Doppelversicherungen vermeiden
Bei grenzüberschreitenden Beschäftigungen innerhalb der EU, des EWR und in der Schweiz regeln die europäischen Verordnungen zur Koordinierung der sozialen Sicherheit, welche Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit bei sogenannten grenzüberschreitenden Sachverhalten gelten. Ziel der Verordnungen ist es, Doppelversicherungen oder Lücken in der sozialen Sicherung zu vermeiden („Kollisionsnormen“). Nach dem Brexit gelten die Regelungen auch für das Vereinigte Königreich weiter.
Bei zeitlich befristeten Auslandseinsätzen innerhalb Europas aufgrund eines in Deutschland fortbestehenden Beschäftigungsverhältnisses handelt es sich um Entsendungen und das deutsche Recht gilt unter bestimmten Voraussetzungen weiter.
A1-Entsendebescheinigung
Um die Fortgeltung des deutschen Sozialversicherungsrechts innerhalb Europas nachweisen zu können, wird eine A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse durch den Arbeitgeber oder den Selbstständigen beantragt. Sie wird im Ausland bei der dortigen Beschäftigungsstelle und bei Kontrollen vorgelegt.
Für jede Entsendung ist grundsätzlich im Voraus bei der zuständigen Krankenkasse eine Entsendebescheinigung zu beantragen. Bei nicht gesetzlich krankenversicherten Beschäftigen wird der Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung oder bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt. Auch für kurze und kurzfristige Entsendungen ins EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Eine zeitliche Toleranzgrenze gibt es nicht.
Eine Entsendung liegt daher bei jeder Dienstreise in das EU-Ausland vor. Der oder die Beschäftigte ist auch hier zur Mitführung einer A1-Bescheinigung verpflichtet. Nur in Einzelfällen kann ausnahmsweise im Nachhinein die A1-Bescheinigung beantragt und den Kontrollbehörden zugänglich gemacht werden.
Brexit: A1-Bescheinigungen weiter möglich
Das Vereinigte Königreich hat die EU zum 31. Januar 2020 verlassen. Seit 1. Januar 2021 gilt zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich ein Handels- und Kooperationsabkommen, das vorsieht, die bislang geltenden Regelungen bis zu 15 Jahre weiter anzuwenden. Auch für Entsendungen in das Vereinigte Königreich können daher weiterhin A1-Bescheinigungen auf Grundlage der üblichen Voraussetzungen beantragt werden. Das elektronische A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren ist also weiterhin anwendbar.
Voraussetzungen für eine Entsendung
Für eine Entsendung in die EU/EWR/Schweiz/Vereinigtes Königreich müssen folgende vier Voraussetzungen vorliegen:
1. Der oder die Beschäftigte muss bei einem Unternehmen, das gewöhnlich in einem EU/EWR-Mitgliedstaat beziehungsweise in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich tätig ist, beschäftigt sein und vom Unternehmen dorthin entsandt werden.
Gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten
Mehrfach Erwerbstätige sind Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr EU/EWR-Mitgliedstaaten oder der Schweiz beschäftigt oder selbstständig tätig sind.
Für sie gilt das Sozialversicherungsrecht des Staats, in dem sie wohnen, wenn sie einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit auch im Wohnstaat ausüben. Als wesentlich gilt hierbei bereits ein Anteil von mindestens 25 Prozent der gesamten Arbeitszeit beziehungsweise des gesamten Arbeitsentgelts.
Ist dies nicht der Fall, gelten die Vorschriften des Staats, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
Entscheidungen über das anzuwendende Recht für mehrfach Erwerbstätige, die in Deutschland wohnen, trifft grundsätzlich die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA). Sie stellt die A1-Bescheinigung aus.
2. Die voraussichtliche Dauer dieser Tätigkeit darf 24 Monate nicht überschreiten.
Befristung auf 24 Monate
Nach europäischem Recht der Verordnung (EG) 883/2004 gilt das Recht des Heimatstaats im Rahmen einer Entsendung nur fort, wenn die voraussichtliche Einsatzdauer 24 Monate nicht überschreitet. Dazu muss eine konkrete Befristung im Voraus vorliegen. Sie kann sich aus vertraglichen Regelungen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten oder aus vertraglichen Regelungen zwischen den beteiligten Unternehmen in den EU/EWR-Mitgliedstaaten/in der Schweiz oder aus der Eigenart der Aufgabe, zum Beispiel Fertigstellung eines Bauprojekts, ergeben.
