Die AOK NordWest bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Mitarbeitenden-App „AOK NeWs“ (nachfolgend auch „Mitarbeitenden-App“ oder „App“ genannt) zur Nutzung an.

Die Mitarbeitenden-App bietet eine integrierte Kommunikationsplattform, die allen Mitarbeitenden des Unternehmens gebündelt und unabhängig von einem Zugang zum firmeninternen Intranet Informationen zur Verfügung stellt. Mit der App ist ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf die dort zur Verfügung gestellten Informationen möglich. Dadurch soll die interne Kommunikation verbessert und der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens optimiert werden. Die nachfolgend beschriebenen Funktionen werden sukzessive implementiert und stehen nicht alle zur Verfügung.

Nutzung der App

Die Nutzung der Mitarbeitenden-App ist freiwillig. Der passwortgeschützte Bereich der App darf nur von Mitarbeitenden der AOK NordWest genutzt werden. Mitarbeitende erhalten über einen sicheren Sign-Up-Prozess einen personalisierten Zugang. Für den Registrierungsprozess notwendige Informationen werden den Mitarbeitenden der AOK NordWest zur Verfügung gestellt. Die App-Nutzenden dürfen zu keinem Zeitpunkt das Konto oder die Zugangsdaten eines anderen Nutzenden verwenden. Der Zugriff auf die App darf Dritten nicht gestattet oder ermöglicht werden. Die Nutzenden müssen die Redaktion (NeWsAppTeam@nw.aok.de) sofort informieren, wenn der Verdacht einer unberechtigten Nutzung des eigenen Kontos oder eines unberechtigten Zugriffs des eignen Passworts besteht.

Die App kann über das betriebliche oder private Smartphone sowie über die Browser-Version genutzt werden. Es wird empfohlen, das verwendete Smartphone über einen Zugriffscode, Fingerabdruckscan bzw. Face-ID zu schützen. Die Nutzenden sind bei einer Nutzung auf dem privaten Mobiltelefon dafür verantwortlich, dass im eigenen Bereich die technischen Voraussetzungen für den Zugang zur App geschaffen und aufrechterhalten werden, insbesondere hinsichtlich der eingesetzten Hardware, Betriebssystemsoftware sowie der Verbindung zum Internet. Im Falle der Weiterentwicklung der App obliegt es den Nutzenden, nach Information durch den Anbieter die notwendigen Anpassungsmaßnahmen bei dem von ihm eingesetzten privaten Mobiltelefon vorzunehmen. Eine Nutzung der App ist ausschließlich aufgrund dieser Bedingungen zulässig. Diese Nutzungsbedingungen können im Einzelfall durch weitere Bedingungen ergänzt, modifiziert oder ersetzt werden. Durch Aufnahme der Nutzung wird die Geltung dieser Nutzungsbedingungen in ihrer jeweiligen Fassung akzeptiert.

Kennwort und Passwort

Der Nutzername entspricht der dienstlichen E-Mail-Adresse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Die Nutzenden erhalten ein vordefiniertes Passwort. Das Passwort muss beim ersten Login vom Nutzenden geändert werden. Um die Sicherheit des Unternehmensnetzwerkes nicht zu gefährden, darf das Passwort nicht dem Windows-Kennwort entsprechen. Das Kennwort muss mindestens aus 8 Zeichen und zwei Zeichentypen bestehen. Mit Abschluss der Registrierung werden die angegebenen Daten (Name, Vorname und die dienstliche E-Mail-Adresse) in das persönliche Nutzerprofil der App geladen. AOK NordWest erhebt, speichert und nutzt Daten ausschließlich zum Zwecke der Bereitstellung des Angebots. Weitere Information zum Datenschutz, insbesondere Ihre Rechte, finden Sie in der Datenschutzerklärung der App.

Nutzung der App / Vertraulichkeit

Bei den Inhalten im passwortgeschützten Bereich der App handelt es sich um interne Unternehmensinformationen. Die Weitergabe dieser Informationen an Außenstehende ist nicht gestattet. Es gelten die adäquaten Vereinbarungen der Mitarbeitenden der AOK NordWest. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch die AOK NordWest aufgrund der von Nutzenden eingetragenen bzw. nicht eingetragenen Informationen sowie der individuellen App-Nutzung erfolgt nicht.

