Meldungen - Maschinelles Meldeverfahren

Allgemeines

Meldungen zur Sozialversicherung dürfen nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen bzw. maschinellen Ausfüllhilfen abgegeben werden. Voraussetzung für die Übermittlung der Meldungen zur Sozialversicherung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen ist insbesondere, dass die Daten in diesen Meldungen aus maschinell geführten Entgeltunterlagen hervorgehen und erstellt werden.

Systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm

Alle Entgeltabrechnungsprogramme müssen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüft sein. Das bedeutet, dass die Entgeltabrechnungsprogramme die gesetzlichen Vorschriften erfüllen müssen, welche die Entgeltermittlung, die Beitragsberechnung und die Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen betreffen.

Welche inhaltlichen Anforderungen ein solches Programm im Einzelnen zu erfüllen hat, ist in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Die Inhalte werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und den Software- Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen erarbeitet. Es steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter gkv-ag.de zur Verfügung.

Maschinelle Ausfüllhilfen

Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen Meldungen, Beitragsnachweise und Entgeltbescheinigungen mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Einzugsstellen übermitteln. Auch die Ausfüllhilfen müssen von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft sein.

In Abstimmung mit den anderen Sozialversicherungsträgern stellen die Krankenkassen seit Jahren die Ausfüllhilfe sv.net für die elektronische Datenübermittlung zur Verfügung. Mit der neuen Regelung nach § 95a SGB IV wurde die Rechtgrundlage für eine (neue) Ausfüllhilfe zum elektronischen Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern geschaffen. Diese neue Ausfüllhilfe „SV-Meldeportal“ wurde – nach einer umfangreichen Testphase – Anfang Oktober 2023 für den flächendeckenden Produktionsbetrieb freigeschaltet.

Beim neuen SV-Meldeportal handelt es sich um eine komplette Neu-Entwicklung, die als reine Webanwendung ausschließlich mit einem Browser ausgeführt wird. Weitere Informationen

Datenübermittlung

Für die Übermittlung der Daten sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV sowie die Gemeinsamen Grundsätze Technik nach § 95 SGB IV in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Die Daten sind im eXTra-Standard zu übertragen. Die Beschreibung dieses Standards und der registrierten Verfahren ist für alle zugänglich und kann kostenfrei über die Website des eXTra-Standards abgerufen werden.

Datenannahmestellen

Die Datenannahmestellen der Einzugsstellen übernehmen die von den Arbeitgebern übermittelten Meldungen und leiten diese an die zuständigen Krankenkassen weiter. Die Sofortmeldungen sind von den Arbeitgebern unmittelbar an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung zu übermitteln. Die Datenannahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtungen übernimmt die von den Arbeitgebern übermittelten Meldungen und leitet diese an die zuständigen berufsständischen Versorgungseinrichtungen weiter.

Eine Übersicht der Datenannahmestellen findet sich in Anlage 17 des Gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.

Die Annahmestellen entschlüsseln die eingehenden Meldungen und prüfen diese auf technische Richtigkeit und Plausibilität der Daten. Danach werden die Meldungen verschlüsselt an die jeweilige Krankenkasse weitergeleitet. Über diese Weiterleitung erhält der Arbeitgeber eine Verarbeitungsbestätigung. Werden bereits in der Datenannahmestelle Fehler festgestellt, erhält der Arbeitgeber eine Fehlermeldung. Bei der Fehlerbereinigung helfen die in der negativen Verarbeitungsbestätigung mitgeteilten Fehlernummern beziehungsweise Fehlertexte.