Wahlmöglichkeit des Arbeitgebers
Seit Mitte 2023 erhalten Beschäftigte je nach Zahl und Alter der Kinder Abschläge beim Beitrag für die Pflegeversicherung. Die Umsetzung der je nach Kinderzahl unterschiedlichen Beitragssätze (Beitragsabschläge) ist für die Arbeitgeber und die Pflegekassen mit erheblichem Aufwand verbunden. Der Gesetzgeber hat daher einen Übergangszeitraum geschaffen, wonach
- die Beitragsabschläge so bald wie möglich zu berücksichtigen, spätestens
- aber bis zum 30. Juni 2025 zu erstatten sind.
Arbeitgeber dürfen für die Berücksichtigung der Kinderanzahl zur Feststellung des Beitragsabschlags auf die Bereitstellung des digitalen Nachweisverfahrens warten.
Vereinfachtes Nachweisverfahren bis 30. Juni 2025
Vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 gibt es ein vereinfachtes Nachweisverfahren. In diesem Übergangszeitraum gilt der Nachweis auch dann als erbracht, wenn Beschäftigte auf Anforderung des Arbeitgebers oder der Pflegekasse die erforderlichen Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern formlos mitteilen.
Vereinfachtes Verfahren
Die von den Beschäftigten auf Anforderung mitgeteilten Angaben über die berücksichtigungsfähigen Kinder dürfen Arbeitgeber ohne weitere Prüfung verwenden.
Beschäftigte müssen ihre unter 25-jährigen Kinder dem Arbeitgeber nur auf Verlangen mitteilen.
Auf die Vorlage konkreter Nachweise wird im Übergangszeitraum verzichtet.
Über die Form und den Inhalt der mitzuteilenden Angaben entscheidet der Arbeitgeber oder die Pflegekasse.
Digitales Nachweisverfahren ab 1. Juli 2025
Ab dem 1. Juli 2025 gibt es ein elektronisches Verfahren für Erhebung und Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Vorteil des digitalen Verfahrens: Bei einer Änderung der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder werden Arbeitgeber über das neue Verfahren proaktiv informiert. Sie müssen in den meisten Fällen also keine Nachweise mehr von den Beschäftigten anfordern.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist in dem zukünftigen elektronischen Verfahren die zentrale Datenquelle und hält die Daten der Meldebehörden und Finanzämter bereit.
In Ausnahmefällen sind die Daten des Bundeszentralamts nicht vollständig. Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder können über dieses Verfahren nicht erhoben werden. Das kann bei Stiefkindern der Fall sein. Hier müssen Arbeitgeber und Beschäftigte individuell reagieren. Beschäftigte sollten entsprechende Nachweise vorlegen, die der Arbeitgeber dann bei der Beitragsberechnung berücksichtigt.
Für die Berechnung der Beiträge zur Pflegeversicherung können Arbeitgeber also ab dem 1. Juli 2025 für die Erhebung und den Nachweis der entsprechenden Angaben zur Kinderanzahl auf die vom BZSt vorgehaltenen Daten zugreifen. Die technische Anbindung der Krankenkassen an das BZSt erfolgt über die Nutzung der Schnittstelle der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Weil die Arbeitgeber nicht über eine direkte Schnittstelle zur ZfA verfügen, werden sie über eine Schnittstelle, die bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) genutzt wird, technisch angebunden.
Neue Meldepflichten für Arbeitgeber
Ab dem 1. Juli 2025 haben Arbeitgeber bei Beginn und Ende einer pflegeversicherungspflichtigen Beschäftigung eine zusätzliche elektronische Meldung über ihr Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal an die DSRV zu erstatten.
Für neue Beschäftigte ist eine gesonderte Anmeldung für den digitalen Nachweis erforderlich. Das gilt auch für Beendigungen von Beschäftigungen. Daraufhin erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung sowie weitere proaktive Meldungen bei Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder.
Initialabruf für laufende Beschäftigungen
Für Bestandsfälle – also alle Beschäftigten, die schon vor dem 1. Juli 2025 beim Arbeitgeber in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen – hat der Arbeitgeber zum 1. Juli 2025 einen Initialabruf vorzunehmen, für den er bis zum 31. Dezember 2025 Zeit hat.
Arbeitgeber schließen mit diesem Abruf ein Abonnement für alle künftigen Informationen über den Elternstatus der Beschäftigten ab. Das heißt: Die Antwort des BZSt beinhaltet bei der Berücksichtigung für den Pflegeversicherungsbeitrag die chronologische Entwicklung der Kinderanzahl bis zum Wegfall des Kindes mit Ablauf des 25. Lebensjahres. Kommt ein berücksichtigungsfähiges Kind dazu oder fällt eines weg, erhält der Arbeitgeber automatisch eine Meldung.
