Einrichtung eines Arbeitgeberkontos
Jede gesetzliche Krankenkasse, bei der eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig gemeldet ist, führt für den jeweiligen Arbeitgeber ein Beitragskonto, oder auch Arbeitgeberkonto, unter der Hauptbetriebsnummer. Darüber läuft der gesamte Zahlungsverkehr. Das Konto wird bei der ersten Anmeldung eines oder einer Beschäftigten eingerichtet. Auf dem Arbeitgeberkonto verbucht die Krankenkasse alle Beitragsnachweise, Umlagen und entsprechenden Zahlungen. Die Regelung, dass Arbeitgeber alle Meldungen zur Sozialversicherung unter der Hauptbetriebsnummer abzugeben haben, gilt bereits seit dem 1. Januar 2023 und ist im § 28a Absatz 3b SGB IV geregelt.
Arbeitgeber beantragen die Haupt- und Nebenbetriebsnummern beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit online.
Elektronische Anforderung mit Betriebsnummer
Übermittelt ein Betrieb die erstmalige Anmeldung einer oder eines Beschäftigten, ist für die Krankenkasse (= Einzugsstelle) durch die Angabe der Betriebs- und der Hauptbetriebsnummer in der Meldung eindeutig feststellbar, ob die Meldung einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen oder aufgrund dieser Anmeldung ein neues Arbeitgeberkonto einzurichten ist. Deshalb ist in den Meldungen zur Sozialversicherung stets die Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Beiträge für die betreffenden Beschäftigten im Beitragsnachweis übermittelt werden. Gegebenenfalls müssen Arbeitgeber auch eine abweichende Nebenbetriebsnummer angeben.
Wichtige Hinweise für Arbeitgeber 2024
Arbeitgeber sollten sich daher ab dem 1. Januar 2024 darauf einstellen, dass die Hauptbetriebsnummer in den Datensätzen DSKK und DSAK verwendet wird. Um sicherzustellen, dass die Hauptbetriebsnummer in allen Datenbeständen korrekt ist, sollten Arbeitgeber diese regelmäßig überprüfen. Bei Abweichungen sollten Arbeitgeber die Einzugsstelle umgehend informieren.
Hauptbetriebsnummer ist Grundlage für den Datenaustausch
Die elektronische Anforderung der Daten zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos bei den Einzugsstellen bezieht sich immer auf den Arbeitgeber als Beitragsschuldner. Der Austausch der Datensätze DSKK und DSAK findet daher ausschließlich auf Ebene der Hauptbetriebsnummer statt.
Feld BETRIEBSNUMMER-VERURSACHER wird in HAUPTBETRIEBSNUMMER1 umbenannt
Dies wurde bisher in der Beschreibung der Datensätze nicht ausreichend deutlich hervorgehoben. Zum 1. Januar 2024 erfolgt daher eine Umbenennung beziehungsweise Klarstellung für den Datensatz DSAK, welcher vom Arbeitgeber an die Einzugsstelle zu senden ist. Das Feld BETRIEBSNUMMER-VERURSACHER wird unbenannt in HAUPTBETRIEBSNUMMER1.
Einzugsstellen müssen ebenfalls Hauptbetriebsnummer verwenden
Wenn die Einzugsstelle den Datensatz DSAK vom Arbeitgeber mittels ihres Datensatzes DSKK anfordert, muss auch sie dafür die Hauptbetriebsnummer verwenden. In der Erläuterung der Datensatzbeschreibung wird ausgeführt, dass die Hauptbetriebsnummer der vom Arbeitgeber übermittelten DEÜV-Anmeldung zu entnehmen ist. Sollte zuerst ein Beitragsnachweis eingehen, ist die Betriebsnummer (=Hauptbetriebsnummer) aus dem Beitragsnachweis-Datensatz zu verwenden.
Bei Abweichungen kontaktiert die AOK PLUS den Arbeitgeber
Fazit: Das Verfahren kann nur funktionieren, wenn sowohl die Arbeitgeber als auch die Einzugsstellen in ihren Datenbeständen (und somit in den Meldungen und Beitragsnachweisen) konsequent übereinstimmende Hauptbetriebsnummern verwenden. In der Software der Einzugsstellen wird dies mittels entsprechender Plausibilitäts-Checks überwacht. Bei Abweichungen kontaktieren die Mitarbeitenden der AOK PLUS den Arbeitgeber mit dem Ziel einer Angleichung der Daten.
Ablauf der Einrichtung des Arbeitgeberkontos
Gibt das Unternehmen in der Anmeldung oder im ersten eingehenden Beitragsnachweis eine Hauptbetriebsnummer an, unter der bei der Krankenkasse kein aktives Arbeitgeberkonto besteht, ist dies Auslöser für die Anforderung der Arbeitgeberdaten durch die Einzugsstelle. Damit die Krankenkasse die notwendigen Angaben auf elektronischem Weg erhält, um ein Arbeitgeberkonto einzurichten, nutzt sie den Datensatz Krankenkassenmeldung mit dem Abgabegrund „06“ (Anforderung Arbeitgeberdaten).
Die Rückmeldung gibt der Arbeitgeber elektronisch mit dem neuen Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) mit den folgenden Datenbausteinen:
- DBGD – Grunddaten (Name, Anschrift, Ansprechperson – verpflichtend)
- DBKO – Abweichende Korrespondenzanschrift
- DBDL – Dienstleister (Steuerberatende, dienstleistendes Rechenzentrum)
- DBWU – Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 (Teilnahme am Ausgleichsverfahren U2 – verpflichtend)
- DBSL – SEPA-Lastschriftmandat (Teilnahme am Lastschriftverfahren)
Eine erneute Anforderung kann erfolgen, wenn ein Arbeitgeberkonto beendet wurde und später wieder eine Anmeldung mit dieser Hauptbetriebsnummer übermittelt wird.
Eine Anforderung der Daten ist auch beim Wechsel der Hauptbetriebsnummer möglich.
SEPA-Lastschriftmandat
Das SEPA Mandat über den Datenbaustein DBSL löst das bisher in Papierform übermittelte SEPA-Lastschriftmandat ab. Über den DBSL-Datensatz kann auch im weiteren Verlauf eigeninitiativ das SEPA-Lastschriftmandat erteilt oder ein neues SEPA-Lastschriftmandat für eine neue Bankverbindung mitgeteilt werden.
Im Zusammenhang mit einer Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats sind folgende Punkte zu beachten:
- Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer erforderlich
(Die Beitragssatzdatei wurde um die Gläubiger-Identifikationsnummer der jeweiligen Einzugsstelle erweitert). - Die Ermächtigung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
- Der Widerruf des SEPA-Mandats bedarf der Schriftform und ist nicht digitalisiert durch einen Stornodatensatz möglich.
- Der Widerruf einer bereits übermittelten Lastschrift (Datenbaustein DBSL) führt nicht zum Widerruf eines bereits erteilten SEPA-Mandats.
Wechsel des Beschäftigungsbetriebs
Wenn sich durch einen Wechsel des Beschäftigungsbetriebs innerhalb eines Unternehmens die Hauptbetriebsnummer für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer verändert, ist der Wechsel mit den Abgabegründen „33“ (Abmeldung aus sonstigen Gründen) und „13“ (Anmeldung aus sonstigen Gründen) zu melden.
