Entlastung für Arbeitgeber
Die gesetzlichen Krankenkassen erstatten Arbeitgebern einen Teil ihrer Aufwendungen, die sie im Krankheitsfall an Beschäftigte nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zahlen müssen.
Dies geschieht im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung und ist für alle Arbeitgeber verpflichtend, die nicht mehr als 30 Beschäftigte haben. Das ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt.
Dadurch werden Klein- und Mittelbetriebe nicht durch die gesetzlich vorgesehene Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung an erkrankte Mitarbeitende übermäßig belastet und das finanzielle Risiko auf die Gesamtheit vieler Betriebe verteilt.
Der Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall wird über eine Umlage (U1) finanziert, die beteiligte Arbeitgeber monatlich an die Krankenkasse zahlen. Die Höhe der Umlage richtet sich einerseits nach dem erzielten Arbeitsentgelt der Beschäftigten im Monat und andererseits nach einem vom Arbeitgeber im Voraus für ein Kalenderjahr gewählten Erstattungssatz der geleisteten Entgeltfortzahlung.
Beteiligte Arbeitgeber
Am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) von Beschäftigten nehmen alle Arbeitgeber teil, die in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte haben.
Arbeitgeber ist, wer mindestens eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer gegen Arbeitsentgelt beschäftigt. Zu den Arbeitgebern zählt daher auch derjenige, der eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer im Haushalt beschäftigt. Bei Leiharbeitsverhältnissen ist der Verleiher der Arbeitgeber.
Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, muss einheitlich für alle Betriebe beurteilt werden, ob er am Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit teilnimmt. Dazu wird die Zahl der in den verschiedenen Betrieben Beschäftigten zusammengerechnet. Wird ein Betrieb in Form einer juristischen Person des Privatrechts geführt (beispielsweise als GmbH), ist für ihn eine eigenständige Beurteilung vorzunehmen.
Vom Ausgleichsverfahren ausgeschlossen
Treten der Bund, das Land oder die Gemeinde als Arbeitgeber auf, so sind sie vom Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit (U1) ebenso ausgeschlossen wie sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.
Welche Beschäftigten werden angerechnet, welche nicht?
Bei der Frage, ob ein Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte hat, ist von der Gesamtzahl der im Betrieb tatsächlich Beschäftigten auszugehen. Ob Beschäftigte gesetzlich oder privat krankenversichert oder bei welcher Krankenkasse sie versichert sind, spielt hierbei keine Rolle.
Üben Mitarbeitende die Beschäftigung nicht tatsächlich aus, werden sie auch nicht mitgezählt. So bleiben beispielsweise Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit unberücksichtigt und auch Mitarbeitende, die während einer Eltern- oder Pflegezeit die Beschäftigung tatsächlich nicht ausüben.
Auch Auszubildende, Praktikantinnen oder Praktikanten und schwerbehinderte Menschen werden bei der Ermittlung der anrechenbaren Beschäftigten nicht berücksichtigt.
Eine besondere Regelung gilt bei der Anrechnung von Teilzeitarbeitskräften: Sie werden entsprechend ihrer anteiligen Arbeitszeit bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als
- 10 Stunden mit dem Faktor 0,25,
- 20 Stunden mit dem Faktor 0,5 und
- 30 Stunden mit dem Faktor 0,75
berücksichtigt.
Beispiel: Anrechnung der Arbeitnehmer
| Beschäftigte | Wöchentliche Arbeitszeit | Anrechenbare Beschäftigte |
|---|---|---|
| 9 Angestellte | 40 Stunden | 9 |
| 6 Auszubildende | 40 Stunden | 0 |
| 9 Facharbeiter | 40 Stunden | 9 |
| 1 Teilzeitbeschäftigte | 32 Stunden | 1 |
| 1 Teilzeitbeschäftigter | 25 Stunden | 0,75 |
| 3 Teilzeitbeschäftigte | 20 Stunden | 1,5 |
| 1 Teilzeitbeschäftigter | 12 Stunden | 0,5 |
| 2 Teilzeitbeschäftigte | 10 Stunden | 0,5 |
| 2 Schwerbehinderte | 40 Stunden | 0 |
Insgesamt anrechenbare Beschäftigte: 22,25
In der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte
Zu Beginn eines jeden Kalenderjahres ist festzustellen, ob ein Betrieb in diesem Kalenderjahr, dem sogenannten Ausgleichsjahr, am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt. Wird der Betrieb im Ausgleichsjahr neu gegründet, erfolgt diese Feststellung bei Firmengründung.
