Fragen & Antworten zu: Digitale Anwendungen

In 2025 wird für alle gesetzlich Versicherten automatisch eine elektronische Patientenakte (ePA) angelegt. Diese digitale Akte enthält Ihre medizinischen Dokumente, wie Arztbriefe, Befunde oder Medikationspläne. Sie müssen sich nicht aktiv anmelden, das übernimmt Ihre AOK für Sie. Der Zugriff erfolgt über die „AOK Mein Leben“-App auf Ihrem Smartphone oder über einen Desktop-Client am Computer oder Laptop.

Falls Sie keine elektronische Patientenakte wünschen, können Sie jederzeit der Anlegung oder Nutzung der ePA widersprechen. Dieser Widerspruch muss gegenüber Ihrer AOK erfolgen. Sie sind nicht verpflichtet, einen Grund für Ihren Widerspruch anzugeben, und können den Widerspruch jederzeit wieder zurückziehen, wenn Sie die ePA später doch nutzen möchten. Alle Informationen zum Opt-out haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Kinder unter 16 Jahre können Sie auf den folgenden Wegen für die ePA registrieren: in einer AOK-Geschäftsstelle Ihrer zuständigen AOK, mittels Post-Ident-Verfahren in einer Post-Filiale oder aus der „AOK Mein Leben“-App heraus mit Hilfe der „AOK Ident App“. Um die Identität Ihres Kindes zu bestätigen, benötigen Sie für die Registrierung die elektronische Gesundheitskarte (eGK) Ihres Kindes und die zugehörige PIN. Auch ein elektronischer Personalausweis, eine eID-Karte oder der Aufenthaltstitel können zur Identitätsprüfung genutzt werden, wenn Ihr Kind eines dieser Dokumente besitzt. Der Registrierung eines minderjährigen Kindes müssen die Erziehungsberechtigten grundsätzlich zustimmen. Das Kind muss zum Zeitpunkt der Registrierung bei der AOK krankenversichert und im Besitz einer gültigen eGK sein.

Möchten Sie sich für Ihre ePA von einer anderen Person vertreten lassen, erteilen Sie in den Einstellungen der ePA im Menüpunkt „Vertretungen“ eine neue Berechtigung. Dafür wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer der Vertretung benötigt.

Wenn Sie jemanden vertreten möchten, müssen Sie im Vorfeld von dieser Person berechtigt werden. Um eine zu vertretende Person hinzuzufügen, wählen Sie auf dem Startbildschirm „Vertretung für Angehörige“ aus. Als Vertretung können Sie Dokumente und Freigaben verwalten und Protokollierungen einsehen.

Es ist nicht zwingend nötig, dass Sie als Vertretung selbst eine eigene elektronische Patientenakte (ePA) haben. Es reicht aus, wenn Sie sich mit Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und dem dazugehörigen PIN in Ihrer App (beispielsweise der „AOK Mein Leben“-App) anmelden, um die Vertretungsfunktion wahrzunehmen.

Hinweis: In der aktuellen Version, ist eine Vertretung nur zwischen den Akten desselben Betreibers möglich. Der Betreiber von „AOK Mein Leben“ ist IBM. Zusätzlich benötigt die Vertretung ein Aktenkonto. Ab Juli 2025 wird eine anbieterübergreifende Vertretung möglich sein und der Vertreter braucht für eine Vertretung kein eigenes Aktenkonto mehr.

Durch das Hinzufügen der Vertretung bekommt die Person folgende Rechte innerhalb Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA):

• Dokumente lesen
• Dokumente bearbeiten
• Dokumente löschen
• Neue Dokumente hochladen
• Dokumente medizinischen Einrichtungen freigeben

Die Stellvertretung ist grundsätzlich zeitlich und inhaltlich unbeschränkt, kann aber von Ihnen in den ePA-Einstellungen jederzeit widerrufen werden.

