eAU-Abruf richtig steuern
Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln (zahn-)ärztliche Praxen (Vertragsärztinnen und -ärzte) und Vertragskrankenhäuser elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) digital an die Krankenkassen. Neu hinzu kommen ab 1. Januar 2025 die Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen.
In der Praxis läuft der Abruf der eAU-Daten von Beschäftigten nicht immer reibungslos.
eAU-Abruf zum richtigen Zeitpunkt
Die häufigsten Fehler beim Abruf entstehen, weil Arbeitgeber die eAU zu früh oder mit einem falschen Termin abfragen.
- Ist die oder der Beschäftigte gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit (AU) erst bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen (Karenzzeit) von einer Ärztin oder einem Arzt feststellen zu lassen, ist die Abfrage frühestens ab dem fünften Kalendertag nach der gemeldeten AU durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer sinnvoll.
- Bei einer früheren vertraglichen Verpflichtung ist der Abruf ab dem zweiten Kalendertag nach der gemeldeten AU durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer sinnvoll.
Bei einem verfrühten Abruf meldet die Krankenkasse dem Arbeitgeber im Feld „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den Meldegrund „4 – Nachweis liegt nicht vor“ zurück. Der Arbeitgeber sollte zunächst abwarten, ob in den folgenden 14 Tagen die eAU-Zeit zum Abruf bereitgestellt wird. Die Anforderung der eAU ist nicht zu stornieren.
Das eAU-Verfahren im Überblick
- Beschäftigte haben ihren Arbeitgeber unverzüglich über eine AU und ihre voraussichtliche Dauer zu informieren.
- Arbeitgeber und Steuerberatende sind verpflichtet, die AU-Daten der Beschäftigten (gesetzlich Krankenversicherte) elektronisch von den Krankenkassen abzurufen.
- Bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss also wissen, bei welcher Krankenkasse die oder der Minijobbende versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
- Die Arbeitgeber senden den Krankenkassen die Anfragen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder über das SV-Meldeportal.
- Ein Abruf des elektronischen Abwesenheitsnachweises bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern
- für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bei dem anfragenden Arbeitgeber besteht oder bestand und
- die oder der Beschäftigte dem Arbeitgeber die abzurufende AU oder den stationären Aufenthalt sowie die voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.
- Die Krankenkasse übermittelt für den abgefragten Zeitraum eAU-Daten inklusive der dazugehörigen Rückmeldegründe.
Beispiel: Steuerung des Abrufs
Der Arbeitnehmer meldet sich bei seinem Arbeitgeber ab 26.4. krank. Der Arbeitgeber fragt die AU mit Datum 26.4. ab. Bei der AOK liegt die vom Arzt festgestellte AU vom 26.4. bis voraussichtlich 30.4. vor.
Der Arbeitgeber hat die eAU-Abfrage an die zuständige Krankenkasse übermittelt und dabei ein übereinstimmendes Beginndatum der AU gemeldet.
Da die Anfrage des Arbeitgebers im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ mit dem Beginn der AU bei der Krankenkasse übereinstimmt, wird die AU vom 26.4. bis 30.4. zum Abruf bereitgestellt.
Hinweis: Das Feld heißt bis Ende 2024 „AU_ab_AG“. In einigen Abrechnungsprogrammen wird das Feld oft anders bezeichnet.
Weiteres Beispiel zum Abruf des Erstnachweises
Die Arbeitnehmerin meldet sich bei ihrem Arbeitgeber ab 27.4. krank, da sie am 26.4. noch gearbeitet hat und am Nachmittag zum Arzt ging. Bei der AOK liegt die vom Arzt festgestellte AU vom 26.4. bis voraussichtlich 30.4. vor.
In diesem Beispiel hat der Arbeitgeber die eAU-Abfrage an die zuständige Krankenkasse übermittelt und dabei kein übereinstimmendes Beginndatum der AU gemeldet.
