Betriebliche Altersversorgung - Organisation von bAV-Personalprozessen

Die laufende Verwaltung von bAV-Verträgen in mittelständischen Unternehmen ist in den meisten Fällen weder organisiert noch standardisiert. Dabei könnten arbeitsrechtliche Risiken und die damit verbundene Haftung des Arbeitgebers gerade dadurch auf ein Minimum reduziert werden. Der Personalaufwand für bAV-Vorgänge wird durch Standardisierung deutlich verringert und die Bearbeitungszeiten reduzieren sich erheblich.

Die Ziele sind klar: keine Haftung und keine vermeidbaren Kosten für den Arbeitgeber, eine schnelle und verständliche Bearbeitung für die Arbeitnehmer.

Wie sieht also ein professionelles Prozessmanagement in der Verwaltung von bAV-Verträgen aus? Zunächst einmal müssen alle Personalereignisse definiert und ihre Auswirkungen auf die bAV bekannt sein. Danach sollte mit einem professionellen bAV-Berater für jedes Personalereignis ein klarer Workflow für die Bearbeitung definiert werden. Dabei hilft es, u. a. folgende Fragen zu klären:

• Was muss wann an wen gemeldet, gemailt, zur Unterschrift vorgelegt werden?
• Was muss von wem dokumentiert – und wo muss es wie archiviert werden?
• Welche Wiedervorlagen müssen von wem angelegt werden?
• Wie erfolgt eine prozessbezogene Kontrolle beziehungsweise Plausibilitätsprüfung?

Antworten auf diese Fragen bilden das Grundgerüst von verbindlich definierten Standards für die Verwaltung von bAV-Verträgen.