Beispiel: Befristung
Ein Unternehmen in Deutschland schickt eine Arbeitnehmerin vom 1.7.2024 bis 30.6.2025 nach Belgien. Vom 1.7.2025 bis 30.6.2026 wird die Arbeitnehmerin in den Niederlanden eingesetzt. In der Zeit vom 1.7.2026 bis 30.6.2027 arbeitet die Beschäftigte in Portugal.
Im gesamten Zeitraum vom 1.7.2023 bis 30.6.2026 gelten die deutschen Rechtsvorschriften für die Arbeitnehmerin, weil es sich um jeweils neue Entsendungen handelt.
Stellt sich bei einer Entsendung von unter 24 Monaten im Lauf der Zeit heraus, dass der Einsatz der Beschäftigten im Ausland länger dauern wird als ursprünglich vorgesehen, kann der Entsendezeitraum auf maximal 24 Monate korrigiert werden.
Ausnahmevereinbarung
Ab dem Beginn des 25. Monats sind die Rechtsvorschriften des Entsendestaats (Heimatstaats) grundsätzlich nicht mehr anzuwenden. Eine Verlängerung des Entsendezeitraums über 24 Monate hinaus ist generell nicht möglich. Allerdings gibt es – um einen Wechsel der anzuwendenden Rechtsvorschriften zu vermeiden – die Möglichkeit, eine Ausnahmeregelung zu vereinbaren.
Sollte es im Einzelfall notwendig sein, eine solche Ausnahmeregelung in Anspruch zu nehmen, wendet sich der Arbeitgeber an die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA), damit diese eine eventuelle Ausnahmevereinbarung in die Wege leiten kann.
3. Der Beschäftigte darf keine andere entsandte Person ablösen.
Ablöseverbot
Die Entsendung einer Person kann nur im Zeitraum von bis zu 24 Monaten durchgeführt werden. Der oder die Beschäftigte muss dann nach Deutschland zurückkehren oder für ihn oder sie gilt zukünftig das ausländische Sozialversicherungsrecht.
Wird nun nach dem Ende des Entsendezeitraums ein anderer Arbeitnehmer beziehungsweise eine andere Arbeitnehmerin entsandt, um die Stelle des oder der zuvor Entsandten zu übernehmen, beginnt für diesen Arbeitnehmer oder diese Arbeitnehmerin kein neuer Entsendezeitraum. Mit diesem Ablöseverbot soll verhindert werden, dass die Entsendezeiträume unzulässig verlängert werden, beziehungsweise dass Unternehmen zum Beispiel im Rotationsverfahren mit verschiedenen entsandten Beschäftigten Dauerarbeitsplätze errichten. Eine Ausnahme hiervon gibt es nur dann, wenn infolge Krankheit oder Kündigung der ursprünglich entsandten Mitarbeitenden eine Ablösung durch andere Beschäftigte erfolgt. In diesem Fall darf der ursprünglich vorgesehene Entsendezeitraum der abgelösten Person nicht überschritten werden.
Beispiel:
Frau A. wird als Ingenieurin von einem deutschen Unternehmen für die Zeit vom 1.7.2025 bis 30.6.2026 nach Estland entsandt. Ab 1.7.2026 übernimmt Herr B. für das deutsche Unternehmen die Aufgaben in Estland.
Für Herrn B. gilt ab 1.7.2026 estnisches Recht. Eine Entsendung für Herrn B. liegt nicht vor, weil die Ablösung einer entsandten Person nicht zulässig ist.
4. Es darf keine unzulässige Entsendung vorliegen.
Besonderheiten bei Aussetzung oder Unterbrechung einer Entsendung
Im Fall von Entsendungen können verschiedene Ursachen dazu führen, dass ein Einsatz im Ausland verschoben oder unterbrochen wird. Wird eine Entsendung für voraussichtlich nicht länger als zwei Monate unterbrochen und verschiebt sich das Ende des Auslandseinsatzes nicht nach hinten, bleibt die ausgestellte A1-Bescheinigung gültig. Eine Information durch den Arbeitgeber über die Unterbrechung ist nicht erforderlich.
Verschiebt sich das Ende des Entsendezeitraums oder beträgt der Unterbrechungszeitraum mehr als zwei Monate, ist in der Regel eine neue Entsendebescheinigung zu beantragen. Auch ein Abbruch einer Entsendung ist dem zuständigen Sozialversicherungsträger, der die A1-Bescheinigung ausgestellt hatte, anzuzeigen. Ebenso, wenn eine geplante Entsendung nicht durchgeführt wurde.