Erfolgt die Anfrage des Arbeitgebers im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ mit einem Beginn der AU, der nach dem Beginn bei der Krankenkasse liegt (hier 27.4. anstelle des 26.4.), wird durch die Krankenkasse jene AU zurückgemeldet, in deren Zeitraum das gemeldete „Abwesenheit_ab_AG“-Datum fällt. Es wird daher die AU vom 26.4. bis 30.4. zum Abruf bereitgestellt.
Der Zeitpunkt für die Prüfung, welche AU oder welcher stationäre Aufenthalt maßgebend ist, wird nicht durch den Versand der Anforderung, sondern durch die Angaben im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ festgelegt. Hierdurch ist es möglich, die eAU zu dem Zeitpunkt abzurufen, zu dem der Arbeitgeber diese benötigt. Die eAU kann deshalb auch für zurückliegende Zeiträume abgerufen werden.
Im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ ist durch den Arbeitgeber der Beginn des Zeitraums der Abwesenheit anzugeben, auf den sich die Anforderung bezieht. Hierbei ist
- bei einer Abwesenheit mit vorheriger Arbeitsfähigkeit regelmäßig der erste Tag der von der oder dem Beschäftigten gemeldeten AU oder des stationären Aufenthalts beim Arbeitgeber, oder
- bei einer fortdauernden Abwesenheit im Anschluss an das Ende einer Krankmeldung oder einem fortdauernden stationären Aufenthalt der erste Tag nach dem Ende der bisher vorliegenden eAU anzugeben.
eAU-Abruf bei Folgebescheinigungen
Jeder bescheinigte AU-Zeitraum ist vom Arbeitgeber oder einem Bevollmächtigten (zum Beispiel Steuerberatende) separat abzufragen. Sofern kein passender Zeitraum einer AU oder eines stationären Aufenthalts festgestellt wird, prüft die Krankenkasse, ob innerhalb von fünf Tagen nach dem vom Arbeitgeber angefragten Abwesenheitsdatum (Feld Abwesenheit_ab_AG) eine AU (oder ein stationärer Aufenthalt) bei der Krankenkasse vorhanden ist.
Bei Überschneidung mehrerer AU-Zeiträume sind mehrere AU-Meldungen auf eine Anfrage möglich. Liegen der Krankenkasse mehrere inhaltsgleiche AU vor (etwa mehrfach übermittelte eAU oder sowohl als eAU als auch im Ersatzverfahren übermittelte Nachweise von einer ärztlichen Praxis), werden diese Daten durch die Krankenkassen gefiltert und dem Arbeitgeber nur einmalig übermittelt. Ziel der Prüfung ist: Der Bestand des Arbeitgebers soll mit dem der Krankenkasse übereinstimmen.
Beispiel zum Abruf bei Folgenachweis
Der Arbeitnehmer meldet sich bei seinem Arbeitgeber ab 24.4. arbeitsunfähig. Bei der AOK liegt die vom Arzt festgestellte AU vom 26.4. bis voraussichtlich 28.4. vor. Der Arbeitnehmer geht am 28.4. erneut zum Arzt und lässt sich weiter krank schreiben bis zum 7.5. Bei der AOK liegt eine Folgebescheinigung ab dem 29.4. bis voraussichtlich 7.5. vor.
In diesem Beispiel hat der Arbeitgeber einen Zeitraum mit einem AU-Beginn (24.4.) vor dem Beginn bei der Krankenkasse (26.4.) abgefragt. Zudem wird die AU bis zum 7.5. verlängert.
Erfolgt die Anfrage des Arbeitgebers im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ mit einem AU-Beginn, der vor dem Beginn bei der Krankenkasse liegt (hier 24.4.), prüft die Krankenkasse, ob eine AU innerhalb von fünf Tagen in die Zukunft ab dem vom Arbeitgeber gemeldeten „Abwesenheit_ab_AG“ begonnen hat. Die Krankenkasse übermittelt daher die AU vom 26.4. bis 28.4.
Wird der Arbeitnehmer weiter krankgeschrieben, ruft der Arbeitgeber die Folgebescheinigung einen Tag nach dem Ende der Erstbescheinigung ab, also ab dem 29.4. Die Krankenkrasse übermittelt dem Arbeitgeber den AU-Zeitraum der Folgebescheinigung vom 29.4. bis 7.5.
