Zuständigkeiten der Betriebsprüfung
Die Zuständigkeit für die Durchführung von Betriebsprüfungen ist aufgeteilt:
- Die Künstlersozialkasse (KSK) überwacht die Entrichtung der Künstlersozialabgabe bei den Unternehmen ohne Beschäftigte (zum Beispiel ein Unternehmen in Gründung) und den Ausgleichsvereinigungen.
- Die Träger der Rentenversicherung überwachen die Entrichtung der Künstlersozialabgaben bei
- Arbeitgebern, die als abgabepflichtige Unternehmen bei der KSK erfasst sind, mindestens alle vier Jahre,
- Arbeitgebern mit mehr als 19 Beschäftigten, die bislang nicht von der Abgabepflicht erfasst worden sind, mindestens alle vier Jahre,
- mindestens 40 Prozent der im jeweiligen Kalenderjahr zur Prüfung anstehenden Arbeitgeber mit weniger als 20 Beschäftigten
Die Auswahl der zu prüfenden Arbeitgeber mit weniger als 20 Beschäftigten trifft die KSK in Absprache mit den Rentenversicherungsträgern.
Durchführung der Betriebsprüfung
Die Künstlersozialabgabe ist Gegenstand jeder Betriebsprüfung. Bei Arbeitgebern mit weniger als 20 Beschäftigten kann anstelle einer Prüfung eine Beratung erfolgen. Die Arbeitgeber erhalten in diesem Fall mit der Prüfankündigung Hinweise über die Künstlersozialabgabe und bestätigen, dass sie über die Künstlersozialabgabe unterrichtet worden sind und der KSK abgabepflichtige Sachverhalte melden werden.
Darüber hinaus hat die KSK ein eigenes Prüfrecht bei Arbeitgebern, um branchenspezifische Schwerpunktprüfungen beziehungsweise anlassbezogene Prüfungen durchführen zu können.
Die Beitragsüberwachung kann schriftlich, elektronisch oder als Außenprüfung durchgeführt werden. Geprüft werden (gegebenenfalls stichprobenartig) die Verhältnisse, die für die Feststellung der Abgabepflicht und die Höhe der Künstlersozialabgabe (Abgabegrundlagen) maßgeblich sind.
Die Außenprüfung findet in den Geschäftsräumen des abgabepflichtigen Unternehmens statt und wird mindestens 14 Tage zuvor schriftlich angekündigt. Wenn alle Beteiligten zustimmen, kann die Prüfung im Haus eines Bevollmächtigten (zum Beispiel Steuerberatende, Rechtsanwälte) des Unternehmens erfolgen.
Gegenstand und Umfang der Prüfung
Geprüft werden im Regelfall die grundsätzliche Abgabepflicht des Unternehmens sowie die Abgabeschuld. Eine Zahlungsverpflichtung kann dabei für die Vergangenheit und die Gegenwart (Vorauszahlungsmitteilung) festgestellt werden.
Wurde schon eine Künstlersozialabgabe entrichtet, prüfen die Rentenversicherungsträger die Richtigkeit der Meldungen. Auch die daraus resultierenden jährlichen Abgabebescheide der KSK werden geprüft. Alle Unterlagen, die zur Feststellung der Abgabepflicht dienen, werden berücksichtigt.
Dazu gehören neben den Aufzeichnungen über die gezahlten Entgelte und Meldungen
- die Vertragsunterlagen über künstlerische und publizistische Werke oder Leistungen (Verträge, Notizen über Vertragsabsprachen, alle Abrechnungsunterlagen),
- alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und Unterlagen, die Eintragungen über künstlersozialabgabepflichtige Tatbestände enthalten können (Sach- und Personenkonten, Kostenrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen beziehungsweise Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Bilanzansätze und Belege),
- die Meldungen an andere Sozialversicherungsträger einschließlich der dazugehörigen Entgeltunterlagen sowie
- Auszüge aus den Prüfberichten und Prüfungsmitteilungen der Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger.
Mitwirkungspflicht des Unternehmens
Abgabepflichtige Unternehmen müssen an der Feststellung der Abgabepflicht beziehungsweise der Ermittlung der Abgabenhöhe mitwirken (§ 4 BÜV-KSVG). Hierzu gehört auch, dass die Unternehmen den Betriebsprüfern einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz und die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos bereitstellen.
Abschluss der Prüfung
Das Unternehmen erfährt das Prüfergebnis bei einer Schlussbesprechung. Darüber hinaus kann dem Unternehmen eine Frist für die Stellungnahme zum Prüfergebnis eingeräumt werden. Sobald dieses feststeht, erlässt die KSK oder der Rentenversicherungsträger einen Prüfbescheid.
Werden Abweichungen zwischen gemeldeter und von der KSK berücksichtigter Bemessungsgrundlage festgestellt, werden im Zuge der Prüfung die bereits erteilten Abgabebescheide der KSK durch die Rentenversicherung zurückgenommen. Die Rücknahme des Abgabebescheids der KSK erfolgt, wenn die zugrunde liegende Meldung unrichtige Angaben enthielt.
Ändert sich aufgrund von Prüffeststellungen der Rentenversicherungsträger die Höhe der Bemessungsgrundlage des letzten und/oder des vorletzten Kalenderjahrs, wirkt sich das auch auf die Höhe der laufenden Vorauszahlung aus.
Auflagen der Betriebsprüfer
Die KSK oder der Rentenversicherungsträger darf Auflagen erteilen. Danach müssen die Aufzeichnungen und Meldungen nach Maßgabe des Prüfergebnisses von dem Unternehmen in angemessener Frist korrigiert werden.
Bei groben Mängeln der Aufzeichnungen kann der Prüfer oder die Prüferin aufgrund der Feststellungen die nachträglich zu erhebenden Künstlersozialabgaben schätzen. Zu einer Schätzung kommt es, wenn die Höhe der Entgelte nicht oder nicht in angemessener Zeit ermittelt werden kann. Gründe dafür können zum Beispiel sein, dass Aufzeichnungspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt worden sind oder der Unternehmer seinen Auskunfts- und Vorlagepflichten nicht nachgekommen ist.