Beispiel: Verlängerung einer Entsendung
Ein Unternehmen in Deutschland schickt einen Arbeitnehmer für die Zeit vom 1.9.2024 bis 31.8.2025 nach Spanien. Im Juli 2025 stellt sich heraus, dass das Projekt erst zum Jahresende abgeschlossen werden kann.
Im gesamten Zeitraum vom 1.9.2024 bis 31.12.2025 gelten die deutschen Rechtsvorschriften für den Arbeitnehmer. Im Juli 2025 wird für den Zeitraum vom 1.9.2024 bis 31.12.2025 eine neue digitale A1-Bescheinigung ausgestellt.
Umlagen
Beschäftigte, die während eines vorübergehenden Auslandsaufenthalts bei Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben und deren Arbeitsverhältnis im Inland aufrecht erhalten wird, werden bei der Ermittlung der Arbeitnehmeranzahl für die Umlage U1 berücksichtigt.
Für die Bemessung der Umlagen zu U1 und U2 sowie für die Insolvenzgeldumlage sind auch die Entgelte entsandter Beschäftigter zu berücksichtigen, wenn für sie die deutschen Rechtsvorschriften zur sozialen Sicherung gelten.
Entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen
Die Europäische Union regelt mit der EU-Entsenderichtlinie arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen für Entsendungen. Deutschland hat die Regelungen mit einer am 30. Juli 2020 in Kraft getretenen Reform des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AentG) in nationales Recht umgesetzt und hat damit die überarbeitete EU-Entsenderichtlinie fristgerecht umgesetzt. Seit diesem Zeitpunkt gelten die entsprechenden EU-Vorgaben. Insbesondere wurde der Schutz entsandter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erweitert.
Auch soll damit das Lohn- und Sozialdumping eingedämmt werden, das bisher durch die unterschiedlichen Lohn- und Sozialstandards innerhalb der Europäischen Union aufgetreten ist. Aufgrund des Prinzips „gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ sind deutsche Unternehmen, die Beschäftigte ins EU-Ausland entsenden, an die Lohnvorschriften und Arbeitsbedingungen des Aufnahmestaats oder Gastlandes gebunden. Dieser Grundsatz gilt umgekehrt entsprechend für nach Deutschland entsandte Beschäftigte. Davon ausgenommen ist nur der Straßenverkehrssektor, da für Mitarbeitende im Speditionswesen gesonderte Regelungen gelten.
Seitdem gilt in Deutschland für Beschäftigte ausländischer Unternehmen, dass allgemeinverbindliche Tarifverträge, die höhere Tariflöhne als die Mindestentgelte in den Branchen vorsehen, auch für entsandte Beschäftigte angewandt werden müssen.
Weitere Regelungen:
- EU-Unternehmen, die in Deutschland aktiv werden, sind verpflichtet, die entsendebedingten Kosten für Unterkunft, Reisekosten oder Verpflegung nach den Regeln des Herkunftslandes zu tragen.
- Aufwandserstattungen oder Entsendezulagen, also alle Zahlungen, die die Beschäftigten erhalten, um tatsächlich angefallene entsendebedingte Kosten auszugleichen, dürfen nicht mehr auf den Lohn angerechnet werden.
- Damit entsandte Arbeitskräfte unter angemessenen Bedingungen untergebracht werden, gelten Mindeststandards der Arbeitsstättenverordnung auch für ausländische Beschäftigte.
Bei einer länger als zwölf Monate andauernden Entsendung gelten nach Ablauf dieser Zeit für Beschäftigte alle in Deutschland (oder im jeweiligen EU-Gastland) vorgeschriebenen Arbeitsgesetze mit Ausnahme der betrieblichen Altersversorgung. Das gilt auch für tarifvertraglich verbindliche Arbeitsbedingungen. In begründeten Ausnahmefällen können Arbeitgeber eine Fristverlängerung bei der zuständigen Behörde der Zollverwaltung um sechs Monate auf dann insgesamt 18 Monate beantragen. Diese Vorgabe der EU-Entsenderichtlinie stimmt allerdings nicht mit der sozialversicherungsrechtlich möglichen Entsendedauer von 24 Monaten innerhalb der EU überein.
Im Übrigen gelten die Regelungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes auch für Leiharbeitnehmer mit Ausnahme von Erstmontage- und Einbauarbeiten, die nur bis zu acht Tage dauern.
Informationspflichten
Seit 1. August 2022 gibt es insbesondere bei der Entsendung von Beschäftigten für Arbeitgeber erweiterte Informationspflichten aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen und der entsprechenden Änderungen im Nachweisgesetz (§ 2 Abs. 2 und 3 NachwG).
