Sehr geehrtes Expertenteam,
wir betreiben einige Filialen und beschäftigen dort als Hausmeister Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Es kommt immer wieder vor, dass z.B. zur Pflege der Grünanlagen eigene Werkzeuge (Rasentrimmer, Heckenschere, Motorsense,...) verwendet werden oder auch der eigene Autoanhänger zum Abtransport von Grüngut herangezogen wird. Diese Vorgehensweise ist für uns kostengünstiger und effektiver, als wenn entsprechende Werkzeuge (ggf. für mehrere Filialen) angeschafft, gepflegt, gewartet, gereinigt etc. werden müssten. Die Kosten für diesen Materialeinsatz (Verschleiß, Benzin,...) werden vom Mitarbeiter geschätzt und bewegen sich in der Regel zwischen 5 € - 20 € im Monat. Es gibt jedoch keine genauen Aufzeichnungen darüber, wann und wie lange welches Gerät verwendet wurde. Eine derartige Dokumentation ist in der Praxis nicht darstellbar. Können derart pauschal genannte Beträge als Werkzeuggeld im Sinne des § 3 Nr. 30 EStG steuerfrei an den AN erstattet werden? Wie ermittelt man bei solchen Kleingeräten die nach den Vorschriften des EStG für eine steuerfreie Kostenerstattung geforderte "regelmäßige AfA" bzw. "übliche Betriebs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungskosten"?
