Beiträge - Nachweis und Zahlung der Beiträge

Beitragsschuldner

Die Zahlung der Beiträge erfolgt grundsätzlich durch den Arbeitgeber. Dabei gilt diese Zahlungspflicht sowohl für die Arbeitgeber- als auch für die Arbeitnehmeranteile. Der Arbeitgeber hat auch die Umlagen für die Entgeltfortzahlungsversicherung, die Pauschalbeiträge für Minijobber und die Insolvenzgeldumlage zu zahlen.

Lohnabzugsverfahren

Die vom Arbeitnehmer zu tragenden Beitragsanteile behält der Arbeitgeber vom Bruttoentgelt ein. Ist dieser Lohnabzug für einen Entgeltabrechnungszeitraum unterblieben, kann der Arbeitgeber dies nachholen. Sofern der Arbeitgeber dies zu vertreten hat (Regelfall), kann dieser Lohnabzug nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen nachgeholt werden.

Liegt kein Verschulden des Arbeitgebers vor, kann der Abzug auch für einen längeren Zeitraum nachgeholt werden, zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer seine Auskunfts- und Vorlagepflichten gegenüber dem Arbeitgeber grob fahrlässig oder vorsätzlich nicht erfüllt hat.

Ein nachträglicher Abzug ist ohne zeitliche Befristung möglich, wenn der Arbeitnehmer den Beitrag allein zu tragen hat, zum Beispiel den Beitragszuschlag in der Pflegeversicherung.

Zuständige Einzugsstelle

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist an die Einzugsstelle zu entrichten. Zuständige Einzugsstelle ist die Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Besteht keine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse, ist die Krankenkasse zuständig, bei der der Arbeitnehmer zuletzt versichert war. War der Arbeitnehmer noch nie gesetzlich krankenversichert, kann der Arbeitgeber eine Einzugsstelle bestimmen. Hierfür gilt das allgemeine Krankenkassenwahlrecht. Somit kann der Arbeitgeber sich für die AOK entscheiden.

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind die Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) zu entrichten.

Nachweis der Beiträge

Der Arbeitgeber hat der zuständigen Einzugsstelle die Höhe der abzuführenden Beiträge in Form eines Beitragsnachweises nachzuweisen. Der Beitragsnachweis ist der Einzugsstelle ausschließlich in elektronischer Form und spätestens 2 Tage vor der Fälligkeit der Beiträge, also am fünftletzten Bankarbeitstag zu übermitteln.

Der Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn der jeweiligen Stichtage der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle bereits um 0.00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Insofern sollte die Übermittlung des Beitragsnachweises bereits am Vortag erfolgen.

Fälligkeit der Beiträge

Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt zu bemessen sind, sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist.

Sind den Arbeitgebern zu dieser Zeit nicht alle relevanten Fakten zur Beitragsbemessung bekannt, ist entweder eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld vorzunehmen oder auf die Werte des Vormonats zurückzugreifen. Ein eventuell verbleibender Restbetrag ist stets mit der nächsten Beitragszahlung zu entrichten und nachzuweisen. Eine Korrektur der bisher nachgewiesenen Beiträge ist nicht vorgesehen.

Weiterleitung der Beiträge

Die Krankenkasse als Einzugsstelle leitet alle Beitragszahlungen unmittelbar weiter. Die Krankenversicherungsbeiträge werden, einschließlich der Beiträge, die sich aus dem Zusatzbeitragssatz in der Krankenversicherung ergeben, an den Gesundheitsfonds – eingerichtet beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) – weitergeleitet. Die Pflegeversicherungsbeiträge werden der Pflegekasse als Sondervermögen zur Verfügung gestellt und auch hier ist das BAS Verwalter dieser Beiträge.

Die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge werden unmittelbar an diese Versicherungsträger abgeführt; die Insolvenzgeldumlage erhält die BA. Die Umlagebeträge für die Entgeltfortzahlungsversicherung werden in getrennten Finanztöpfen ebenfalls als Sondervermögen geführt.