Ziff. 5.6. RS 2024/01, Aufbewahrung von Nachweisen

(1) Der Nachweis über die Elterneigenschaft und der Nachweis über die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder sind von der beitragsabführenden Stelle zusammen mit den übrigen Unterlagen, die für die Zahlung der Pflegeversicherungsbeiträge relevant sind, aufzubewahren (vgl. auch § 8 Absatz 2 Satz 1 Nummer 11 BVV). Ein Vermerk "als Nachweis hat vorgelegen . . ." ist nicht ausreichend. Der Nachweis ist für die Dauer des die Beitragszahlung zur Pflegeversicherung begründenden Versicherungsverhältnisses von der beitragsabführenden Stelle aufzubewahren und darüber hinaus bis zum Ablauf von weiteren 4 Kalenderjahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für die Mitteilungen und die Dokumentation von Mitteilungen im vereinfachten Nachweisverfahren (vgl. Ausführungen unter Abschnitt 5.3).

(2) Die Aufbewahrung der Unterlagen bei den Rentenversicherungsträgern wird nach den für die Archivierung von Akten geltenden Regeln vorgenommen. Soweit bei dem Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder auf Unterlagen zurückgegriffen werden soll, die der beitragsabführenden Stelle bereits vorliegen, ist eine gesonderte zusätzliche Aufbewahrung bei den für die Beitragszahlung zur Pflegeversicherung begründenden Unterlagen nicht notwendig. Ist der Nachweis gegenüber der Pflegekasse zu erbringen, trifft die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten die Pflegekasse. Hierbei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung im Sinne des § 110a SGB IV zu beachten.