Mit dem Einlesen Ihrer eGK erhalten Fachpersonen oder medizinische Einrichtungen automatisch 90 Tage Zugriff auf Ihre ePA, Apotheken für 3 Tage. Die Zugriffsrechte basieren auf gesetzlich verbindlichen Regelungen, welche Sie in der „AOK Mein Leben“-App einsehen können. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie einzelne Ärzte, Ärztinnen oder Einrichtungen blockieren oder den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken, sodass diese nur für Sie sichtbar sind.

Mit dem Einlesen Ihrer eGK erhalten medizinische Einrichtungen für 90 Tage automatisch Zugriff auf bestehende Dokumente Ihrer ePA. Zusätzlich können Sie Berechtigungen auch manuell erteilen. Klicken Sie dafür im Bereich „Zugriffe“ Ihrer ePA auf „Fachpersonen und medizinische Einrichtungen“ und anschließend auf „Neu hinzufügen“. Im nächsten Schritt können Sie die zu berechtigende Fachperson oder medizinische Einrichtungen suchen und einen vorgegebenen Zeitraum auswählen. Dieser Zeitraum kann jederzeit angepasst werden. Anschließend hat die Fachperson oder die medizinische Einrichtung Zugriff auf Ihre Dokumente.

Ist eine Berechtigung abgelaufen, kann die betreffende medizinische Einrichtung nicht mehr auf die jeweiligen Daten und Dokumente in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) zugreifen und Ihnen auch keine neuen Daten oder Dokumente einstellen. Die Einrichtung erscheint dann auch nicht mehr in dem Bereich „Zugriffe“.

Im Bereich „Zugriffe“ können Sie jederzeit einsehen, welche Fachpersonen und medizinischen Einrichtungen Zugriff auf die Dokumente Ihrer ePA haben und für wen der Zugriff entzogenen oder blockiert wurde.

Sie können den Zugriff auf Ihre ePA für Fachperson oder eine medizinische Einrichtung jederzeit blockieren. Haben Sie den Zugriff entzogen, hat die Fachperson oder die medizinische Einrichtung keinen Zugriff mehr auf bestehende Dokumente. Um dies wieder zu ermöglichen, muss die Blockierung von Ihnen aufgehoben werden. Wichtig: Der Zugriff wird durch das erneute Einlesen Ihrer eGK automatisch wieder erteilt.

Arztpraxen sind zur Dokumentation von Impfungen verpflichtet. Mit der Einführung des eImpfpasses haben Versicherte mit einer elektronischen Patientenakte (ePA) nun bei jeder Impfung die Wahl zwischen einem Eintrag im Papier-Impfpass oder in einem digitalen, dem eImpfpass. Beides gleichzeitig ist nicht vorgesehen. Eine einheitliche Dokumentation über alle Impfungen hinweg ist sinnvoll.

Die Ärztin oder der Arzt führen nach einem entsprechenden Vorgespräch die Impfung durch und dokumentiert sie im eImpfpass. Dazu gehören Angaben zur Impfung, zur Charge, ICD-10-Codes, Abrechnungsziffer und Dokumentationsziffer nach Schutzimpfungs-Richtlinie. Die Ärztin oder der Arzt signieren den Eintrag elektronisch. Anschließend speichern sie ihn in der ePA des Versicherten.

Nur Ihr Arzt oder Ihre Ärztin kann Ihren digitalen Impfpass mit Daten befüllen, ebenso das zahnärztliche Bonusheft, das Kinderuntersuchungsheft und den Mutterpass. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Impfungen im Bereich „Impfungen“ in der „AOK Mein Leben“-App einzutragen und entsprechende Hinweise zu Impflücken oder anstehende Auffrischungen zu bekommen.

Die elektronischen Patientenakte (ePA) hat eine Suchfunktion, mit der Sie Dokumente leichter finden. Geben Sie dafür im Suchfeld den betreffenden Begriff ein. Durchsucht werden alle Daten, die zu einem Dokument gehören wie der Titel, der Autor oder die Notizen. Das Dokument oder der Datensatz selbst wird nicht durchsucht. Die Suche lässt sich mithilfe der Filterfunktion eingrenzen.

