Expertenforum - Sachbezüge

Sehr geehrtes Expertenteam,

ein Mitarbeiter, der im November seinen 65. Geburtstag hatte, hat im Zusammenhang dem persönlichen Anlass Geschenke im Wert von 60 € erhalten.

Der Kauf von Blumen etc. wurde im Januar gekauft und dem Mitarbeiter ausgehändigt.

1. Ist es Pflicht die Aushändigung von Gutscheinen (Sachbezüge) etc. auf der Abrechnung mit aufzuführen oder ist es ausreichend pro Monat eine Liste zu führen, wo die Mitarbeiter hierzu aufgeführt sind, so dass ein Prüfer sehen kann, inwieweit die Grenzen eingehalten wurden?

2. Das persönliche Ereignis war im November --> der Kauf der Blumen etc. im Januar. Wenn die Aufführung auf der Lohnabrechnung vorgenommen wird --> muss dies im November aufgeführt werden oder tatsächlich in dem Monat, wo dies dem Mitarbeiter ausgehändigt wurde? Hätte der Mitarbeiter z.B. im Januar noch sein 10jähriges Jubiläum, so würde er durchaus die 60 € überschreiten, sollte tatsächlich auch für den 65. Geburtstag der Januar ausschlaggebend sein.

3. Wir erhalten z. B. im allgemein die Listen für die Aushändigung von Gutscheinen (max. 50 € je Mitarbeiter im Monat) im Folgemonat z.B. Aushändigung der Gutscheine im Januar --> Erhalt der Listen im Februar. Wenn der Eintrag auf der Lohnabrechnung vorgenommen wird, so müssen wir dies auf die Abrechnung im Februar setzen mit dem Verweis "Enstehungsmonat 01.2025", da das Programm mit dieser Eingabe keine Rückrechnung erstellt, da es Entgelttechnisch zu keiner Änderung (Nachzahlung) kommt. Erhalten wir z.B. die Liste von Februar schon vorzeitig, so dass diese für die Abrechnung mit angesetzt werden kann, würde es hier zu einem Problem kommen, wenn die 50 € zweimal aufgeführt werden? Mit dem Entstehungsmonat erfolgte jedoch eine klare Zuordnung für welchen Monat dies zutrifft.

Unklar ist, wie die Zuordnung tatsächlich zu erfolgen hat, damit die Aufführung für Prüfungen klar darzulegen ist.

Für eine Rückmeldung - vorab besten Dank.

PersobueroSC

Sehr geehrter Fragesteller,

zu den Fragen dürfen wir (in der dortigen Nummerierung) mitteilen:

1.

Persönliche Aufmerksamkeiten an Beschäftigte müssen nicht in der Lohnabrechnung aufgeführt werden. Notwendig ist eine Dokumentation, die individuell für den jeweils Beschäftigten eine Prüfung des Vorgangs ermöglicht (Nachweis des Aufwands und Zuordnung zum einzelnen Arbeitnehmer).

2.

Lohnsteuerlich erfolgt die Zuordnung auf den Monat des Zuflusses (Aushändigung der persönlichen Aufmerksamkeit). Dies gilt auch dann, wenn der maßgebliche Anlass (hier: Geburtstag) in ein anderes Kalenderjahr fällt.

3.

Für die nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG nicht zu versteuernden Sachbezüge ist die Erfassung im Lohnkonto (mit Zuordnung auf den Zufluss-Monat) prinzipiell notwendig. Nach § 4 Abs. 3 Satz 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung soll das Betriebstätten-Finanzamt Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht für diese Sachbezüge zulassen, wenn "durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass die" Bagatellgrenzen (EUR 50,00 monatlich) "nicht überschritten werden". Bei Inanspruchnahme dieser Erleichterung empfiehlt es sich, vorab mit dem Betriebsstätten-Finanzamt abzuklären, ob/dass die angewendeten "betrieblichen Regelungen und Überwachungsmaßnahmen" anerkannt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht