Meldungen zur SV: der rechtliche Rahmen
Das Meldeverfahren zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist in den §§ 28a ff. SGB IV (sowie den ergänzenden Rechtsvorschriften) einheitlich für diese Zweige der Sozialversicherung geregelt.
Grundlage für die reibungslose Abwicklung des Meldeverfahrens ist die „Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung“ (DEÜV). Details zum Meldeverfahren werden regelmäßig in den Besprechungsergebnissen zum gemeinsamen Meldeverfahren des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung veröffentlicht.
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Pflichten von Arbeitgebern und Beschäftigten
Die Abgabe der Meldungen gehört zu den sozialrechtlichen Aufgaben des Arbeitgebers. Er hat alle in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten der zuständigen Krankenkasse zu melden. In mindestens einem der genannten Versicherungszweige muss der oder die Beschäftigte versicherungspflichtig sein.
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Eine Meldepflicht besteht darüber hinaus auch für Personen, die zwar in allen Sozialversicherungszweigen versicherungsfrei sind, für die der Arbeitgeber aber seinen Arbeitgeberbeitragsanteil zu entrichten hat. Beschäftigte müssen alle notwendigen Angaben machen und die Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Meldepflicht benötigt.
Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten mindestens einmal jährlich bis zum 30. April eines Jahres für alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen eine digital erstellte Bescheinigung zu übermitteln. Sie muss inhaltlich getrennt alle Daten wiedergeben, die der Arbeitgeber gemeldet hat.
Diese Bescheinigung ist nicht für die UV-Jahresmeldung, die GKV-Monatsmeldung und für Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind, zu erstellen.
Beauftragung Dritter: Meldungen durch Steuerberatende
Beauftragt ein Arbeitgeber einen Dritten, zum Beispiel ein Steuerberatungsbüro, mit der Entgeltabrechnung und der Wahrnehmung der Meldepflichten, haftet der Arbeitgeber weiterhin in vollem Umfang für die Erfüllung der Pflichten gegenüber dem jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger oder der berufsständischen Versorgungseinrichtung.
Einzugsstelle als Empfängerin
Annahmestelle für die Meldung zur Sozialversicherung ist die Einzugsstelle. Das ist im Regelfall die Krankenkasse der oder des Beschäftigten. Die Meldungen für privat Krankenversicherte erhält die gesetzliche Krankenkasse, bei der die oder der Beschäftigte zuletzt versichert war. Direkte Meldungen der Versicherten oder des Arbeitgebers an die übrigen Träger der Sozialversicherung sind nicht vorgesehen. Die Meldungen für geringfügig Beschäftigte erhält die Minijob-Zentrale.
Beteiligte Versicherungszweige
Die Krankenkassen haben dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Meldungen rechtzeitig erstattet und die Angaben vollständig und richtig gemeldet werden. Sie prüfen die Meldungen auf Plausibilität und gleichen sie mit Bestandsdaten ab. Die Daten werden anschließend zur Aktualisierung des Mitgliederverzeichnisses der Krankenkasse weiterverarbeitet und die fehlerfreien Meldungen werden in ein maschinell geführtes Dateisystem übernommen.
Die Rentenversicherungsträger unterhalten eine Datenstelle, bei der alle Personen von einem Träger der Rentenversicherung eine Sozialversicherungsnummer zugeteilt bekommen. Über diese Stelle kann die Sozialversicherungsnummer und der zuständige Träger der Rentenversicherung ermittelt werden. Darüber hinaus speichern die Rentenversicherungsträger Beschäftigungszeiträume und Arbeitsentgelte aus Jahresmeldungen und Abmeldungen im „persönlichen Versicherungskonto“ der Beschäftigten.
Elektronische Meldeverfahren nach DEÜV
Die Meldeverfahren werden größtenteils maschinell in Form von Datensätzen, die elektronisch übermittelt werden, abgewickelt. Arbeitgeber dürfen Meldungen und Beitragsnachweise nur durch
- gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder
- systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfen den Datenannahmestellen übermitteln.
Das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm muss von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zugelassen sein. Die ITSG informiert auch darüber, welche Entgeltabrechnungsprogramme die Voraussetzungen erfüllen.
Auch elektronische Ausfüllhilfen müssen von der ITSG geprüft sein. Die gesetzlichen Krankenkassen stellen als Ausfüllhilfe das SV-Meldeportal zur Verfügung.
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Praxishinweise für Angaben bei Meldungen
Personalnummer: Um Rückfragen der Krankenkasse zu erleichtern, kann hier – diese Angabe ist allerdings freiwillig – die Personalnummer der Beschäftigten eingetragen werden.
Name, Namenzusatz, Titel: Angegeben werden Familienname, gegebenenfalls Vorsatzwort (zum Beispiel von), Namenszusatz (zum Beispiel Freiherr) und Titel (zum Beispiel Prof.). Bei einer Namensänderung ist der aktuelle Familienname einzutragen.
Geburtsdatum: Auf die Nennung des Geburtsdatums wird verzichtet. Das Geburtsdatum ist nur bei einer Meldung ohne Versicherungsnummer anzugeben.
Vorname: Eingetragen wird der Rufname.
Anschrift: Bei einer Anmeldung und einer Anschriftenänderung wird die Anschrift genannt. Angegeben wird die aktuelle Adresse in der Reihenfolge Straße/Hausnummer/Postleitzahl/Wohnort.
Länderkennzeichen: Die Angabe des Länderkennzeichens im Feld „Land“ ist nur bei Auslandsanschriften erforderlich.
Betriebsstätte (gilt für Meldezeiträume bis Dezember 2024): Feld „West“, wenn es sich um eine Beschäftigung in den alten Bundesländern einschließlich Westberlin handelt; Feld „Ost“, wenn eine Beschäftigung in den neuen Bundesländern einschließlich Ostberlin ausgeübt wird.
Meldungen stornieren
Wenn Meldungen nicht zu erstatten waren oder bei einer unzuständigen Einzugsstelle bereits erstattet wurden, sind sie zu stornieren. Das gilt für
- Anmeldungen
- Abmeldungen
- Jahresmeldungen einschließlich der UV-Jahresmeldung
- Unterbrechungsmeldungen
- Sofortmeldungen
- sonstige Entgeltmeldungen
Enthielt eine Meldung unzutreffende Angaben, ist sie zu stornieren und neu zu erstellen. Dies gilt auch für die Meldedaten der Unfallversicherung. Ausgenommen sind Änderungen in den gemeldeten Arbeitsstunden, hier ist keine Korrektur erforderlich.
Bei Stornierung einer bereits erstatteten Meldung sind die ursprünglich gemeldeten Daten zu übermitteln. Dabei ist ein Feld „Stornierung“ zu markieren. Damit Stornierungen besser zugeordnet werden können, ist die Datensatz-ID des Ursprungsdatensatzes auch zu übermitteln.
Mit der Stornierungsmeldung gilt die gesamte ursprüngliche Meldung als storniert.
Sofern die bei einer nicht zuständigen Krankenkasse eingereichte Meldung zu stornieren ist, ist neben der Stornierung bei der nicht zuständigen Krankenkasse gegenüber der zuständigen Krankenkasse eine neue Meldung zu erstatten.
