Elektronische Dokumentation

Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat Versorgungsinhalte für die DMP definiert. Diese Versorgungsinhalte sollen die Grundlage Ihrer ärztlichen Therapie sein und durch Sie umgesetzt werden. Ob das möglich ist, entscheiden Sie aufgrund Ihrer medizinischen Erfahrung und vor dem Hintergrund des individuellen Krankheitsgeschehens Ihres Patienten. Auf Basis der jeweiligen Versorgungsinhalte hat der G-BA Dokumentationen erstellt.

Disease-Management-Programme setzen auf eine strukturierte, koordinierte und sektorenübergreifende Behandlung der betroffenen Patienten. Die damit verbundene Verarbeitung von standardisierten Daten ist für diesen Zweck unumgänglich. Die standardisierte und strukturierte elektronische Dokumentation ist daher ein Kernelement der DMP. Sie ist die Grundlage für die Informations- und Steuerungsprozesse im Programm und Basis für die Erstellung der Arzt-Feedbackberichte und die wissenschaftliche Evaluation der Programme. Darüber hinaus dient sie als Informationsspeicher für Arzt und Patient und als Grundlage für die Vereinbarung von Behandlungszielen. Die vollständige und plausible Eintragung der Daten ist daher überaus wichtig und für den Patienten und alle mitbehandelnden Ärzte von Vorteil.

Wichtig:
Bitte händigen Sie dem Patienten immer sein Dokumentations-Exemplar aus (Ausdruck der elektronischen Dokumentation). Dadurch wird der Patient noch aktiver in die Behandlung eingebunden und seine Motivation gestärkt. Zudem verfügt der Patient über wichtige Krankheitsdaten bei Ein-/Überweisung und in Notfällen.

Die elektronische Dokumentation besteht aus zwei Teilen: Im indikationsübergreifenden Teil werden die grundlegenden administrativen und die allgemeinen medizinischen Daten sowie die für die Behandlung wichtigen Komorbiditäten erhoben. Für jede Erkrankung schließt sich ein indikationsspezifischer Teil an.

Die jeweiligen Inhalte (Parameter und Ausprägungen) der Erst- und Folgedokumentation können Sie den Dokumentations-Datensätzen entnehmen. Unsere Ausfüllanleitungen unterstützen Sie beim Erstellen der Dokumentation.

Zur Dokumentation gehören:

• Erstdokumentation (immer in Verbindung mit einer Teilnahme-/Einwilligungserklärung)
• Folgedokumentation.

Eine Erstdokumentation (mit aktueller Teilnahme- und Einwilligungserklärung) ist immer erforderlich, wenn der Patient

• während seiner DMP-Teilnahme die Krankenkasse gewechselt hat oder
• zum ersten Mal in Bayern in das betreffende DMP eingeschrieben wird oder
• von der Krankenkasse aus dem betreffenden DMP ausgeschrieben wurde (z. B. aufgrund von zwei aufeinanderfolgend fehlenden Folgedokumentationen) und er wieder am selben DMP teilnehmen möchte.

Eine Folgedokumentation ist in allen anderen Fällen erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Patient während seiner DMP-Teilnahme den koordinierenden Arzt gewechselt hat.

Als Service für Sie hält die DMP-Datenstelle eine ausführliche Übersicht über das richtige Dokumentieren online bereit. Die darin aufgeführten Fallbeispiele und verschiedene Fallkonstellationen erklären anschaulich, wie korrekt zu dokumentieren ist. Die Datenstelle unterstützt Sie in allen Fragen rund um Dokumentationen und Fallverlauf. Bei einer beabsichtigten Wiedereinschreibung teilt sie Ihnen auch den nächstmöglichen Wiedereinschreibezeitpunkt mit.

Kontaktdaten der Datenstelle:
Arbeitsgemeinschaft DMP-Datenstelle Bayern
Postfach 21 01 40
80671 München
E-Mail:    info@dmp-bayern.de   
Hotline:  089 32733-2600
Mo-Do:   07.30-17.00 Uhr, Fr: 07.30-12.00 Uhr

Bitte erstellen Sie die Dokumentationen so früh wie möglich im Quartal und leiten Sie die vollständigen und plausiblen Erst- und Folgedokumentationen online (mit gesicherter Datenleitung oder per E-Mail) möglichst umgehend an die Datenstelle.
Hierfür steht Ihnen eine Frist bis spätestens 10 Tage nach Ende des entsprechenden Quartals zur Verfügung (plus 42 Tage Korrekturfrist). Danach ist eine Dokumentation unwiederbringlich verfristet. Sämtliche Reminderprozesse und auch Ihre Vergütung laufen jedoch einfacher und sicherer ab, wenn die Dokumentationen bereits Mitte des Quartals in der Datenstelle vorliegen. Nur im äußersten Fall sollten Sie die Frist für den Eingang der Daten in der Datenstelle voll ausschöpfen.

Die Erstellung der Dokumentation muss (per Behandlungsdatum im Datensatz (= service_tmr) unbedingt aus dem jeweiligen Quartal stammen, um auch für dieses Quartal gültig zu sein.

Bitte archivieren Sie die Dokumentationsdaten (z. B. durch Speicherung der E-Mails an die Datenstelle). Die Aufbewahrungsfrist in der Arztpraxis für Dokumentationen (und Teilnahme- und Einwilligungserklärungen) beträgt zehn Jahre.