Pflichten und Verantwortlichkeit

Mit dem Download und der Nutzung der Mitarbeitenden-App verpflichten sich die Mitarbeitenden, dass sie:

• alle Maßnahmen unterlassen, die die Sicherheit und Stabilität der Mitarbeitenden-App gefährden könnten, insbesondere nicht unbefugt Informationen oder Daten abrufen, in die Software der Mitarbeitenden-App eingreifen, in Datennetze des Anbieters eindringen und keine Viren, Trojaner oder sonstigen Schadprogramme übermitteln.
• die Mitarbeitenden-App nur zu den oben beschriebenen Zwecken einsetzen
• im Rahmen der Nutzung der Mitarbeitenden-App nicht gegen Gesetze, Verordnungen oder sonstige Rechtsnormen verstoßen, insbesondere durch Übermittlung oder durch Verlinkung entsprechender Inhalte, die Urheberrechte, Kennzeichenrechte, Persönlichkeitsrechte oder andere Rechte Dritter verletzen oder gegen sonstiges Recht verstoßen,
• Benutzer-IDs und Passwörter sowie sonstige Zugangsdaten geheim zu halten und nicht an unberechtigte Dritte weitergeben,
• durch geeignete und den aktuellen Anforderungen entsprechende Maßnahmen vor dem Zugriff durch Dritte schützen und den internen Ansprechpersonen (die AOK NeWs-App-Redaktion) unverzüglich unterrichten, wenn der Verdacht besteht, dass Benutzernamen oder Passwörter oder sonstige Zugangsdaten nicht berechtigten Personen bekannt geworden sein könnten.
• bei der Einstellung von Informationen durch Nutzende sind die bestehenden dienstlichen Regelungen, insbesondere zur arbeitsrechtlichen Vertraulichkeit, zum Geheimnisschutz und zum Datenschutz zu beachten.

Aktive Teilnahme an der App

Es gibt die Möglichkeit, zu chatten. Im eigenen Profil können Mitarbeitende unter anderem ein aktuelles Profilbild hinterlegen. Stellen Mitarbeitende ein Profilfoto ein, so muss es sich um ein (weitestgehend) aktuelles Profilfoto der jeweiligen Person handeln, auf dem das Gesicht gut zu erkennen ist. Kinderfotos, Comicbilder, Landschaftsaufnahmen ohne eine Person oder ähnliches sind nicht zulässig. Alle Nutzenden müssen das Recht auf die Verwendung des Fotos haben. Für die von Einzelpersonen selbsterstellten Inhalte ist allein und umfassend die Person verantwortlich. Nutzende verpflichten sich, AOK NordWest von sämtlichen Ansprüchen Dritter freizustellen, die aufgrund des hochgeladenen Inhalts gestellt werden. Eine inhaltliche Prüfung der selbsterstellten Inhalte auf ihren Wahrheitsgehalt wird von der AOK NordWest nicht vorgenommen.

Netiquette und Respekt

Alle Nutzenden erklären sich damit einverstanden, andere Meinungen und Ansichten zu respektieren. Beleidigungen, Diffamierungen, üble Nachrede und Ähnliches gegen andere Nutzende oder andere natürliche oder juristische Personen oder Institutionen sind strikt untersagt. Es dürfen keine Inhalte, die beleidigend, belästigend, verleumderisch, hasserregend, gewaltverherrlichend, obszön, in jeglicher Form jugendgefährdend, vulgär, rassistisch, menschenverachtend, diskriminierend, bedrohlich sind oder sonst gegen geltendes Recht in der Bundesrepublik Deutschland oder die guten Sitten verstoßen, veröffentlichen werden. Jegliche gegen vorstehende Verhaltensregeln verstoßende Nutzung stellt einen schweren Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen dar. Die AOK NordWest behält sich für diese Fälle das Recht vor, Inhalte, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, zu entfernen.

Push-Benachrichtigung

Nutzende der App können über die Push-Funktion über neue Beiträge und Chatmitteilungen informiert werden. Alle Nutzenden können über die Einstellungen (Zahnrad) in der App auswählen, ob die App Push-Nachrichten versenden soll oder nicht.

Abmeldung/ Deaktivierung des Nutzerkontos

Besteht kein Arbeitsverhältnis mehr, so erlischt das Zugangsrecht. Der Zugang zur App wird nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses automatisch deaktiviert. Nach Abschluss des Prozesses erhält die Person eine Bestätigung über die erfolgte Abmeldung.

Rechte der AOK NordWest

Die AOK NordWest behält sich das Recht vor, Einträge, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, ohne weitere Begründung zu löschen.

Ansprechpersonen

Bei Fragen steht Ihnen die Redaktion (NeWsAppTeam@nw.aok.de) gern zur Verfügung.