Meldungen - Meldeschlüssel

Mit dem Meldeschlüssel teilt der Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern mit, aus welchem Anlass die Meldung abgegeben wird. Auch die Art der Beschäftigung wird so übermittelt. Nachfolgend einige der wichtigsten Angaben.

Versicherungsnummer

Die Versicherungsnummer ist ein aus Buchstaben und Ziffern bestehendes Ordnungskriterium zur Identifikation von versicherten Personen und wird von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) vergeben.

Die Versicherungsnummer hat folgenden Aufbau:

1. Bereichsnummer der Rentenversicherungsträger – 2 Stellen

2. Geburtsdatum (Tag, Monat, Jahr) – 6 Stellen

3. Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens – 1 Stelle

4. Seriennummer – 2 Stellen

5. Prüfziffer – 1 Stelle

In der Vergangenheit war dem Arbeitgeber bei Beschäftigungsaufnahme der SV-Ausweis (mit Versicherungsnummer) vorzulegen. Daneben existiert bereits seit 2016 ein elektronisches Abrufverfahren, über das Arbeitgeber die Versicherungsnummer direkt bei der DSRV (Datenstelle der Rentenversicherung) abrufen können.

Dieses elektronische Abrufverfahren hat sich in der betrieblichen Praxis bewährt und ist daher Anfang 2023 verpflichtend geworden für den Fall, dass die Arbeitnehmer ihre Versicherungsnummer nicht selbst mitteilen.

Betriebsnummer

Betriebe benötigen zur Meldung der bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer an die Sozialversicherung eine Betriebsnummer. Spätestens mit der Einstellung des ersten Beschäftigten (geringfügig oder sozialversicherungspflichtig Beschäftigte) ist eine solche Betriebsnummer erforderlich.

Sofern der Arbeitgeber für den Betrieb, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird, noch keine Betriebsnummer erhalten hat, muss diese beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit elektronisch beantragt werden.

Personengruppe

Die dreistelligen Personengruppenschlüssel ermöglichen die Dokumentation von Besonderheiten in der Beschäftigung bzw. der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe. So haben beispielsweise Auszubildende oder Werkstudenten eigene Personengruppenschlüssel.

Für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte ohne besondere Merkmale ist grundsätzlich der Personengruppenschlüssel 101 zu verwenden. Detaillierte Erläuterungen zu den Schlüsselzahlen/Personenkreisen finden sich in Anlage 2 des Gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.

Abgabegründe

Für die Dokumentation, zu welchem Anlass eine Meldung zur Sozialversicherung erstellt und übermittelt wird, sind so genannte Abgabegründe zu verwenden. Die Schlüsselzahlen für die Abgabegründe sind zweistellig. Treffen in einer Meldegruppe mehrere Tatbestände und damit Abgabegründe zu, ist immer der niedrigste Schlüssel zu verwenden.

Detaillierte Erläuterungen zu den Abgabegründen finden sich in den Anlagen 1 und 3 des Gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.

Beitragsgruppen

Der Beitragsgruppenschlüssel besteht aus vier Stellen, die sich wie folgt aufteilen.

1. Krankenversicherung

2. Rentenversicherung

3. Arbeitslosenversicherung

4. Pflegeversicherung

Detaillierte Erläuterungen zu den Beitragsgruppen finden sich in den Anlagen 1 und 16 des Gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.

Angaben zur Tätigkeit

Die Arbeitgeber haben – mittels des sogenannten Tätigkeitsschlüssels – auch Angaben über die Tätigkeit ihrer Beschäftigten nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Der Tätigkeitsschlüssel ist neunstellig und in jeder An-, Ab- und Jahresmeldung anzugeben.

Weitere Erläuterungen zum Tätigkeitsschlüssel finden sich in Anlage 5 des Gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.