Datenaustauschverfahren Arbeitgeber und Krankenkasse
Für die Datenübermittlung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen ist der maschinelle „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) für Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben.
Der Arbeitgeber übermittelt im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens die gesicherten und verschlüsselten Daten regelmäßig aus seinem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können zum Beispiel das SV-Meldeportal nutzen. Arbeitgeber, die ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, können das SV-Meldeportal ebenfalls nutzen, wenn im Einzelfall keine maschinelle Datenübermittlung mit dem Entgeltabrechnungsprogramm möglich ist.
Meldungen in Papierform sind nur noch in wenigen Ausnahmefällen zulässig, zum Beispiel für Pflegeunterstützungsgeld oder Krankengeld bei Spende von Organen, Geweben oder Blut. In diesen Fällen wäre ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen.
Übermittlungsverpflichtung der Arbeitgeber
Sind Beschäftigte für längere Zeit arbeitsunfähig, erhalten sie nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber von ihrer Krankenkasse Krankengeld. Dies gilt ebenso, wenn Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld zu zahlen ist. Die Krankenkasse benötigt hierzu zeitnah die zur Berechnung der Entgeltersatzleistung notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts.
Sobald für einen Arbeitgeber ersichtlich ist, dass für weiterhin arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte der Entgeltfortzahlungsanspruch endet oder Krankengeld aufgrund der Erkrankung eines Kindes von der Krankenkasse zu zahlen ist, löst der Arbeitgeber einen Datensatz an die Krankenkasse aus. Er beinhaltet die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Daten.
Zahlt der Arbeitgeber während der Zeit, in der der oder die Beschäftigte Krankengeld erhält, einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile weiter, so hat er diese Information und notwendige Daten hierzu ebenfalls der Krankenkasse zu übermitteln.
Eine Datenübermittlung des Arbeitgebers erfolgt auch, wenn bei Arbeitnehmerinnen die Schutzfrist vor der Entbindung beginnt. Mit diesem Datensatz werden der Krankenkasse die notwendigen Daten zur Berechnung des Mutterschaftsgelds übermittelt.
Mitaufnahme einer Begleitperson im Krankenhaus
Bei einer stationären Behandlung kann es notwendig sein, dass Menschen aus medizinischen Gründen eine Begleitung benötigen.
Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern übermitteln Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen im elektronischen Meldeverfahren. Dabei kommt es auf den richtigen Abgabegrund an.
Abgabegrund 02 für Kinderkrankengeld bei stationärer Mitaufnahme eines Elternteils
Seit 1. Januar 2024 können Eltern Kinderkrankengeld erhalten, wenn sie ihr Kind ins Krankenhaus begleiten. Voraussetzung ist, dass die Mitaufnahme ins Krankenhaus medizinisch notwendig ist. Das Kind muss außerdem gesetzlich versichert und unter zwölf Jahre alt sein oder eine Behinderung haben und auf Hilfe angewiesen sein.
Bei Kindern bis acht Jahren gehen wir davon aus, dass eine Begleitung immer erforderlich ist. Dann genügt die Bescheinigung über die Dauer des stationären Aufenthalts. Über die Dauer und medizinische Notwendigkeit der Mitaufnahme stellt das Krankenhaus eine Bescheinigung aus. Das Kinderkrankengeld wird bei der Krankenkasse des Elternteils beantragt. Eine zeitliche Höchstgrenze gibt es nicht. Die Tage werden nicht auf den Anspruch bei häuslicher Betreuung angerechnet. In dieser Zeit bleibt die Krankenversicherung bestehen.
Sowohl bei häuslicher Betreuung des kranken Kindes als auch bei stationärer Mitaufnahme des Elternteils ist für die Meldung der Abgabegrund 02 „Kinderkrankengeld“ zu verwenden.
Abgabegrund 04 für Krankengeld bei Begleitung einer behinderten Person
Erfolgt die Freistellung eines Arbeitnehmenden aufgrund der Mitaufnahme ins Krankenhaus als Begleitperson aus dem engsten persönlichen Umfeld eines behinderten Menschen, ist der Abgabegrund 04 „Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld bei Mitaufnahme im Krankenhaus“ zu verwenden.
Übermittlungsverpflichtung der Krankenkasse
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig krank, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen. Die notwendige Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls maschinell.
Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung.
- Die Summe der Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten beträgt mindestens 30 Tage.
Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile, zum Beispiel einen Firmenwagen, übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zur Berechnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.
Annahmestellen
Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen fungieren bei dem Datenaustausch Entgeltersatzleistungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Beschäftigten, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.
Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgeber die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgeber erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Eine positive Verarbeitungsmeldung ist verzichtbar, nicht aber die Rückmeldung einer negativen Verarbeitungsbestätigung.
Damit die Rückmeldungen der Krankenkasse, die ebenfalls über die Datenannahmestelle laufen und regelmäßig vom Arbeitgeber abzurufen sind, stets richtig adressiert sind, werden Veränderungen der Adressierung des Arbeitgebers der Datenannahmestelle über einen speziellen Abgabegrund gemeldet. So kann der Arbeitgeber während der Krankengeldzahlung an einen Beschäftigten oder an eine Beschäftigte relevante Angaben ändern, wie beispielsweise die Beauftragung eines Steuerbüros oder eines Lohnbüros.
