Elektronisches Verfahren für die A1-Bescheinigung
Eine A1-Bescheinigung gilt nur für das Sozialversicherungsrecht innerhalb der EU, des EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs. Sie bestätigt, dass für die Dauer der Entsendung das deutsche Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist. Den Antrag stellen Arbeitgeber über ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal.
A1-Bescheinigungen werden für alle Personenkreise ausgestellt, also auch für Beamte und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes, für beschäftigte Mitglieder von Flug- oder Kabinenbesatzungen und in der Seefahrt beschäftigte Personen. Wird eine Ausnahmevereinbarung geschlossen oder gelten die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für Mehrfachbeschäftigte weiter, wird ebenfalls eine elektronische Entsendebescheinigung ausgestellt.
Für alle Personenkreise ist die elektronische Antragstellung verpflichtend. Die Rückmeldungen erfolgen ebenfalls von allen beteiligten Stellen elektronisch.
Die Entsendebescheinigung sollte entsprechend vorher beantragt werden – auch für kurze und kurzfristige Entsendungen –, damit eine vorschnelle Beitragserhebung im Beschäftigungsstaat von vornherein vermieden wird.
Zuständig für die Ausstellung der Entsendebescheinigung ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin versichert ist. Für Mehrfachbeschäftigte und bei Ausnahmevereinbarungen übermittelt der GKV-Spitzenverband, DVKA, die A1-Bescheinigungen.
Verfahren bei nicht gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten
Für Beschäftigte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, stellt die Deutsche Rentenversicherung die Entsendebescheinigung aus.
Die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) nimmt A1-Anträge für nicht gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte entgegen, die aufgrund ihrer Mitgliedschaft in der berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit sind, beispielsweise Ärzte und Ärztinnen, Apothekerinnen und Apotheker, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Architekten und Architektinnen.
A1-Bescheinigung für Selbstständige elektronisch
Auch Selbstständige, die vorübergehend in der EU, EWR- Staaten, in der Schweiz oder in Großbritannien arbeiten, müssen eine A1-Bescheinigung beantragen. Das ist seit 2022 nur noch auf elektronischem Weg möglich. Für den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung steht das SV-Meldeportal der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zur Verfügung.
Entscheidung und Dokumentation
Bei Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Entsendung wird innerhalb von drei Arbeitstagen auf elektronischem Weg mit dem Nachrichtentyp „A1-Rückmeldung Genehmigung Arbeitgeber“ eine entsprechende Mitteilung versandt. Dieser liegt die A1-Bescheinigung als PDF-Dokument bei, das den Beschäftigten zugänglich gemacht werden muss. Das kann ebenfalls auf digitalem Weg erfolgen, ein Ausdruck ist nicht mehr erforderlich.
Um entsandten Personen den Nachweis über den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung zu ermöglichen, wird vom Entgeltabrechnungsprogramm ein einheitlicher Antragsnachweis auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers erstellt.
Liegen die Voraussetzungen einer Entsendung nicht vor, erhält der Arbeitgeber eine Mitteilung des Nachrichtentyps „A1-Rückmeldung Ablehnung Arbeitgeber“, in der der Grund für die Ablehnung gekennzeichnet ist. Gegen die Ablehnung des Antrags kann der Arbeitgeber außerhalb des elektronischen Verfahrens Widerspruch erheben.
Ausnahmevereinbarungen
Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin länger als 24 Monate entsandt werden muss, ist es möglich, eine Ausnahmevereinbarung zu beantragen. Den Antrag stellt der Arbeitgeber ebenfalls elektronisch beim GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Beschäftigte müssen in einer gesondert zu übermittelnden Erklärung der DVKA mitteilen, dass die beantragte Ausnahmevereinbarung in ihrem Interesse liegt. Auf die Übermittlung der Erklärung wird verzichtet, wenn der Arbeitgeber im Antrag bestätigt, dass ihm die Erklärung der oder des Beschäftigten vorliegt und er sie zu den Entgeltunterlagen genommen hat.
Der Bescheid über eine Ausnahmevereinbarung mit einer A1-Bescheinigung wird ebenfalls elektronisch an den Arbeitgeber versandt. Kann die Ausnahmevereinbarung ohne Einschränkungen erwirkt werden, erhält der Arbeitgeber neben der A1-Bescheinigung ein weiteres elektronisches Dokument, aus dem die genauen Umstände des Zustandekommens der Ausnahmevereinbarung hervorgehen.