Sie können alle Daten und Dokumente in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) löschen. Einzelne Dokumente können Sie in der Detail-Ansicht löschen. Für mehrere Dokumente empfiehlt sich die „Auswählen“-Funktion, über die Sie mehrere Dokumente markieren und löschen können. Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.

Auch berechtigte medizinische Einrichtungen können Dokumente in Ihrer ePA löschen, etwa wenn ein Dokument aktualisiert werden muss. Allerdings betrifft das nur die Daten und Dokumente, die von der betreffenden Praxis oder dem Krankenhaus eingestellt wurden.

Ein neues Dokument können Sie über den Hinzufügen-Button im unteren Bereich Ihrer ePA speichern.

Sie und teilnehmende medizinische Einrichtungen können derzeit folgende Dateitypen in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) speichern:

• .pdf (Adobe Portable Document Format)
• .jpg/.jpeg (Bildformat mit Komprimierung)
• .tiff (Bildformat)
• .bxt (einfaches Textformat)
• .docx (Microsoft Word)
• .xlsx (Microsoft Excel)
• .odt (OpenDocument Text)
• .ods (OpenDokument Tabellenkalkulation)
• .xml (strukturierte Daten in Form einer Textdatei)
• .hl7 (Standard für Datenaustausch im Gesundheitswesen)

Mit dem Upload werden diese Dateitypen in ein PDF-Format umgewandelt.

Sie können Dokumente bis maximal 25 MB in die elektronische Patientenakte (ePA) hochladen.

Sie können jedes Dokument aus Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) exportieren. Diese Funktion finden Sie in der jeweiligen Detailansicht Ihrer Dokumente. Sie können zwischen einem Export auf Ihrem Endgerät oder einem externen Speicherdienst auswählen.

Wichtiger Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus der ePA immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, wie soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sollten vermieden werden.

Bitte wenden Sie sich an das Support-Team Ihrer AOK. Die Kolleginnen und Kollegen schauen sich das Problem an und finden mit Ihnen gemeinsam eine Lösung.

Die ePA wird im Todesfall nach einem Jahr von der zuständigen AOK vollständig gelöscht.

Die Daten in der ePA sind verschlüsselt, nur die versicherte Person selbst kann darauf zugreifen. Um im Todesfall einen Zugriff zu ermöglichen, können ePA-Nutzende eine „Vertreterregelung“ in der „AOK Mein Leben“- App zu Lebzeiten hinterlegen. Alternativ ist der Zugriff auch durch Hinterlegen der PIN zur eGK mit dem Testament möglich.

Wenn Sie Ihr Passwort zum Onlineportal „Meine AOK“ vergessen haben, dann können Sie dies selbst zurücksetzen. Sie benötigen dafür Ihre Gesundheitskarte sowie weitere persönliche Daten. Nähere Informationen dazu, erhalten Sie unter Onlineportal und App „Meine AOK“.

Wenn sich Ihre Adresse nach einem Umzug geändert hat, können Sie diese einfach und schnell im Onlineportal „Meine AOK“ ändern. Dort haben Sie Zugriff auf alle Ihre persönlichen Daten und können diese jederzeit verwalten.

Damit Sie sich beim Onlineportal „Meine AOK“ anmelden können, um Ihre Adressdaten zu ändern, benötigen Sie ein entsprechendes Konto. Falls Sie noch kein Konto beim Onlineportal „Meine AOK“ besitzen, können Sie sich einfach registrieren – die Registrierung und Nutzung von „Meine AOK“ ist für Sie kostenfrei.

Zum Onlineportal „Meine AOK“

Falls Sie Hilfe bei der Registrierung für das Onlineportal „Meine AOK“ benötigen, wenden Sie sich gerne telefonisch an die für Sie zuständige AOK in der Nähe.

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