Elektronischer Datenaustausch und SV-Meldeportal
Für die elektronische Datenübertragung sind nur systemgeprüfte Programme zugelassen, die alle Anforderungen an Datenschutz und Übertragungssicherheit erfüllen. Eine Möglichkeit der Datenübertragung ist seit Oktober 2023 das neue SV-Meldeportal. Darüber können Arbeitgeber zuverlässig Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) und weitere Bescheinigungen und Meldungen an die Sozialversicherungsträger übermitteln.
SV-Meldeportal löst sv.net ab
Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die ausschließlich mit einem Browser ausgeführt wird. Es führt – wie schon sv.net – keine Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Angaben durch, sondern dient dem elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen.
Bei der Neuentwicklung wurden die gesetzlichen Regelungen nach dem Vierten Sozialgesetzbuch und nach dem AAG für den elektronischen Datenaustausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen berücksichtigt.
Ziel ist eine dauerhafte, allgemein zugängliche, elektronisch gestützte und systemgeprüfte Ausfüllhilfe für den Austausch zwischen Sozialversicherungsträgern, den Arbeitgebern und auch den Selbstständigen anzubieten.
Das SV-Meldeportal im Video erklärt
Schauen Sie sich die Registrierung und weitere Funktionen des SV-Meldeportals im Erklärvideo an.
Sichere Registrierung
Arbeitgeber und Selbstständige können sich beim SV-Meldeportal nur über ein sogenanntes ELSTER-Organisationszertifikat registrieren und anmelden, das sie über das „Einheitliche Unternehmenskonto“ beantragen.
Hintergrund ist der mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) zu schaffende Portalverbund, über den künftig Verwaltungsleistungen beantragt und Informationen beziehungsweise Daten ausgetauscht werden können. Dazu hat der IT-Planungsrat des Bundes die ELSTER-ID beziehungsweise ELSTER-Organisationszertifikate als sicheres Mittel zu Identifizierung bestimmt. Je Unternehmen können mehrere ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden.
Für Anwenderinnen und Anwender, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen und nicht über ein solches ELSTER-Unternehmenskonto verfügen (zum Beispiel ausländische Unternehmen und Selbstständige sowie Beschäftigte), wird alternativ auch das BundID-Konto für die Registrierung und Anmeldung angeschlossen.
Mit dem ELSTER-Organisationszertifikat erfolgt dann die eigentliche Registrierung am SV-Meldeportal. Nach Angabe der entsprechenden Daten erhält der oder die Anwendende ein Vertretungsberechtigungsschreiben mit einem persönlichen Freischaltcode. Mit der erneuten Anmeldung im SV-Meldeportal und der Eingabe des Freischaltcodes wird die Registrierung abgeschlossen.
Zur Registrierung am SV-Meldeportal ist ein vollständig neuer Registrierungsprozess zu durchlaufen, der mehrere Tage in Anspruch nimmt. Daher sollte frühzeitig ein ELSTER-Organisationszertifikat beantragt oder die Nutzung eines bereits vorhandenen Zertifikats organisatorisch geregelt werden.
Neue Funktionen
Online-Datenspeicher
Mit dem SV-Meldeportal können Unternehmen ihre Daten in einem zentralen, sicheren, vor dem Zugriff von Unbefugten geschützten Online-Datenspeicher vorhalten. Diese Daten können später auch für die Betriebsprüfung genutzt werden. Die Firmen- und Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen werden für die Dauer von maximal fünf Jahren verschlüsselt gespeichert. Der Online-Datenspeicher befindet sich auf den Server-Systemen in den Rechenzentren der ITSG.
Komplexe Mandantenverwaltung möglich
Anwendenden, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, steht eine strukturierte Mandantenverwaltung mit Historienführung zur Verfügung. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Dienstleistende, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen.
So können Arbeitgeber eine Steuerberatung oder andere Dienstleistende für einen frei bestimmbaren Zeitraum per Mandat mit der Abgabe von Meldungen, Beitragsnachweisen, Anträgen und Bescheinigungen beauftragen. Aufgrund der Zuordnung zur Betriebsnummer können Arbeitgeber aber selbst vollständig über ihre Daten verfügen.
In der Folge kann auch eine nachfolgend beauftragte Steuerberatung oder ein anderes Dienstleistungsunternehmen auf diese Daten zugreifen.
Komfortable Personalverwaltung mit Historie
Mit dem SV-Meldeportal steht auch eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers zur Verfügung.
Für die Mitarbeitenden eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Diese können dann in den Meldungen verwendet werden.
Zudem werden die in Meldungen für die Mitarbeitenden erfassten Daten automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. So ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.
Kosten der Nutzung des SV-Meldeportals
Entsprechend der gesetzlichen Regelungen dürfen die Nutzenden des SV-Meldeportals in angemessenem Umfang an den Kosten der Datenübermittlung beteiligt werden. Daher ist für die Nutzung des SV-Meldeportals eine Gebühr zu entrichten.
Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei Anwendungsgruppen für eine Laufzeit von 36 Monaten im Voraus erhoben:
- 36 Euro für den Austausch von Meldungen für eine Betriebsnummer und
- 99 Euro für den Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern.
Die angegebenen Beträge verstehen sich als Netto-Beträge jeweils zuzüglich der entsprechend gültigen Mehrwertsteuer.
Alle Nutzenden jeder Anwendungsgruppe können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen.
