Qualitätszirkel für Medizinische Fachangestellte

Qualitätszirkel sind ein Teil des Qualitätsmanagements und damit auch der Qualitätssicherung. Durch den Erfahrungsaustausch können sich Mitarbeiter Anregungen, Tipps und Hilfe holen. 

Bei Qualitätszirkeln für Medizinische Fachangestellte (MFA) kommen Mitarbeiter verschiedener Arztpraxen zusammen. Die gemeinsame Arbeit hat viele Vorteile: Durch den Kontakt mit Kolleginnen erhalten Medizinische Fachangestellte oft viele praktische Tipps in kurzer Zeit. Wenn das gemeinsame Wissen geteilt wird, profitieren alle. Gleichzeitig können durch die Teilnahme an Qualitätszirkeln Kontakte aufgebaut und Netzwerke gebildet werden.

Idealerweise trifft sich dazu immer der gleiche Personenkreis. Denn wenn man sich länger kennt, entsteht eine Vertrauensbasis, und man ist eher bereit, sein Wissen zu teilen. Außerdem ist es interessant, die Kolleginnen aus den umliegenden Praxen persönlich kennenzulernen, insbesondere wenn sie sowohl aus Hausarzt- als auch aus Facharztpraxen kommen. Dabei kann die Zusammenarbeit durch den Austausch untereinander deutlich verbessert werden.

Wie oft sich ein Qualitätszirkel trifft, hängt von den zu bearbeitenden Problemen ab. Sinnvoll sind Treffen alle zwei bis drei Monate. Sollten Praxen zusätzliche Unterstützung benötigen, können jederzeit  zusätzliche Treffen einberufen werden. 

Welche Aufgaben eignen sich besonders für Qualitätszirkel von Medizinischen Fachangestellten? Zum einen eignet sich das Thema Qualitätsmanagement selbst gut zum Erfahrungsaustausch. Denn es fällt viel leichter, gemeinsam Dokumente oder Arbeitsanweisungen zu erstellen, statt als Einzelkämpfer allein in der Praxis vor sich hin zu arbeiten. Deshalb ist für Qualitätsmanagement-Beauftragte aus verschiedenen Praxen ein solcher Qualitätszirkel eine sinnvolle Sache. 

Ein lohnendes Thema ist zudem die Ausbildung. Viele Praxen haben nur einen Auszubildenden, sodass ein Austausch mit anderen Ausbilderinnen und Ausbildern den Horizont erweitert.

In einem Qualitätszirkel können Ausbildungskonzepte gemeinsam erstellt werden. Zudem ist eine Verbundausbildung möglich. Das bedeutet: Auszubildende können ausgetauscht werden und Lerninhalte, die in der eigenen Praxis nicht möglich sind, können in einer anderen Praxis erworben werden. So kann zum Beispiel ein Auszubildender eines Chirurgen beim Hausarzt die Blutentnahme lernen, eine Auszubildende eines Hausarztes lernt beim Chirurgen Verbandstechniken und chirurgische Instrumente kennen.

Darüber hinaus kann man Gruppen von Azubis bilden und Ausbildungsinhalte gemeinsam weitergeben. Ob man sein Wissen einem oder mehreren Azubis vermittelt, macht grundsätzlich keinen Unterschied. Dieses Vorgehen entlastet aber die einzelnen MFAs, die für die Ausbildung verantwortlich sind. 

Auch alltägliche Probleme wie das korrekte Ausfüllen von Formularen, der Umgang mit DMP oder Abrechnung können in einem Qualitätszirkel optimiert werden. Für besondere Problemstellungen kann man sich Experten von außen holen. Das ist vor allem bei medizinischen Themen sinnvoll, aber auch bei Spezialthemen wie Abrechnungen.

Für die Organisation eines Qualitätszirkels bedarf es eines Moderators oder einer Moderatorin. Diese Person hat im Idealfall eine Moderatorenausbildung absolviert und weiß deshalb, wie ein Qualitätszirkel zielorientiert arbeitet. 

Im Vorfeld der Treffen fällt erfahrungsgemäß ein überschaubarer Aufwand an. Hat sich ein Qualitätszirkel erst einmal etabliert, werden für die Vorbereitung meist etwa zwei Stunden benötigt – und das vier- bis sechsmal im Jahr. 

Sie kennen keinen Qualitätszirkel für MFA in Ihrer Nähe? Dann gründen Sie doch einfach einen. Worauf Sie bei der Vorbereitung achten müssen, können Sie in dieser Checkliste nachlesen:

• Termine finden: Der Moderator hat die Aufgabe, Einladungen und Erinnerungen an Termine zu verschicken. Zudem findet er möglichst schon im Vorfeld heraus, welche Probleme besprochen werden sollen. Zudem recherchiert der Organisator bei Bedarf zusätzliche Informationen oder lädt einen externen Experten ein. Unterstützung kann gegebenenfalls die zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) geben. 
• Treffpunkt festlegen: Räumlichkeiten finden sich immer. Entweder das Wartezimmer einer Praxis, ein abgeschlossenes Nebenzimmer eines Lokals oder auch Zimmer in einer Krankenkasse, die für solche Projekte fast immer ein offenes Ohr hat. 
• Mitstreiter suchen: Wer einen Qualitätszirkel gründen möchte, kann zunächst bei Bekannten in anderen Praxen nachfragen, ob dort Interesse besteht. Danach bietet es sich an, eine Adressliste zusammenzustellen. Etwa drei Wochen vor der geplanten Veranstaltung sollte die Einladung versendet werden, zum Beispiel per E-Mail. Etwa zwei Tage vor der Veranstaltung schadet eine Erinnerung nicht. 
• Wenn die Veranstaltung in den Praxisräumen stattfindet, sollte der Gastgeber Getränke und, je nach Budget, ein paar Knabbereien bereitstellen. Nach einer kurzen Begrüßung wird das letzte Treffen reflektiert und dann wird bestimmt, wer das Protokoll führt. Gegen Ende sollte der Moderator ein paar Minuten für aktuelle Fragen einplanen. Diese werden erfahrungsgemäß fast immer gestellt. Zum Schluss können die Teilnehmer gemeinsam den nächsten Termin festlegen.

Einige Qualitätszirkel sind schon fest etabliert. So werden beispielsweise Qualitätszirkel im Rahmen der hausarztzentrierten Versorgung (HzV) organisiert, die einmal im Quartal stattfinden und neben HzV-Themen auch medizinische Themen behandeln. Danach wird über eventuelle Probleme mit der Umsetzung der HzV-Verträge in den Praxen diskutiert und fast immer eine Lösung gefunden.

Auch hier profitiert der Qualitätszirkel, wenn die MFAs der Hausarztpraxen mit den MFAs der Facharztpraxen, die an den Facharztverträgen teilnehmen, zusammenkommen. Hier konnte schon manches Problem, wie etwa ein schneller Termin für Notfallpatienten oder Ähnliches, auf dem "kleinen Dienstweg" gelöst werden.

Auch der Verband medizinischer Fachberufe (VmF) ist auf diesem Gebiet aktiv und gibt vor allem Hilfe zur Selbsthilfe: An den Thementagen zum Qualitätsmanagement kann man sich als MFA zur Moderatorin für Qualitätszirkel ausbilden lassen. Auch auf den Hausärztetagen gibt es immer wieder solche Angebote.