EBZ: elektronische Anträge und Genehmigungen für Zahnärzte

Mit dem EBZ-Verfahren werden somit alle genehmigungspflichtigen zahnärztlichen Leistungen digital bearbeitet.

Dabei senden Zahnarztpraxen ihre Antragsdatensätze für Zahnersatz, Kieferorthopädie, Kieferbruch und Kiefergelenkserkrankungen sowie Parodontitis an die jeweils zuständige Krankenkasse in Deutschland. Der elektronische Datenaustausch zwischen Praxis und Krankenkasse erfolgt über ein KIM-Postfach (Kommunikation im Medizinwesen).

Damit Zahnärztinnen und Zahnärzte das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren nutzen können, müssen sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Der Kommunikationsdienst KIM muss installiert und angebunden sein.
• Der Elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist vorhanden.
• Das EBZ-Fachmodul ist im Praxisverwaltungssystem installiert.
• Das Praxisverwaltungssystem verfügt über alle nötigen Updates.

In der Regel wird der digitale Leistungsantrag in dieser Reihenfolge erstellt:  

1. Untersuchung der Patientin oder des Patienten
2. Zahnärztin/Zahnarzt erstellt digitalen Behandlungsplan/Leistungsantrag.
3. Zahnärztin/Zahnarzt reicht Antrag digital bei der Krankenkasse ein. Die Patienten erhalten eine Patienteninformation mit den relevanten Inhalten. 
4. Zahnärztin/Zahnarzt erhält digital die  Genehmigung oder Ablehnung. Bei Genehmigung kann die Behandlung beginnen; oder:
5. Zahnärztin/Zahnarzt erhält manuelle Genehmigung oder Ablehnung, falls der Antrag zuvor in Papierform eingereicht wurde.

Das elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren ist kein Selbstzweck. Die Arbeit von Zahnärztinnen und Zahnärzten soll dadurch einfacher, schneller und ressourcenschonender werden. Fachleute erwarten vom EBZ-Verfahren unter anderem folgende konkrete Verbesserungen: 

• Verkürzte Bearbeitungszeit: Die Daten gehen direkt bei der Krankenkasse ein, der Postweg entfällt.
• Optimierung der Praxisabläufe: Zum Teil erfolgt eine Genehmigung innerhalb kürzester Zeit, so dass die weitere Behandlungsplanung mit dem Patienten noch in der Praxis erfolgen kann.
• Kein Ausdrucken der Behandlungspläne durch die Praxen für die Krankenkassen mehr. Zahnärztinnen und Zahnärzte sparen Zeit und verringern ihren ökologischen Fußabdruck.
• Digitale Eingangsbestätigung der Krankenkasse erhöht die Sicherheit und Planbarkeit.
• Genehmigung oder Ablehnung in jedem Fall: Durch das EBZ-Verfahren wird jeder Antrag beantwortet.  
• Automatisierte Übernahme von Genehmigung oder Ablehnung in die Praxisverwaltungssoftware. In der Praxis entfällt der manuelle Erfassungsaufwand.
• Strukturierte Datensätze vereinfachen insbesondere bei der Kieferorthopädie (KFO) die Kommunikation, etwa beim Abschluss der Behandlung. Zahnärztinnen und Zahnärzte müssen nur Datenfelder anklicken und versenden. Dadurch entfallen Briefe, Unterschriften, Ausdrucke und Versand. Auch dies spart Ressourcen.

Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ-Verfahren) ermöglicht die digitale Kommunikation zwischen Zahnarztpraxen und Krankenkassen. Zahnarztpraxen senden ihre Antragsdatensätze an alle Krankenkassen in Deutschland. Dabei erfolgt der elektronische Datenaustausch zwischen Praxis und Krankenkasse über ein KIM-Postfach (Kommunikation im Medizinwesen).

Bestimmte Fallkonstellationen können vom System automatisch genehmigt und an die Praxis zurückgesandt werden. Alle anderen Fälle gehen an die zuständigen Mitarbeitenden der Krankenkassen. Für die AOK-Gemeinschaft gilt: Ablehnungen erfolgen nicht automatisch. Das bedeutet: Sofern eine automatische Genehmigung nicht möglich ist, bewerten die Mitarbeitenden den Fall individuell. 

Anträge, die Auffälligkeiten aufweisen, werden von den Krankenkassen zur Klärung an die Praxen zurückgegeben.  

Grundlage für die Einführung des EBZ-Verfahrens war ein gesetzlicher Auftrag durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG).

Derzeit nehmen Unikliniken noch nicht flächendeckend am EBZ-Verfahren teil, aber es laufen bereits in verschiedenen Regionen Testverfahren.

Nachhaltig ist das Verfahren auch, so werden im zweistelligen Millionenbereich durch das Verfahren Jahr für Jahr Vordrucke eingespart.