Im Jahr 2024 ist die Nutzung kostenfrei, wenn sich Nutzende bis zum 30. September 2024 registrieren. Erst ab 1. Januar 2025 ist für diese Anwendenden die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig.
Grundlagen des elektronischen Datenaustauschs
Gesetzlicher Rahmen zum Datenaustausch
DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise dürfen nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Datenträger, von Hand ausgefüllte Formulare oder Ausdrucke auf Papier sind nicht zulässig.
Um auch kleinen und Kleinstunternehmen den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen zu ermöglichen, stellen die Sozialversicherungsträger eine Ausfüllhilfe – das SV-Meldeportal – zur Verfügung. Dazu sind sie gesetzlich verpflichtet.
Programme zum elektronischen Datenaustausch
Meldungen und Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge werden mittels Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen erstellt und auch maschinell übermittelt. Voraussetzung für die Teilnahme an der maschinellen Übermittlung ist eine genaue Prüfung.
Diese Prüfung führt die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) durch.
Die ITSG vergibt allen Entgeltabrechnungsprogrammen nach erfolgreicher Prüfung ein Zertifikat und eine Identifikationsnummer. Mit dieser Nummer werden alle Datenlieferungen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen versehen. Damit wird für Arbeitgeber und Krankenkassen sichergestellt, dass der Datenaustausch mit höchster Qualität erfolgt. Eine Liste der systemgeprüften Programme ist online abrufbar.
Technische und fachliche Änderungen zum 1. Juli 2024
Aufgrund von Verfahrensänderungen wurden an mehreren Formularen Anpassungen vorgenommen (insbesondere bei den Arbeitsbescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit).
Das SV-Meldeportal ist nach den gesetzlichen Vorgaben verpflichtet, alle Inhalte freizuschalten, die als Basismodul oder Zusatzmodul nach dem aktuellen Rechtsstand in den elektronischen Meldeverfahren zur Verfügung stehen. Da die beiden Verfahren „Anforderung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung“ und „Elektronischer Abruf der zuständigen Krankenkasse“ in den gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung in der Fassung vom 1. Juli 2024 noch nicht vorgesehen sind, werden diese Verfahren zunächst nicht im SV-Meldeportal angeboten. Dies geschieht erst mit der endgültigen Genehmigung der Grundsätze.
Firmenadministratoren können für die eigenen Benutzenden, die zu ihrer Betriebsnummer registriert sind, den Zugriff auf die eigene Betriebsnummer beziehungsweise auf die Betriebsnummer(n) von Mandatsfirmen über die Firmenverwaltung einschränken (siehe Beschreibung).
Beschreibung zur Einschränkung des Zugriffs auf Betriebsnummern
Mit dem 1. Juli 2024 ist es für Firmenadministratoren möglich, im SV-Meldeportal für die Benutzenden der eigenen Betriebsnummer die Zugriffsrechte auf die eigene Betriebsnummer oder auf die Betriebsnummern aller aktiven, gültigen Mandate einzuschränken. Für Firmenadministratoren selbst kann der Zugriff nicht beschränkt werden. Die Einschränkung kann über eine Auswahlliste in der Benutzerverwaltung vorgenommen werden.
- Diese erreichen Sie über „Verwaltung → Firma → Benutzerverwaltung → Aktionen „Bearbeiten“.
- Wenn die Nutzenden ausgewählt sind, ist in den Benutzendendaten das Kästchen „Benutzer auf Betriebsnummer einschränken“ zu aktivieren.
- In der Liste, die sich dann öffnet, sind alle Betriebsnummern enthalten, auf die aktuell der Zugriff beschränkt ist.
- Per Default ist diese Liste immer leer. Das bedeutet, dass ein Benutzer oder eine Benutzerin nach dem Anlegen zunächst auf alle Betriebsnummern Zugriff hat.
- Über den Button „Betriebsnummer hinzufügen“ öffnen Sie die Liste mit allen Betriebsnummern, für die eine Zugriffsbeschränkung möglich ist.
- Markieren Sie in dieser Liste alle Betriebsnummern, für die der Zugriff für den oder die Benutzenden eingeschränkt werden soll.
- Über das Kästchen in der Kopfzeile der Liste (neben dem Feld „Betriebsnummer“) werden alle Betriebsnummern aus der Liste aktiviert. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn die Firma viele aktive Mandate hat, dem Benutzer oder der Benutzerin aber der Zugriff nur auf einzelne Betriebsnummer gewährt werden soll.
- Haben Sie die Auswahl abschließend bearbeitet, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Auswahl hinzufügen“.
- Ihnen wird nun die Auswahlliste aller gewählten Betriebsnummern zur Prüfung angezeigt.
- Über „Aktionen“ können Sie in diesem Schritt versehentlich gewählte Betriebsnummern aus der Auswahl entfernen.
- Um die Zugriffsbeschränkung final zu aktivieren, bestätigen Sie dies bitte über den Button „Eingaben speichern“.
Hinweis: Die Sperrung des Zugriffs kann auch wieder über die Aktionen „Löschen“ ganz rechts in der betreffenden Zeile entfernt werden.
Seit dem 24. Juni 2024 weitere Einschränkungen in sv.net
Abruf von Rückmeldungen für alle Fachverfahren nur noch über das SV-Meldeportal.
Erfahren Sie mehr über die Details.
Stand
Zuletzt aktualisiert: 26.06.2024
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