verlassen des Unternehmens
Das Betriebsrentengesetz regelt nur die Abfindung, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen, bevor der Versorgungsfall durch die bAV eintritt.
Das Gesetz schreibt hier ein Abfindungsverbot vor, es sei denn, die abzufindende Anwartschaft liegt unterhalb einer Mindestrente (35,35 Euro Rentenbetrag oder 4.242 Euro Kapitalleistung im Westen, 34,65 Euro Rentenbetrag oder 4.158 Euro Kapitalleistung im Osten). Ansonsten ist eine Abfindung, selbst mit Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, nicht erlaubt.
Die bAV-Verträge werden daher nach Ausscheiden aus dem Unternehmen in der Regel bei einem anderen Arbeitgeber weitergeführt, von Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin als Versicherungsnehmende privat fortgeführt oder stillgelegt.
Vorzeitige Kündigung der betrieblichen Altersvorsorge
Manchmal wollen oder müssen Beschäftigte ihre betriebliche Altersvorsorge aus wirtschaftlichen Gründen kündigen, weil sie den Rückkaufswert aus der Versicherung (Abfindung) benötigen. Dieser Fall ist gesetzlich nicht geregelt. Daher brauchen die Beschäftigten für die Kündigung die Zustimmung des Arbeitgebers, wenn sie ihre bAV im laufenden Arbeitsverhältnis vorzeitig kündigen wollen.
Die Zustimmung birgt jedoch einige Risiken. Deshalb sind für den Arbeitgeber diese Punkte im Kündigungsprozess wichtig:
- Kündigung der ursprünglich erteilten Zusage
- vollständige Arbeitnehmerinformation über die tatsächlichen Auswirkungen
- Dokumentation der Arbeitnehmerinformation
- Archivierung (insbesondere der unterschriebenen Arbeitnehmererklärung)
Informationspflichten des Arbeitgebers
Besonders wichtig ist im Fall der vorzeitigen Kündigung einer bAV die Information des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin. Der Arbeitgeber muss darüber aufklären, dass die Abfindung
- als Einmalbezug steuerpflichtig nach § 22 EStG (sonstige Einkünfte) und
- als Versorgungsbezug grundsätzlich beitragspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung ist.
Die wirtschaftlichen Nachteile für die Beschäftigten sind gravierend. In den meisten Fällen umfasst der Rückkaufswert (auch Abfindung genannt) lediglich circa 20 bis 30 Prozent der eingezahlten Beiträge. Das bedeutet 70 bis 80 Prozent Verlust. Hinzu kommt, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin damit keine weitere zusätzliche Altersversorgung aufbaut.
Sozialversicherungsbeiträge auf Abfindung
Die Abfindung beziehungsweise der Rückkaufswert unterliegt als Versorgungsleistung grundsätzlich der Beitragspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung. Beitragspflichtig ist aber allein der (gesetzlich krankenversicherte) Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin.
Durch die Zuordnung als Versorgungsbezug entsteht eine Meldepflicht der Zahlstelle, die der zuständigen Kasse die Höhe der ausgezahlten Abfindung mitzuteilen hat.
Der Arbeitgeber selbst muss keine Beiträge nachzahlen, auch wenn der in der Vergangenheit in Anspruch genommenen Beitragsfreiheit durch die Kündigung der bAV im Nachhinein die Grundlage entzogen wurde.
