Änderungen bei der eAU kommen
Das eAU-Verfahren wird weiter ausgebaut. Zum 1. Januar 2025 werden folgende Verbesserungen eingeführt:
- Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert.
- Die Art und Dauer der Abwesenheit bei Arbeitsunfähigkeit wird noch detaillierter übermittelt.
- Besondere Fallgestaltungen, wie die teilstationäre Behandlung oder weitergeleitete Informationen einer anderen Krankenkasse, werden dargestellt. Sie verringern Rückmeldungen über fehlende Arbeitsunfähigkeitsnachweise.
- Zur Erhöhung der Datenqualität wird die Klärung von Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse dem Arbeitgeber mittels neuem Rückmeldegrund angezeigt.
- Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, erhält der Arbeitgeber dazu Informationen.
eAU-Verfahren auch für Arbeitgeber
(Zahn-)ärztliche Praxen und Krankenhäuser übermitteln elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen digital. Seit dem 1. Januar 2024 übermitteln Krankenhäuser auch tagesstationäre Behandlungen als eAU-Bescheinigungen.
Arbeitgeber und Steuerberatende sind seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die AU-Daten der Beschäftigten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen. Circa sechs Millionen Abrufe erfolgen durch Arbeitgeber beziehungsweise Steuerberatende monatlich.
Weiterhin gilt: Beschäftigte haben ihre Vorgesetzen unverzüglich über eine Krankheit zu informieren – daran ändert sich auch im eAU-Verfahren nichts.
Übrigens: Bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse die oder der Minijobbende versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Kompakt erklärt: der Film zur eAU
Der AOK-Film zeigt, wie das eAU-Verfahren in der Praxis funktioniert.
Technische Voraussetzung für eAU-Datenaustausch
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerberatenden ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Die Personalabrechnenden müssen deshalb mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten vom Kommunikationsserver denken beziehungsweise den Prozess automatisieren, da eine Löschung der bereitgestellten Rückmeldungen erfolgt. Seit dem 1. Januar 2024 erfolgt die Löschung erst nach 42 Tagen (zuvor nach 30 Tagen). Die eAU-Daten sind bei den Krankenkassen darüber hinaus gespeichert und können auch für zurückliegende Zeiten abgerufen werden.
In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt. Darüber hinaus übermitteln die (zahn-)ärztlichen Praxen die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen. Eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist daher frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Ausnahmen von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das verpflichtende Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, sofern die Leistung nicht von der Krankenkasse bezahlt wird und noch kein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur erfolgt ist (eine Änderung ist ab 2025 vorgesehen)
- Privat krankenversicherte Beschäftigte
- Minijobs in Privathaushalten
- Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine (zahn-)ärztliche Praxis im In- oder Ausland erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Vorteile der eAU
Das verpflichtende elektronische Verfahren bietet Arbeitgebern und Krankenkassen viele Vorteile:
- Die eAU kann sicherer und schneller an den Arbeitgeber und die Krankenkasse zugestellt werden.
- Das Verfahren zur Übermittlung der eAU entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber und die Krankenkasse.
- Die eAU beseitigt Medienbrüche und reduziert die Erstellungs- und Übermittlungskosten.
- Die eAU sorgt für die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen und sichert damit den korrekten Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.
Vorerkrankungsanfrage
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse der oder des Beschäftigten. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen mit dem Abgabegrund 41.
Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung vor.
- Die kumulierten AU-Zeiten (in den letzten zwölf Monaten) aller potenziellen Vorerkrankungen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit müssen mindestens 30 Tage ergeben.
Beispiel: Zulässige Vorerkrankungsanfrage
Es liegt eine bescheinigte Arbeitsunfähigkeit ab 31.8. vor. Der Arbeitnehmer war in den letzten sechs Monaten bereits mehrfach arbeitsunfähig:
- 1.6. bis 25.6.
- 3.5. bis 6.5.
- 5.4. bis 12.4.
Der Arbeitgeber stellt eine Vorerkrankungsanfrage.
Eine Vorerkrankungsanfrage darf erfolgen. Die AOK antwortet:
- 1.6. bis 25.6. Kennzeichen 1 anrechenbar
- 3.5. bis 6.5. Kennzeichen 1 anrechenbar
- 5.4. bis 12.4. Kennzeichen 2 nicht anrechenbar
Beginn der 12-Monats-Frist 3.5.
Die Krankenkasse hat zu prüfen, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer ausläuft.
Sie meldet die für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungen mit der Information, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind, und der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist an den betroffenen Arbeitgeber. Diese Rückmeldung erfolgt ebenfalls im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Die Rückmeldung durch die Krankenkasse erfolgt mit dem Abgabegrund 61.
Gesetzlich ausgeschlossen ist das Verfahren bei geringfügig Beschäftigten, da den Krankenkassen die Beschäftigungszeiten nicht vorliegen. Ausgenommen sind auch die privat Krankenversicherten.
Verbessertes eAU-Verfahren bei Kassenwechsel
Seit 1. April 2024 erleichtert eine neue Regelung Arbeitgebern den Abruf eAU ihrer erkrankten Beschäftigten: Wechselt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer während einer laufenden Krankschreibung die Krankenkasse, übermittelt die bisherige Krankenkasse die eAU-Daten im Rahmen des Datenaustausches DTA eAU jetzt aktiv an die neue Kasse.
Der geänderte Ablauf vermeidet Verzögerungen für Arbeitgeber beim Datenabruf der eAU. Liegen bei der neuen Krankenkasse noch keine Informationen zu einer eAU vor, werden Abfragen von Arbeitgebern automatisch an die bisherige Krankenkasse weitergeleitet. Es kann daher sein, dass Arbeitgeber auf eine einzige eAU-Abfrage Rückmeldungen von mehreren Krankenkassen bekommen.
