Beschäftigte melden und Jahresmeldungen erstatten
Schlüsselzahlen zu Anmeldungen
| Meldegrund | Schlüssel |
| Beginn der Beschäftigung | 10 |
| Krankenkassenwechsel | 11 |
| Beitragsgruppenwechsel | 12 |
| Sonstige Gründe | 13 |
| Sofortmeldung | 20 |
Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn
Nimmt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer eine Beschäftigung auf, in der mindestens in einem Sozialversicherungszweig Versicherungspflicht besteht, meldet der Arbeitgeber sie beziehungsweise ihn zur Sozialversicherung bei der Einzugsstelle an. Im Normalfall ist das die jeweilige Krankenkasse.
Ausnahmen:
- Privat krankenversicherte Beschäftigte werden bei der Krankenkasse gemeldet, bei der sie zuletzt versichert waren. War die Person noch nie bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert, kann der Arbeitgeber eine Krankenkasse als Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge wählen.
- Geringfügig Beschäftigte werden ausschließlich bei der Minijob-Zentrale angemeldet.
Bei einer Anmeldung ist das Datum des Beginns der Beschäftigung mit Tag, Monat und Jahr anzugeben.
Beispiel: Meldung bei Beschäftigungsaufnahme
Manuela Schulz, geboren am 15.8.1990, nimmt am 1.7.2024 eine Beschäftigung als Bankkauffrau auf. Sie ist Deutsche, hat keine weiteren Beschäftigungen und wohnt in der Baumallee 40 in 12345 Musterstadt.
Manuela Schulz ist in allen Zweigen versicherungspflichtig. Es erfolgt eine Anmeldung zum 1.7.2024 mit dem Meldegrund „10“.
Arbeitgeber geben eine Anmeldung ab, wenn zuvor wegen des Endes einer Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat eine Abmeldung vorgenommen worden ist und nun die Beschäftigung wieder beginnt.
Sofortmeldung
Die Arbeitgeber bestimmter Branchen sind verpflichtet, den Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung zu melden. Dadurch soll die Möglichkeit eingegrenzt werden, ein Beschäftigungsverhältnis so zu fingieren, als ob es erst am Überprüfungstag aufgenommen worden sei. Es handelt sich also um ein Instrument zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung. Die Daten stehen neben den Behörden der Zollverwaltung auch den Prüfdiensten der Rentenversicherung sowie den Unfallversicherungsträgern zur Verfügung.
Wirtschaftszweige mit Pflicht zur Sofortmeldung
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Zur Beurteilung der Zugehörigkeit ist die von der Bundesagentur für Arbeit vergebene Wirtschaftsklasse maßgebend. Auch Mischbetriebe sind verpflichtet, eine Sofortmeldung abzugeben.
Für eine Körperschaft (zum Beispiel Vereine oder Verbände) besteht keine Pflicht zur Abgabe einer Sofortmeldung, sofern diese überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke im Sinn der §§ 52 ff. AO verfolgt und dies von der zuständigen Finanzbehörde anerkannt ist.
Für die Sofortmeldung, die nicht die „normale“ Anmeldung ersetzt, gilt der Abgabegrund „20“. Besonderheit bei der Sofortmeldung: Sie ist direkt der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln. Dazu ist folgende Empfängerbetriebsnummer zu nutzen: 66667777.
Inhalte der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung beinhaltet unter anderem folgende Angaben:
- Familien- und Vorname
- Sozialversicherungsnummer, soweit bekannt, ansonsten die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwendigen Angaben (Tag und Ort der Geburt, Anschrift)
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Rückmeldung bei Fehlern in der Sofortmeldung
Bei Differenzen zwischen der Sofortmeldung und der sich daran anschließenden Anmeldung wird der Arbeitgeber von der DSRV maschinell darüber in Kenntnis gesetzt. Folgende Fallkonstellationen sind möglich:
- Es erfolgt eine Anmeldung, aber die Sofortmeldung liegt nicht vor.
- Die Sofortmeldung wird erst nach der Beschäftigungsaufnahme erstellt.
- Die Daten der Sofortmeldung und die der tatsächlichen Anmeldung stimmen nicht überein.
Mitführungspflicht
Die Beschäftigten in den genannten Wirtschaftszweigen sind verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen. Hierüber müssen die Arbeitgeber sie nachweislich und schriftlich aufklären und den Nachweis aufbewahren.
Nähere Informationen zur Sofortmeldepflicht finden sich auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung Bund.
Anmeldung von Saisonkräften
Saisonkräfte üben eine vorübergehende versicherungspflichtige Beschäftigung aus, die auf maximal acht Monate befristet ist. Sie kommen eigens für diese Tätigkeit aus dem Ausland nach Deutschland.
Um die Fortführung der Versicherung nach dem Ende der Beschäftigung besser beurteilen zu können, wurde für Saisonkräfte eine Kennzeichnungspflicht eingeführt. Der Arbeitgeber kennzeichnet alle Anmeldungen (Abgabegründe „10“ und „40“) von versicherungspflichtigen Saisonkräften im Feld „KENNZ-Saisonarbeitnehmer“ mit dem Kürzel „J“. Ansonsten bleibt das Feld leer. Diese Kennzeichnungspflicht gilt nicht für geringfügig Beschäftigte (Personengruppe 109 und 110) und auch nicht für Personen, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind (Personengruppe 190).
Erkennt die Krankenkasse anhand des Kennzeichens, dass es sich um eine Saisonkraft handelt, weist sie diese Beschäftigten nach Eingang der Anmeldung auf ihr Beitrittsrecht und ihre Nachweispflicht hin. So kann die Weiterversicherung nach Ende der Beschäftigung zu einem Zeitpunkt geklärt werden, zu dem sich die Saisonkraft in Deutschland aufhält.
Meldungen für geringfügig Beschäftigte (Minijobs)
Zuständig für Meldungen bei Minijobs ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, nicht die Krankenkasse der oder des Beschäftigten.
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Meldungen bei Beschäftigten im Übergangsbereich
Arbeitgeber melden für Beschäftigte mit regelmäßigen Entgelten im Übergangsbereich sowohl das reduzierte beitragspflichtige Arbeitsentgelt als auch das tatsächliche Entgelt.
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Stand
Zuletzt aktualisiert: 17.02.2025
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