Elektronische Patientenakte (ePA): Zugriffsrechte und Daten verwalten

Röntgenbilder, Laborbefunde, Arztbriefe, Medikationspläne: Im Laufe der Zeit sammeln Versicherte viele Gesundheitsdaten. Viele dieser Dokumente lagern bisher an verschiedenen Orten wie Arztpraxen und Krankenhäusern oder existieren nur in Papierform. In der elektronischen Patientenakte ePA lassen sich künftig alle medizinischen Dokumente digital ablegen. Statt einer „Zettelwirtschaft“ haben Versicherte alle Unterlagen, die für die eigene Gesundheit wichtig sind, an einem Ort. Dort können sie Dokumente nachschlagen, jederzeit darauf zugreifen, wenn sie diese benötigen oder behandelnden Ärztinnen und Ärzten bereitstellen.

Versicherte können die ePA wie folgt nutzen:

• Mit dem Smartphone über die „AOK Mein Leben“-App
• Am PC mithilfe des Desktop Clients, voraussichtlich ab April 2025
• Offline, ohne Smartphone oder PC. Versicherte können sich in so einem Fall jederzeit an die Ombudsstelle der AOK wenden.

Die elektronische Patientenakte (ePA) enthält Ihre wichtigsten medizinischen Unterlagen. Mit dem Start der ePA steht allen Versicherten die Medikationsliste zur Verfügung. In dieser werden automatisch die Daten aller verordneten und eingelösten E-Rezepte erfasst. So haben alle Behandler und Behandlerinnen einen Überblick über die aktuelle Medikation des Patienten oder der Patientin. Darüber hinaus wird sich die ePA erst nach und nach mit relevanten Daten füllen. Die Gesundheitsdaten werden dabei über verschiedene Wege in der ePA abgelegt – und für eine bessere Übersicht in drei verschiedenen Dokumentenordnern unterteilt:

Ärzte und Ärztinnen erhalten automatisch Zugriff auf Ihre ePA, wenn Sie in der Praxis oder im Krankenhaus Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) auslesen lassen. Der Zugriff gilt dann für eine Dauer von 90 Tagen für die komplette Einrichtung. Apotheken haben eine Zugriffsdauer von 3 Tagen. 

Möchten Sie einer Praxis oder einer anderen Gesundheitseinrichtung diesen Zugriff nicht erlauben, können Sie das der betreffenden Einrichtung beim Einlesen der eGK direkt sagen. 

Zusätzlich können Sie über die „AOK Mein Leben“-App die Zugriffsdauer einzelner Einrichtung auf Ihre ePA selbst festlegen. Die Dauer kann individuell angepasst werden und ist von mindestens einem Tag bis unbegrenzt möglich. Versicherte ohne Smartphone können sich dafür an die Ombudsstelle der AOK wenden. 

Wichtig zu wissen: Die AOK hat keinen Zugriff auf Ihre ePA und kann die Daten Ihrer ePA auch nicht lesen oder herunterladen. Ebenso haben beispielsweise Apotheken, Pflegefachkräfte oder Hebammen nur einen begrenzten Zugriff auf Ihre ePA. Sie können lediglich die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen einsehen. Das ist von Beginn an gesetzlich geregelt.

Sie können den Zugriff auf Ihre ePA nicht nur zeitlich, sondern auch inhaltlich steuern. Wenn eine Praxis Ihre elektronische Gesundheitskarte einliest, erhält sie zunächst Zugang zu all Ihren in der ePA hinterlegten Daten – und kann diese einsehen, bearbeiten, herunterladen oder löschen.

Wünschen Sie das nicht, weil bestimmte Dokumente besonders sensible Informationen enthalten, können Sie den Zugriff mit der „AOK Mein Leben“-App für Fachpersonen und medizinische Einrichtungen blockieren.

Jeder Zugriff auf Ihre Daten wird in Ihrer ePA protokolliert. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wer Ihre Patientenakte einsieht oder Änderungen vornimmt. Über die Protokolleinsicht in der „AOK Mein Leben“-App sehen Sie unter anderem:

• Alle An- und Abmeldung berechtigter Nutzer und Nutzerinnen
• Berechtigungen, die Sie vergeben haben und wie lange diese gültig sind
• Dokumente, die von Ihnen oder berechtigten Ärzten und Ärztinnen aufgerufen, eingestellt, heruntergeladen oder gelöscht wurden

Versicherte ohne App können sich an die Ombudsstelle wenden, um Informationen zu ihren Protokolldaten zu erhalten.

Die gesetzlichen Krankenkassen stellen ihren Versicherten 2025 eine persönliche ePA zur Verfügung. Alle Versicherten, die bis Februar 2025 keinen Widerspruch eingelegt haben, erhalten automatisch eine ePA. Ihre Nutzung bleibt für Versicherte freiwillig. Wer keine ePA möchte, kann weiterhin Widerspruch bei seiner Krankenkasse einlegen.