Elektronischer Datenaustausch und SV-Meldeportal

Seit 5. September 2024 steht das neue Verfahren BUB „Anforderung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung“ im SV-Meldeportal zur Verfügung. Das Dokument dient als Nachweis für pünktliche Zahlungen der Sozialversicherungsbeiträge und wird etwa bei öffentlichen Ausschreibungen verlangt.

Arbeitgeber beantragen die Unbedenklichkeitsbescheinigung seit Jahresbeginn 2024 grundsätzlich nur noch digital. Auch die Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt elektronisch.

Seit 5. September 2024 steht das neue Verfahren AZK „Elektronischer Abruf der zuständigen Krankenkasse“ im SV-Meldeportal zur Verfügung. Der Arbeitgeber gibt die Sozialversicherungsnummer der oder des Beschäftigten an und erhält innerhalb von 24 Stunden eine automatische Rückmeldung durch den GKV-Spitzenverband. Daraus wird ersichtlich, ob und bei welcher Krankenkasse die Person gemeldet ist.

Mit dem SV-Meldeportal können Unternehmen ihre Daten in einem zentralen, sicheren, vor dem Zugriff von Unbefugten geschützten Online-Datenspeicher vorhalten. Diese Daten können später auch für die Betriebsprüfung genutzt werden. Die Firmen- und Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen werden für die Dauer von maximal fünf Jahren verschlüsselt gespeichert. Der Online-Datenspeicher befindet sich auf den Server-Systemen in den Rechenzentren der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG).

Anwendenden, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, steht eine strukturierte Mandantenverwaltung mit Historienführung zur Verfügung. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Dienstleistende, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen.

So können Arbeitgeber eine Steuerberatung oder andere Dienstleistende für einen frei bestimmbaren Zeitraum per Mandat mit der Abgabe von Meldungen, Beitragsnachweisen, Anträgen und Bescheinigungen beauftragen. Aufgrund der Zuordnung zur Betriebsnummer können Arbeitgeber aber selbst vollständig über ihre Daten verfügen.

In der Folge kann auch eine nachfolgend beauftragte Steuerberatung oder ein anderes Dienstleistungsunternehmen auf diese Daten zugreifen.

Mit dem SV-Meldeportal steht auch eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers zur Verfügung.

Für die Beschäftigten eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer erfasst. Diese können dann in den Meldungen verwendet werden.

Zudem werden die in Meldungen für die Beschäftigten erfassten Daten automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. So ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.

Firmenadministrierende können für die Benutzenden, die zu ihrer eigenen Betriebsnummer registriert sind, den Zugriff darauf beschränken. Ebenso ist eine Beschränkung auf die Betriebsnummer(n) von Mandatsfirmen über die Firmenverwaltung möglich. Die Einschränkung kann über eine Auswahlliste in der Benutzerverwaltung vorgenommen werden.

Hinweis: Die Sperrung des Zugriffs kann auch wieder über die Aktionen „Löschen“ ganz rechts in der betreffenden Zeile entfernt werden.

Für Firmenadministrierende selbst kann der Zugriff nicht beschränkt werden.

Entsprechend der gesetzlichen Regelungen dürfen die Nutzenden des SV-Meldeportals in angemessenem Umfang an den Kosten der Datenübermittlung beteiligt werden. Daher ist für die Nutzung des SV-Meldeportals eine Gebühr zu entrichten.

Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei Anwendungsgruppen für eine Laufzeit von 36 Monaten im Voraus erhoben:

• 36 Euro für den Austausch von Meldungen für eine Betriebsnummer und
• 99 Euro für den Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern.

Die angegebenen Beträge verstehen sich als Netto-Beträge jeweils zuzüglich der entsprechend gültigen Mehrwertsteuer.

Alle Nutzenden jeder Anwendungsgruppe können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen.

Im Jahr 2024 ist die Nutzung kostenfrei, wenn sich Nutzende bis zum 30. September 2024 registrieren. Erst ab 1. Januar 2025 ist für diese Anwendenden die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig.

DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise dürfen nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Datenträger, von Hand ausgefüllte Formulare oder Ausdrucke auf Papier sind nicht zulässig.

Um auch kleinen und Kleinstunternehmen den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen zu ermöglichen, stellen die Sozialversicherungsträger eine Ausfüllhilfe – das SV-Meldeportal – zur Verfügung. Dazu sind sie gesetzlich verpflichtet.

Meldungen und Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge werden mittels Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen erstellt und auch maschinell übermittelt. Voraussetzung für die Teilnahme an der maschinellen Übermittlung ist eine genaue Prüfung.

Diese Prüfung führt die ITSG durch.

Die ITSG vergibt allen Entgeltabrechnungsprogrammen nach erfolgreicher Prüfung ein Zertifikat und eine Identifikationsnummer. Mit dieser Nummer werden alle Datenlieferungen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen versehen. So ist für Arbeitgeber und Krankenkassen sichergestellt, dass der Datenaustausch mit höchster Qualität erfolgt. Eine Liste der systemgeprüften Programme ist online abrufbar.