Ob der Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte hat und somit am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teilnimmt, ist danach zu unterscheiden, ob er während
- des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestand,
- des vorangegangenen Kalenderjahres errichtet wurde oder
- des Ausgleichsjahres errichtet wird.
Auf den Gründungstermin kommt es an
Je nach Gründungstermin des Unternehmens gilt:
- Bestandsbetrieb:
Hat der Betrieb während des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestanden, beschäftigt er in der Regel nicht mehr als 30 Mitarbeitende, wenn für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Mitarbeitende beschäftigt wurden.
- Betriebsgründung im Vorjahr:
Wurde der Betrieb im vorangegangenen Kalenderjahr errichtet, beschäftigt er „in der Regel“ nicht mehr als 30 Mitarbeitende, wenn während des Zeitraums des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Mitarbeitende beschäftigt wurden.
- Betriebsgründung im aktuellen Jahr:
Wird ein Betrieb im Laufe des Ausgleichsjahres errichtet, nimmt er am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teil, wenn bis zum Ende des Ausgleichsjahres in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate seit Errichtung voraussichtlich nicht mehr als 30 Mitarbeitende beschäftigt werden.
Bei der jeweiligen Feststellung Beschäftigtenzahl wird aus Gründen der Praktikabilität eine Stichtagsregelung angewendet: Die Beurteilung richtet sich nach der Zahl der Beschäftigten am Ersten eines Kalendermonats. Bei neu gegründeten Firmen ist die Zahl der Beschäftigten sorgfältig nach der Art des Betriebs zu schätzen.
Feststellung der Umlagepflicht
Die Feststellung, ob der Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte hat und damit am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teilnimmt, kann nur einheitlich für den gesamten Betrieb getroffen werden. Sind die Beschäftigten bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, wären an dieser Feststellung auch mehrere Krankenkassen beteiligt. Dies könnte sich als aufwendig und zeitintensiv erweisen. Daher hat es sich in der Praxis bewährt, dass der Arbeitgeber die Feststellung anhand der ihm bekannten Beschäftigtenzahlen vornimmt. Eine förmliche Bestätigung seiner Feststellung durch die beteiligten Krankenkassen erfolgt grundsätzlich nicht. Auf Wunsch des Arbeitgebers erteilt die Krankenkasse einen Feststellungsbescheid, um Rechts- und Planungssicherheit zu geben.
Hat der Arbeitgeber die Feststellung zu Beginn des Kalenderjahres anhand der Beschäftigtenzahlen des Vorjahres getroffen, gilt sie für das gesamte Ausgleichsjahr. Sie gilt auch dann, wenn sich im Laufe des Jahres signifikante Veränderungen in der Beschäftigtenzahl ergeben.
Wurde der Betrieb im Laufe des Kalenderjahres neu gegründet und erfolgte die Feststellung anhand der sorgfältig geschätzten Beschäftigtenzahlen, gilt auch diese Feststellung für die weitere Dauer des Ausgleichsjahres. Eine Änderung kann sich erst bei der erneuten Feststellung zu Beginn des neuen Kalenderjahres ergeben.
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Umlagepflichtrechner
Hier können Sie ermitteln, ob Ihr Betrieb am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt.
Beteiligte Krankenkassen
Die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) wird von den gesetzlichen Krankenkassen durchgeführt. Zuständig ist die Krankenkasse, bei der die oder der Beschäftigte gesetzlich oder freiwillig krankenversichert ist. Sind also Beschäftigte bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, führen alle diese Krankenkassen die Entgeltfortzahlungsversicherung für die dort versicherten Beschäftigten durch.
Für privat versicherte Beschäftigte führt diejenige gesetzliche Krankenkasse die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) durch, die für die Entgegennahme der Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge zuständig ist (zuständige Einzugsstelle).
Für geringfügig Beschäftigte wird die Entgeltfortzahlungsversicherung von der Minijob-Zentrale durchgeführt. Das gilt unabhängig davon, wo die geringfügig Beschäftigten krankenversichert sind.
Finanzierung der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1)
Die Krankenkassen sind verpflichtet, die Entgeltfortzahlungsversicherung kostendeckend durchzuführen. Finanziert wird die Entgeltfortzahlungsversicherung durch Umlagebeiträge, die ausschließlich von den beteiligten Arbeitgebern aufgebracht werden. So wird das finanzielle Risiko auf die Gesamtheit der Betriebe verteilt.
Bemessungsgrundlage
Für die Berechnung der Umlagebeiträge zum Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit (U1) werden die Arbeitsentgelte aller Beschäftigten einschließlich der Auszubildenden berücksichtigt. Auch vom Arbeitsentgelt, das schwerbehinderte Menschen erzielen, wird die Umlage U1 berechnet, unabhängig davon, dass sie – wie auch Auszubildende – bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl nicht mitgezählt werden.