Sofern Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung länger als 4 aufeinanderfolgende Wochen im Ausland erbringen, müssen sie in einer Niederschrift informiert werden über
- das Land (beziehungsweise die Länder), in dem die Arbeit geleistet wird sowie die geplante Dauer,
- die Währung, in denen die Entlohnung erfolgt,
- sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
- die Angabe, ob eine Rückkehr des Beschäftigten vorgesehen ist und gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr.
Diese Vorgaben sind auch dann zu erfüllen, wenn der Auslandseinsatz in mehreren Ländern erfolgt, solange keine zeitliche Unterbrechung eintritt. Kurze Inlandsaufenthalte außerhalb der Arbeitsleistungserbringung (wie zum Beispiel Wochenendaufenthalte am Wohnsitz in Deutschland) gelten hierbei nicht als zeitliche Unterbrechung und sind unerheblich.
Wenn die Entsendung in den Anwendungsbereich der EU-Entsenderichtlinie fällt, müssen zusätzlich noch folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden:
- die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nach dem Recht des Staates beziehungsweise der Staaten, in dem beziehungsweise in denen die Arbeit geleistet wird, Anspruch hat,
- der Link zu der offiziellen nationalen Webseite des Aufnahmestaates nach dem Binnenmarkt-Informationssystem (IMI).
Haben Beschäftigte aufeinanderfolgende Arbeitsaufträge in unterschiedlichen Ländern, können diese zusätzlichen Angaben bezüglich aller Arbeitsaufträge zusammengefasst werden.
Meldepflichten bei Entsendungen in Europa
Eine Reihe Staaten in Europa hat besondere Regeln erlassen, die Arbeitgeber zu beachten haben, wenn sie Beschäftigte in diese Länder entsenden.
Meldepflicht in Belgien
In Belgien müssen alle ausländischen Beschäftigten, Selbstständigen und Personen im Praktikum ihre Tätigkeit über das Internetportal limosa.be registrieren. Jede Entsendung nach Belgien muss vor Beginn der Tätigkeit auf diesem Portal angemeldet werden.
Unmittelbar danach wird eine LIMOSA-1-Empfangsbescheinigung ausgestellt. Die Meldepflichtigen müssen diese Bescheinigung in Belgien stets mit sich führen und auf Verlangen jederzeit vorlegen können. Dauert die Tätigkeit länger als gemeldet, muss eine neue Meldung vorgenommen werden, die vor Ablauf der ursprünglich gemeldeten Dauer erfolgen muss. Die LIMOSA-Meldepflicht ist gesetzlich vorgeschrieben, befreit den ausländischen Arbeitgeber aber nicht von der Verwendung des A1-Formulars zur Klärung der Frage, welches Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist.
Entsendungen nach Schweden
Nach Schweden entsandte Personen und eine Kontaktperson müssen beim schwedischen Amt für Arbeitsschutz gemeldet werden. Seit dem 30. Juli 2020 muss jeder Arbeitseinsatz spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme in Schweden gemeldet werden. Die Regelung, dass Arbeiten im Umfang von bis zu fünf Tagen nicht gemeldet werden müssen, entfällt.
Kontrollen in Österreich
In Österreich gilt seit 1. Januar 2017 das Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz. Damit werden in der Transport- und Beförderungsbranche verstärkt Kontrollen durchgeführt, bei denen die Vorlage der A1-Bescheinigung gefordert wird. Konnte die A1-Bescheinigung nicht rechtzeitig beschafft werden, ist ein Nachweis, dass sie beantragt wurde, zusammen mit anderen Unterlagen, aus denen die Anmeldung zur deutschen Sozialversicherung ersichtlich ist, vorzulegen.
Kontrollen in Frankreich
In Frankreich können seit 1. April 2017 Geldstrafen verhängt werden, wenn die Rechtsvorschriften eines anderen EU-Mitgliedstaats gelten und dies nicht durch Vorlage einer A1-Bescheinigung nachgewiesen werden kann. Von der Geldstrafe wird abgesehen, wenn nachgewiesen wird, dass die Bescheinigung bereits beantragt wurde. Sie ist dann innerhalb von zwei Monaten nach Durchführung der Kontrolle vorzulegen. Vor Beginn eines grenzüberschreitenden Einsatzes in Frankreich ist vom Arbeitgeber eine Onlinemeldung vorzunehmen. Außerdem muss für die Dauer der Entsendung ein Vertreter in Frankreich benannt werden, der die Verbindung zu den Behörden gewährleistet.