Arbeitsentgelt, das Mitarbeitende erzielen, deren Beschäftigungsverhältnis auf bis zu vier Wochen im Voraus befristet ist, wird allerdings nicht berücksichtigt. Für diese Beschäftigten ist bei Arbeitsunfähigkeit der Anspruch auf Entgeltfortzahlung gesetzlich ausgeschlossen.
Die Umlagebeiträge U1 werden vom Arbeitsentgelt der Beschäftigten bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung berechnet.
Umlagebeiträge U1 werden allerdings nur aus dem laufenden Arbeitsentgelt der Beschäftigten berechnet. Erhalten Beschäftigte eine Sonderzuwendung (Einmalzahlung), wie zum Beispiel ein Weihnachtsgeld oder eine Jubiläumszuwendung, so wird hieraus kein Umlagebeitrag U1 erhoben.
Beispiel: Berechnung Bemessungsgrundlage
Für den Monat Juni 2024 haben die Beschäftigten folgendes Bruttoarbeitsentgelt erhalten:
| Arbeitnehmerin A | 7.700 € (Gehalt) |
| 1.500 € (Urlaubsgeld) | |
| Arbeitnehmer B | 4.800 € (Gehalt) |
| 1.500 € (Urlaubsgeld) |
Für Juni 2024 beträgt das umlagepflichtige Arbeitsentgelt bei Arbeitnehmerin A 7.700 € (monatliche Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung West) und bei Arbeitnehmer B 4.800 €, insgesamt also 12.500 €.
Bei Beschäftigten mit einem Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs werden die Umlagebeiträge U1 aus der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme berechnet. Ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich liegt dann vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt einer oder eines Beschäftigten (nicht einer oder eines Auszubildenden) in der Spanne von 538,01 bis 2.000 Euro liegt.
Umlagesatz
Die Höhe des Umlagebeitragssatzes U1 ist in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse geregelt und abhängig von der vom Arbeitgeber gewählten Höhe der Erstattung. Die gesetzlichen Krankenkassen bieten den teilnehmenden Unternehmen in aller Regel differenzierte Umlage- und Erstattungssätze an. So kann jedes an der Entgeltfortzahlungsversicherung teilnehmende Unternehmen einen Erstattungssatz entsprechend den betrieblichen Erfordernissen wählen.
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Fälligkeit und Zahlung
Die Umlagebeiträge U1 sind zusammen mit den Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen und gegebenenfalls weiteren zu zahlenden Umlagen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats an die zuständige Krankenkasse zu zahlen. Sie sind im Beitragsnachweis in der dafür vorgesehenen Beitragsgruppe zu übermitteln.
Kostenerstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit
Das für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt an Beschäftigte während einer Arbeitsunfähigkeit ist im Rahmen des Ausgleichsverfahrens U1 erstattungsfähig.
Arbeitsentgelt, das nicht auf der Grundlage des EFZG beziehungsweise nicht für den dort bezeichneten Zeitraum fortgezahlt wird, ist nicht erstattungsfähig. Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise bei Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden in den ersten vier Wochen des Beschäftigungsverhältnisses das Arbeitsentgelt fort, erfolgt die Entgeltfortzahlung nicht auf der Grundlage des EFZG, sodass die Erstattung dieser Fortzahlung ausgeschlossen ist.
Hieraus folgt, dass bei Beschäftigungsverhältnissen, die auf bis zu vier Wochen im Voraus befristet sind, die Erstattung eines möglicherweise vom Arbeitgeber fortgezahlten Arbeitsentgelts im Krankheitsfall stets ausgeschlossen ist. Dies ist auch der Grund dafür, dass das in diesen Fällen erzielte Arbeitsentgelt bei der Berechnung der Umlagebeiträge U1 auch unberücksichtigt bleibt.
Beenden Beschäftigte ihre Arbeitsleistung krankheitsbedingt im Lauf eines Arbeitstags stellt das für die ausgefallenen Arbeitsstunden zu zahlende Arbeitsentgelt dieses Tags keine Entgeltfortzahlung im Sinn des EFZG dar. Daher ist dieses Arbeitsentgelt auch nicht erstattungsfähig.
Ebenfalls nicht erstattungsfähig sind Sonderzuwendungen (Einmalzahlungen); hiervon zahlt der Arbeitgeber ja auch keine Umlagebeiträge.
Endet die Teilnahme des Betriebs am Ausgleichsverfahren mit dem Ende des Kalenderjahres, sind auch nur die Arbeitgeberaufwendungen für die Zeit bis zum 31. Dezember erstattungsfähig.
Beispiel: Kostenerstattung
Teilnahme des Betriebs am Ausgleichsverfahren U1 1.1.2023 bis 31.12.2024
| Umlage wurde gezahlt | 1.1.2023 bis 31.12.2024 |
| Entgeltfortzahlung an Beschäftigte | 11.12.2022 bis 15.1.2023 |
| 22.12.2024 bis 14.1.2025 | |
| Erstattung der Entgeltfortzahlung | 1.1.2023 bis 15.1.2023 |
| 22.12.2024 bis 31.12.2024 |
Von den Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung, die der Arbeitgeber nach gesetzlicher Regelung an arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte zahlt, erhält er einen prozentualen Anteil auf Antrag erstattet. Die Erstattungshöhe wird durch die Satzung der jeweiligen Krankenkasse bestimmt. Sie darf nicht mehr als 80 Prozent und nicht weniger als 40 Prozent betragen.
In der Praxis werden zumeist Erstattungssätze von 50 bis 70 Prozent angeboten. Die Unternehmen können den für ihre betrieblichen Interessen günstigsten Erstattungssatz wählen. Hiervon abhängig ist dann auch der zu zahlende Umlagebeitrag.
Der Arbeitgeber ist an die Wahl des Erstattungssatzes für das gesamte Ausgleichsjahr gebunden. Mit Beginn eines neuen Ausgleichsjahres kann er den Erstattungssatz gegebenenfalls neu festlegen.
Beschränkungen der Erstattung
Die Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgelts bei Arbeitsunfähigkeit der Beschäftigten ist der Höhe nach grundsätzlich unbegrenzt. Hier kann die Satzung der Krankenkasse allerdings das erstattungsfähige fortgezahlte Arbeitsentgelt auf die Höhe der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung begrenzen. In der Praxis wird hiervon vielfach Gebrauch gemacht.
Zu den Arbeitgeberaufwendungen, die erstattungsfähig sind, gehören grundsätzlich auch die auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallenden und vom Arbeitgeber zu tragenden Beitragsanteile zur Sozialversicherung. Aber auch hier kann die Satzung der Krankenkasse eine Beschränkung vornehmen. Dies kann in der Form geschehen, dass die Beitragsanteile zur Sozialversicherung mit dem vom Arbeitgeber gewählten Erstattungssatz bereits vollständig abgegolten sind. Auch von dieser Möglichkeit machen viele Krankenkassen in der Praxis Gebrauch.
Elektronisches Erstattungsverfahren
Das bei einer Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber auf Antrag.
Die Anträge sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Die Erstattungsanträge werden an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt, die diese Dateien an die jeweils zuständige Krankenkasse weiterleitet.
Identifizierungsmerkmale für die maschinelle Zuordnung der Erstattungsanträge sind die Betriebsnummer des Arbeitgebers und die Versicherungsnummer der oder des Beschäftigten. Als gültige Versicherungsnummer muss die Sozialversicherungsnummer der oder des Beschäftigten angegeben werden.
Im maschinellen Erstattungsverfahren sind Endabrechnungen oder auch Zwischenabrechnungen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann hierbei wählen, ob die Erstattung mittels Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung mit dem Beitragsnachweis erfolgen soll.
Im Datensatz ist bei einem Antrag auf Erstattung von Krankheitsaufwendungen der Abgabegrund 01 zu übermitteln.
Der Arbeitgeber erhält in jedem Fall eine maschinelle Rückmeldung zum übermittelten Erstattungsantrag. Dies gilt insbesondere, wenn dem Antrag der Höhe nach nicht oder nicht vollständig entsprochen wird. In diesem Fall wird zusätzlich der Grund für die Abweichung angegeben.
Aus Datenschutzgründen dürfen personenbezogene Daten der Beschäftigten wie Name, Versicherungsnummer oder Personalnummer nicht im Feld Verwendungszweck übermittelt werden. Für die Arbeitgeber und die Mitarbeitenden im Personal- und Lohnbüro bedeutet das: Die manuelle oder maschinelle Eingabe personenbezogener Daten im Verwendungszweck ist unzulässig und darf nicht mehr vorgenommen werden. Verwendet der Arbeitgeber doch einen personenbezogenen Verwendungszweck, kann die Krankenkasse diesen nicht in der Erstattung angeben. Als Hinweistext wird stattdessen „Erstattung AAG“ ausgegeben.
